‘You never get a second chance to make a first impression’ Een grote klassieker dat in elke opleiding of workshop wordt meegegeven aan sollicitanten. In deze tijden waar de ‘War for Talent’ heerst, geldt deze one-liner evenzeer voor bedrijven...

En meer dan men soms zelf wilt aanvaarden. Vaak hebben kandidaten met een technische of specifieke competenties het roer in handen en hebben ze ruime keuze tussen verschillende jobopportuniteiten.

Hieronder overloop ik vier best practices en kleine details uit het sollicitatieproces. Ik selecteerde diegene die de grote invloed hebben op sollicitanten en het verschil kunnen maken.

Het belang van een goede aanpak van een sollicitatiegesprek

Een sollicitatiegesprek is het eerste face-to-face contact tussen een potentiële medewerker en jouw bedrijf. Dit is een cruciaal moment waarin beide partijen beslissen om al dan niet verder met elkaar in zee te gaan. Niet iedere organisatie beschikt over een HR Manager of een recruiter. In dat geval neemt de de bedrijfsleider of teamverantwoordelijke deze taak op zich.

Hoe pak je zo een gesprek professioneel aan? Hoe scoor je bij een sollicitant die waardevol kan zijn voor jouw organisatie?

I. Kom voorbereid naar het gesprek

Je verwacht van een sollicitant een degelijke voorbereiding, niet? Hij of zij ook van u.

  • Zorg ervoor dat je het CV bij de hand hebt. Het geeft niet zo een goede indruk als je nog een afdruk moet maken als de kandidaat reeds toegekomen is. Geloof me, dit gebeurt vaker dan je denkt!
  • Maak aantekeningen op het CV en bereid uw vragen voor.
  • Selecteer minimum 3 - maximum 5 competenties die cruciaal zijn voor de openstaande functie. Bij elke kandidaat die je ontmoet voor deze functie bevraag je dezelfde competenties. Op die manier maak je een objectieve vergelijking tussen verschillende kandidaten.
  • Resultaat: De sollicitant voelt zich gewaardeerd en het gesprek verloopt efficiënt voor beide partijen

II. Gebruik een vaste structuur voor het gesprek - vertel eerst over uw organisatie

Een sollicitatiegesprek is een dialoog, geen ondervraging. De meest frequente fout die wordt gemaakt in een sollicitatiegesprek is dat de kandidaat wordt bestookt met vragen over zijn CV zonder dat hij/zij enige toelichting krijgt over de organisatie of de functie.


Een goede structuur hanteren zorgt voor een houvast en een evenwicht tussen het geven en het aftoetsen van informatie.

  • Stel uzelf (met naam en functie) voor en schets het verloop van het gesprek, met eventueel een timing.
  • Stel het bedrijf voor.
  • Wat is de core business?
  • Hoe zit de organisatiestructuur in mekaar?
  • Ga iets meer in detail over de werking en de doelstellingen van de afdeling waar hij of zij misschien terecht komt.
  • Geef toelichting over de openstaande functie
  • Wat is het takenpakket?
  • Wat zijn de doelstellingen en verantwoordelijkheden?
  • Waarom wordt er iemand gezocht?
  • Sluit af door de competenties aan te halen die u zoekt in het ideaal profiel.

Schakel dan pas over naar de kandidaat. Een goede en efficiënte techniek hiervoor is om de -net besproken- competenties te gebruiken met als doel af te toesten in welke mate hij/zij geschikt is om de functie uit te voeren. Als u dit doet door het bevragen van concrete voorbeelden in vorige ervaringen of gerealiseerde projecten, verkrijgt u meer accurate informatie dan door gewoonweg het CV te overlopen.

  • Vergeet zeker niet uw vragen niet te stellen die u had voorbereid.
  • Laat ruimte voor extra vragen
  • Sluit af door duidelijk mee te geven wat het verder verloop is van de procedure door concreet mee te geven tegen wanneer hij/zij een volgende stap of feedback kan verwachten.

III. Eerlijke en wederzijdse feedback

Vaak oordeel je tijdens het gesprek of de kandidaat al dan niet geschikt is. Dit geldt ook voor de kandidaat, die bepaalt of hij/zij het al dan niet ziet zitten om verder te gaan. Wees niet bang om dit mee op te nemen in de afsluitfase van het gesprek.

Het geven van feedback -positief, negatief of een twijfelgeval- zorgt voor een open en transparante communicatie. Vraag ook aan de kandidaat of hij/zij steeds interesse heeft in de functie. Zijn/haar mening telt ook.

Indien er geen match is, is dat meteen ook duidelijk. Dit wordt zeer geapprecieerd door de kandidaten. Bovendien bespaar je tijd en voorkom je nadien onnodig tijd te moeten investeren in een mail of telefoongesprek.

IV. Snelle opvolging - hou de kandidaat warm

Als je potentieel ziet in een sollicitant, moet je hem/haar warm houden.

  • Geef meteen positieve feedback mee. De kandidaat gaat naar huis met een gevoel van overwinning.
  • Probeer een goed beeld te krijgen over zijn eventuele andere lopende gesprekken, zodanig je hierop kan inspelen.
  • Laat volgende stappen zo kort mogelijk op elkaar volgen. Dit zorgt voor efficiëntie en onbewuste druk bij de kandidaat om sneller te beslissen.
  • Geef eventueel bij het afsluiten van het eerste gesprek een rondleiding van het bedrijf. Toon de toekomstige werkplek en zorg voor een korte kennismaking met de collega’s. Hiermee creëer je een inlevingsvermogen bij de kandidaat.

Vergeet niet... Elke sollicitant is een persoon die mee het imago van jouw onderneming bepaalt. Bovenstaande vier stappen zullen hierin zeker helpen