Met een succesvol event verander je klanten in trouwe partners van je organisatie en ambassadeurs van je merk. Laat je een steek vallen, dan kan je al snel het tegenovergestelde effect bereiken. Een persoonlijke aanpak en het scheppen van een goede band staan centraal.

Een event is een uitstekende tool om aan je klanten te tonen waar je merk voor staat. Bovendien leer jij je klanten beter kennen. Door zakenrelaties naar een hoger niveau te tillen, creëer je enerzijds een gebondenheid naar je onderneming, en anderzijds nieuwe opportuniteiten voor je salesteam. Hoe organiseer je nu een goed evenement, en hoe onderscheid je jouw onderneming van de massa?

Persoonlijkheid

Een persoonlijke ervaring voor al je bezoekers is daarbij volgens mij het allerbelangrijkste. Klanten verwachten een een-op-eenaanpak, en je mag ze niet teleurstellen. Denk daaraan van zodra je start met de organisatie van het evenement. Welke doelgroepen wil je uitnodigen? En wat zouden zij uit het event willen halen? Een IT’er en een marketeer zijn misschien allebei klant van je onderneming, maar dat wil niet zeggen dat ze dezelfde interesses hebben. Nodig je al je klanten uit, let er dan zeker op dat het evenement voor hen allemaal meerwaarde biedt. Denk aan geschikte keynotes door experts in de verschillende velden, workshops, of gewoon fantastische netwerk opportuniteiten.

Als je event meerwaarde biedt voor zowel de bovengenoemde IT’er als marketeer, dan moet je dat van het begin af aan duidelijk maken. De customer journey die naar het evenement leidt, begint met gepersonaliseerde e-mails. Belicht voor iedere doelgroep de juiste facetten van je evenement. Zet de sprekers en activiteiten in de verf die de juiste personen aanspreken.

Naargelang de grootte van het event dat je organiseert, wil je honderden of zelfs duizenden klanten uitnodigen. Hen manueel de juiste e-mails sturen, is onbegonnen werk. Omarm daarom technologie. Als het goed is, bezit je al een database van je klanten en waar ze mee bezig zijn. Gebruik die data om persoonlijke profielen op te stellen om de communicatie te vereenvoudigen.

Agenda op maat

Sta genodigden naarmate de dag nadert zo persoonlijk mogelijk bij, met bijvoorbeeld een agenda op maat. Zo weet iedere klant meteen naar welke sprekers hij moet gaan luisteren of aan welke activiteiten hij kan deelnemen om het meeste uit zijn dag te halen.

Stel de communicatie vooraf op in samenspraak met je sales- en marketingdepartement. Het is erg belangrijk dat de neuzen binnen je onderneming in één richting staan, en dat iedereen op de hoogte is van het evenement. Je verkopers moeten begrijpen wat het doel is van het event, en wat de meerwaarde is voor hun klanten, terwijl marketing in staat moet zijn om zo persoonlijk mogelijk te communiceren. Die nauwe samenwerking, over de silo’s heen, zal ook in de opvolging belangrijk blijken.

Signalisatie en een app

Op de dag van het evenement zelf moet alles piekfijn in orde zijn. Iedere klant moet zijn persoonlijk traject vlot kunnen volgen. Een event app kan daarbij helpen. Een app helpt aanwezigen om hun weg te vinden, en is meteen een goed kanaal voor jou om eventuele last minute-wijzigingen te communiceren.

Vergeet meer traditionele zaken zeker niet uit het oog. Een geschikte locatie, die noch te groot, noch te klein is, is van levensbelang. Hetzelfde geldt voor catering: niemand geniet van een evenement op een lege maag, en de ochtend starten met een te lange rij voor de koffiemachine staat voor sommigen ongetwijfeld gelijk aan een oorlogsmisdaad.

Vergeet ook de details niet uit het oog: zorg voor duidelijke borden die de venue en de bijhorende parking aanduiden, en let er op dat ook op het event alles duidelijk te vinden is. Goede signalisatie illustreert meteen professionalisme, terwijl een gebrek eraan een moeilijk uit te wissen negatieve impact heeft.

Show, don’t tell

Maak van de dag gebruik om te laten zien waar je voor staat. Neem dat heel letterlijk: als je goede doelen sponsort, vermeld dat dan niet zomaar, maar laat de organisaties aanwezig zijn. Heb je nieuwe fantastische producten of oplossingen in de markt gezet? Stoef dan niet zelf maar laat enkele klanten hun succesverhaal vertellen.

Het is een goed idee om aan de hand van badges en scanners het traject van je genodigden op je evenement zelf te volgen. Zo weet je of je persoonlijke agenda een succes was, en krijg je meteen een goed inzicht in hun interesses. Het is immers niet alleen de bedoeling dat de klant jouw onderneming beter leert kennen, maar ook dat jij meer inzicht krijg in je klant.

Waarde en opvolging

Gewapend met dat inzicht kan je prospecten bereiken met voorstellen waar ze echt iets aan hebben. Naast de goede naam voor je bedrijf, zit daar de financiële meerwaarde voor je evenement. Laat de leads niet koud worden, en trek er meteen op uit. De waardevolle info klasseren en niet nadenken over de potentiële meerwaarde is een vaak gemaakte fout. Een schuif vol businesskaartjes is waardeloos zonder een goed actieplan. Die gepersonaliseerde opvolging tilt opnieuw zowell klantervaring als conversie naar een hoger niveau.

De follow-up is dan ook veel meer dan alleen sales op prospecten afsturen. Deel foto’s van je evenement met de aanwezigen, en voorzie hen prompt van beloofde info zoals presentaties indien je dat beloofde. Zet ook hier de persoonlijke aanpak verder, en laat je account managers klanten bijvoorbeeld helpen om beter te begrijpen wat ze hebben gezien. Als je het goed aanpakt, loopt de waarde van je event nog lang na de afloop ervan door.

Zelf heb ik de waarde van een goed georganiseerd evenement al jaren geleden ontdekt. Salesforce organiseert ieder jaar tal van evenementen, waaronder ook Dreamforce, waar meer dan 170.000 genodigden een kleine week lang aan hun trekken komen met inspirerende spreeksessies in een fantastische setting.

Dreamforce is misschien wel het grootste evenement in zijn soort. Het wordt dan ook georganiseerd door een gespecialiseerd team binnen het bedrijf. Dat wil niet zeggen dat bovenstaande niet meer geldt, integendeel. We staan er telkens op dat het programma zo persoonlijk mogelijk tegemoet komt aan de verwachtingen van klanten. Dat ze met zoveel zijn, zien we niet als een excuus. We zorgen er voor dat ze zo goed mogelijk kunnen netwerken, en zetten volop in op de follow-up na afloop.