Het nieuwe werken, the new world of work, fexibel werken, ... Veel termen tegenwoordig om de nieuwe interne werkwijzen bij bedrijven te omschrijven. Het zijn geen synoniemen van elkaar en bevatten meer elementen dan dit, maar één punt hebben ze vaak gemeen: werken op afstand. Zowel van thuis uit als op andere locaties die niet het bedrijf zelf zijn.

We blijven in dit artikel even weg van de uitleg rond wat Het Nieuwe Werken precies inhoudt en focussen ons op hoe sterk het engagement is van mensen die op afstand werken en of dit hoger ligt dan medewerkers die op kantoor werken.

Scott Edinger, founder van de Edinger Consulting Group, liet een intern onderzoek uitvoeren naar het engagement van medewerkers en vooral naar het verschil tussen werken op kantoor, of werken op afstand. De conclusie was dat er op afstand meer engagement is. Terwijl heel wat zaakvoerders er nog altijd van overtuigd zijn dat dit omgekeerd is, dat dus de efficiëntie en het engagement afneemt bij medewerkers die op afstand werken.

Dit vooral door de gekende oorzaken zoals afleiding thuis, geen controle, geen sociale druk door collega's, een gebrek aan zelfdiscipline, ...

Edinger geeft toe dat het verschil heel klein is tussen de "kantoor-blijvers" en de "nomaden", maar toch blijft het opvallend dat bij zoveel mensen de productiviteit en de resultaten verbeteren wanneer ze niet op kantoor werken. Dit zijn een paar oorzaken:

Nabijheid is niet gelijk aan communicatie

Wat je veel ziet bij bedrijven met meerdere medewerkers, is een manager of zaakvoerder die vlak in de buurt zit en toch email of social media gebruikt om met zijn medewerkers te praten. Vooral wanneer het bedrijf dergelijk volume bereikt heeft, zodat de manager al niet meer op dezelfde verdieping zit. Het komt vanuit een soort gemakzucht waarbij de ondernemer of manager ervan uitgaat dat iedereen mooi aan 't werk is en geen nood heeft aan een babbel. Gemakzucht klinkt hard, maar noem het gerust tijdgebrek.

In de praktijk

Een oplossing kan hier zijn om af en toe eens rond te lopen door het bedrijf, met je mensen te praten en interesse te vertonen. Heb je een speciale opdracht, eventueel met veel uitleg bij, laat Email voor wat het is en ga even langs bij de medewerker die het moet uitvoeren.

Uit het onderzoek van Edinger blijkt overigens dat 'nomaden' positiever staan tegenover dezelfde leider waar kantoor-blijvers negatief tegenover staan om bovenstaande reden. Dit komt omdat je op afstand niet veel anders kan dan digitaal communiceren, terwijl de kantoor-blijvers de manager 's morgens zien binnenkomen, 's avonds zien vertrekken en nooit een woord met hem wisselen.

Afwezigheid vraagt meer inzet om in contact te blijven

Hier kan ik volledig uit eigen ervarig spreken, aangezien Bloovi over heel Vlaanderen verspreid is en niet met een vast kantoor werkt. Wanneer je elkaar niet veel tegenkomt op de werkvloer en contactmomenten echt inplant, dan ben je veel meer gefocust op de essentie en op elkaar als gesprekspartner. Dit waar je bij dagelijks en spontaan contact wat losser over de conversaties gaat. Het vraagt als leider ook een extra inspanning om met je 'nomaden' in contact te blijven.

In de praktijk

Zorg er als leider of manager voor dat je minstens 1 keer per week contact hebt met je medewerkers die niet op kantoor zitten. Plan momenten in om ze allemaal eens op te bellen en vraag eerst hoe het met ze gaat vooraleer je doorgaat naar de reden waarom je belt. Het lijkt wat futiel, maar een medewerker die niet op kantoor zit, mist het sociale contact met collega's en kan veel deugd hebben aan de simpele vraag: "Hoe is 't?".

Een bijkomend voordeel voor de leider, is dat je bij elk van die medewerkers de kans krijgt je aanpak en communicatie volledig aan te passen naar hoe die medewerker in elkaar zit. Dit is anders bij interne medewerkers, aangezien je daar vaak tegen meerdere mensen spreekt.

Tip: Gebruik die kans om je management stijl aan te passen bij elke medewerker zo optimaal mogelijk. Los en afzonderlijk contact biedt je de gelegenheid hard en direct te zijn tegen wie best reageert op zo'n aanpak en om zacht en motiverend te zijn voor wie daar nood aan heeft.

Tools, tools, tools

Ondernemers, managers, leiders die met 'nomaden' werken, ontwikkelen zichzelf sneller in het gebruik van moderne tools en communicatie middelen dan hun collega's die niet zo werken. Wanneer we over grote afstanden (grenzen) spreken, dan gaan we al richting video conference en aanverwanten. Iets dichter bij huis werk je vaak met social media, aangezien dit meestal toegankelijker is dan email en minder "drukkend" overkomt wanneer je mobiel bent.

In de praktijk

Bekijk welke tools er beschikbaar zijn. Maak desnoods een investering. Maar weet dat het vaak dankzij moderne technologie en tools is dat we de efficiëntie van medewerkers kunnen verhogen.

Hier wil ik vooral extra nadruk leggen op social media. Voor een medewerker is een korte Twitter DM (Direct Message) veel sneller en makkelijker te beantwoorden dan een email. Het komt ook vaak persoonlijker over, wat de menselijke band tussen leider en medewerker enkel kan versterken.

Optimalisatie van meetings

Dit opnieuw vanuit de ervaring bij Bloovi. Wanneer je elkaar niet meer dan één dag in de week ziet, dan zorg je ervoor dat de tijd die je samen doorbrengt zo optimaal mogelijk wordt benut. En al zeker wanneer je meerdere mensen moet samenkrijgen, is het als leider belangrijk om grenzen te stellen en duidelijk te maken wat er die dag moet gebeuren.

In de praktijk

Werk je vanop afstand samen met mensen en moet je regelmatig een meeting beleggen met hen, let dan op de volgende elementen:

  • Stuur de agenda vooraf al door, zodat men weet wat de workload van die dag inhoudt
  • Kies een locatie met weinig afleiding (kan op kantoor zijn, kan ergens anders)
  • Kies voor een losse communicatiestijl tijdens de meeting, want dergelijke bijeenkomsten duren vaak een volledige werkdag, indien niet langer ...
  • Ondanks de losse communicatiestijl, moet je de meeting zelf toch stevig in handen houden. Grijp in wanneer je vindt dat men teveel afwijkt van de essentie.
  • Zorg dat er op het einde een gelegenheid is om over andere dingen te babbelen. Beweeg je bijvoorbeeld richting een bar of een comfortabelere locatie en laat de collega's met elkaar babbelen, neem ook zelf deel aan het gesprek. Zorg dat die ene dag niet enkel voor het werk zelf ingezet wordt, maar ook voor de werksfeer en de onderlinge band.

Hoe zit het met de internetsector?

Wel, laat onze sector nu net één van de weinige zijn die zich perfect leent tot werken vanop afstand. Vind je het belangrijker dat je developers op tijd op kantoor zijn? Of hecht je vooral belang aan de kwaliteit van zijn werk en aan de deadline? Maakt het dan uit vanwaar ze werken?

Ook copywriters, SEO specialisten, designers, ... kunnen perfect van thuis uit werken (of op een andere locatie dan het kantoor).

Kan het bij alle functies en sectoren?

Neen, en vaak ook niet bij alle medewerkers of bij alle leiders, ongeacht welke functie of sector. Daarom is het belangrijk om te kijken wat binnen je bedrijf past. Zoals aangegeven, niet alle medewerkers staan hiervoor open. Wil je dus werken vanop afstand invoeren binnen je bedrijf, overleg dan met je mensen en laat desnoods de keuze. Sommigen verkiezen nu eenmaal de vaste structuur van een kantoor.

Ik kan je enkel nog zeggen dat voor mij werken vanop afstand ervoor zorgt dat ik minder naar de klok kijk. Werk ik een avond door tot middernacht, so be it. Beslis ik eens om al rond 19h te stoppen, perfect. Maar wat je op kantoor hebt, is vaak de afleiding van medewerkers die "op tijd" naar huis gaan en daardoor de langblijvers aan het denken zetten of ze nu ook zouden vertrekken.

Ik ben persoonlijk hevige voorstander van vrije keuze door de medewerker en ik ben ervan overtuigd dat dit voor de meeste bedrijven in onze sector wel kan werken. Met als belangrijkste voorwaarde: een stabiele en stevige communicatiestroom.

Pas je dit al toe binnen je bedrijf of denk je dat het haalbaar is?

-- --

Vond je dit artikel waardevol? Deel het dan hieronder via Twitter, Facebook of Linkedin.

Volg je @bloovi al op Twitter? #bloovi