Elke dag 5 minuten tijd winnen? Welkom in de smart workplace

Iedereen heeft wel al eens gehoord van smart buildings. Het soort gebouw dat ontworpen is om perfect te zijn: niemand mag het ooit te warm hebben, noch te koud. De lichten gaan aan als je toekomt en weer uit eens iedereen vertrokken is. Kortom, ze kunnen ons een pak tijd en geld besparen. Maar de innovaties stoppen nooit, na smartphone, smartwatch en smart building kent het rijtje een nieuwe toepassing: smart workplace. Ook die kan ons veel tijd en moeite besparen, al zal het effect veel indirecter zijn.

Je hebt ongetwijfeld ook al eens de ondergrondse parkeergarage verlaten zonder dat je je parkeerticketje in de automaat moest steken? Het lijkt misschien iets triviaal, maar nummerplaatherkenning is een populaire tool geworden in de strijd om tijd te besparen. Hoewel je er maar een paar seconden mee wint, kunnen die op termijn een groot verschil maken.

Verschil tussen iets afwerken en overwerken

Beeld je in dat je kantoorgebouw nummerplaatherkenning heeft. Dat zijn ’s ochtends én ’s avonds enkele gewonnen seconden. Een slim parkeersysteem wijst je de dichtstbijzijnde parkeerplaats aan. Daarmee win je een minuut. Wanneer je naar je binnen gaat, moet je niet zoeken naar je badge want een biometrisch identificatiesysteem verschaft je toegang tot de lobby. Alweer een paar minuten. En bij het binnengaan van je kantoor, verschijnen je videoconferentie en je nota’s van de vorige vergaderingen automatisch. Die paar seconden hier en daar maken op het einde van je dag het verschil tussen iets afwerken en overwerken.

Stel dat je elke dag 5 minuten kan winnen op die manier. Vermenigvuldig dat met 220 (het aantal werkdagen in een jaar), dan kom je uit op 1.100 minuten of meer dan 18 uur op een jaar. Als we in een bedrijf zoals Dimension Data elke dag elk 5 minuten tijd winnen, dan sparen we op een jaar 1.711 werkdagen of 7,77 jaar. En laten we eerlijk zijn, we verliezen allemaal wel enkele minuten op een werkdag.

Gedragsverandering vereist

Maar het is niet enkel de werkgever die de voordelen ervaart van die technologische innovaties. Beeld je in dat je niet meer moet twijfelen of je je badge op de keukentafel hebt laten liggen, nooit meer op zoek moet gaan naar meeting minutes of naar een webex-uitnodiging. Hoeveel stress zou je jezelf niet kunnen besparen?

De afgelopen jaren schieten smart buildings als paddenstoelen uit de grond. Om smart workplaces even populair te maken, zal er echter ook een gedragsverandering nodig zijn. Werkgevers en werknemers zijn nog heel vaak bang van innovatie omdat het een sprong in het onbekende is.

We werken en leven in onze comfortzone en het is moeilijk om ons in te beelden dat onze comfortzone misschien helemaal niet zo comfortabel is als we wel willen geloven. Soms moeten we gewoon een sprong in het diepe nemen zodat we daar op termijn de vruchten van kunnen plukken.