Welke vaardigheden zoeken werkgevers precies wanneer ze ondersteunend personeel aanwerven? Wat zijn de vereisten om een onmisbare management assistant te zijn? Een aantal vaardigheden zijn van cruciaal belang om uitzonderlijke prestaties neer te zetten en een sterke relatie op te bouwen met de managers die je ondersteunt.

Maud Deweer, Senior Manager van de Business Supports divisie bij Walters People, licht 5 vaardigheden toe waar werkgevers belang aan hechten bij het aanwerven van management assistants.

1.   Wees een sterke communicator

Als management assistant kom je in contact met mensen op verschillende niveaus binnen de organisatie. Sterke taal- en communicatieve vaardigheden – zowel mondeling als geschreven en voornamelijk Frans en Nederlands – zijn dus fundamenteel. “Je moet immers een open dialoog met je manager kunnen voeren zodat je je taken zo goed mogelijk kan uitvoeren en snel resultaten kan opleveren. Wanneer een assistant niet doet wat van hem/haar verwacht wordt, kan dat het gestelde vertrouwen in gevaar brengen”, zegt Deweer. Kennis van extra Europese talen zijn steeds een extra troef, vooral in België.

2.   Toon dat je een echte organisator bent

Als management assistant dien je over uitstekende organisatorische vaardigheden te beschikken, kalm te blijven wanneer je onder druk staat en multi-tasking te zijn. Daarnaast zal je je taken ook met oog voor detail moeten kunnen uitvoeren, je flexibel opstellen en efficiënt prioriteiten kunnen stellen aangezien dringende taken vaak onverwacht opduiken. “Wanneer je een taak niet onmiddellijk kan uitvoeren, stuur dan een korte email om te melden dat je de boodschap ontvangen hebt en laat je manager weten dat dit je volgende prioriteit is”, adviseert Deweer.

3.   Werk hard en proactief

Werkgevers zoeken niet alleen harde en proactieve werkers maar ook mensen die zich thuisvoelen in een uitdagende en veeleisende werkomgeving. Streef ernaar om de rechterhand van je manager te worden. Je doel is om onmisbaar te zijn. Kleine dingen kunnen eveneens helpen om je baas tevreden te houden. Bijvoorbeeld, als je weet dat je manager een bepaalde kleur pen graag gebruikt, zorg dan dat je deze pennen toevoegt aan je bestelling van kantoormateriaal. Denk voortdurend aan manieren om je vaardigheden verder te ontwikkelen. Je manager zal ongetwijfeld je enthusiasme opmerken en je belonen voor je inspanningen aan de hand van een loonsverhoging of promotie op het gepaste moment. “De beste administratieve professionals geven niet enkel ondersteuning, ze kijken voortdurend naar nieuwe manieren om verbeteringen door te voeren ten behoefte van het bedrijf”.

4.   Word een IT expert

Om succesvol te zijn, dien je vertrouwd te zijn met Microsoft Word, Outlook, Excel en PowerPoint. Weten hoe je virtuele meetings moet organiseren, micro scripts moet maken en documenten kunnen editen als een expert geeft je een stapje voor op andere assistants. Hebben je vaardigheden een opfrisbeurt nodig, of wil je graag nieuwe dingen leren, dan kan je steeds gratis cursussen online volgen. Vergeet niet om al deze vaardigheden ook te vermelden wanneer je je CV opmaakt.

5.   Neem de juiste attitude aan

Deweer: “De juiste attitude is vitaal. Werkgevers zoeken immers vriendelijke en positieve werknemers die bereid zijn zich volledig te geven. Wanneer een directeur een vergadering heeft om 10 uur, dan moet de management assistant er voor zorgen dat ze alle nodige informatie beschikbaar heeft tegen 9 uur. Dat soort proactief denken is nodig op dagelijkse basis. Management assistants moeten daarnaast ook flexibel zijn:  wanneer bepaalde taken af moeten, moeten ze bereid zijn om langer te blijven. Wie succesvol wil zijn moet er rekening mee houden dat het niet altijd een 9-5 job is".