Fast forward naar een andere manier van werken in het ‘nieuwe normaal’

COVID-19 impacteert bedrijven van alle soorten en maten en heeft wereldwijd een enorme verschuiving veroorzaakt in de manier waarop we vandaag werken. In onze strijd om de pandemie in te dammen, hebben we op de ‘fast forward’-knop gedrukt voor het versneld inzetten van technologieën die al voor de crisis beschikbaar waren: van werken op afstand tot virtuele events en trainingen met behulp van virtual reality. Inmiddels hebben deze technologieën een belangrijke plaats veroverd in ons dagelijkse werk. Is dit het einde van de manier van werken zoals we deze tot nu toe kenden en is de huidige crisis het kantelpunt op weg naar een nieuw begin? In dit artikel beschrijf ik drie ontwikkelingen die onze werkplek definitief zullen veranderen.

Een overgrote meerderheid van de organisaties - maar liefst 88 procent - stimuleert of verwacht van medewerkers dat zij thuis werken, blijkt uit onderzoek van Gartner. Eigenlijk komt het erop neer dat we tijdens de huidige crisis onderdeel zijn van het grootste experiment van ‘werken op afstand’ in de geschiedenis. Sommige sectoren, waaronder ook de IT-sector, waren al vertrouwd met werken op afstand, maar door de crisis hebben medewerkers in vrijwel elke sector deze tools en toepassingen nu omarmd. Dit toont ook aan dat organisaties die hun processen gedigitaliseerd hebben zich sneller kunnen aanpassen aan uitzonderlijke omstandigheden en daarom een grotere overlevingskans hebben.

People, Planet en Purpose

We zijn niet alleen getuige van een ‘technologische shift’ maar ook van een verschuiving in waardepatronen, in wat we écht belangrijk vinden. Dit komt doordat de crisis ons opnieuw bewust maakt van de dingen die er zowel in ons persoonlijke als professionele leven écht toe doen.

Betekenisvol werk, de mogelijkheid om een persoonlijke bijdrage te leveren en een positieve impact te hebben op samenleving en milieu spelen een steeds grotere rol bij de keuze welk werk we willen doen en hoe we onze loopbaan willen ontwikkelen. Voor bedrijven kan deze ontwikkeling een keerpunt betekenen, waarbij de focus niet langer uitsluitend is gericht op belangen van aandeelhouders, maar ook op andere, meer existentiële waarden: People, Planet en Purpose.

Wat staat ons te wachten in het postcoronatijdperk? Gaan we in een hogere versnelling naar een andere manier van werken? Hieronder zet ik drie ontwikkelingen op een rij die onze werkplek definitief zullen veranderen:

1. Flexibility by Design

Werken op afstand is een ‘blijvertje’. We hebben in een duizelingwekkend tempo gezien wat de mogelijkheden zijn. De technologie is beschikbaar en medewerkers hebben snel geleerd hoe zij digitaal kunnen werken, vergaderen en samenwerken. De pandemie heeft de noodzaak aangetoond van een flexibele organisatie die in staat is haar manier van werken snel aan te passen om de continuïteit te waarborgen als zich opnieuw een crisis of onverwachte gebeurtenissen voordoen.

Weinig organisaties zullen volledig en permanent op afstand blijven werken, maar een meerderheid zal de grotere flexibiliteit omarmen die het mogelijk maakt in te spelen op verschillende werksituaties en scenario’s. Het zal de effectiviteit van medewerkers en teams vergroten en biedt organisaties de mogelijkheid om werkruimtes op een slimme en meer efficiënte manier te benutten. Dit zal op zijn beurt veel aantrekkingskracht hebben op jongere generaties die gewend zijn om werk en privé met elkaar te integreren en zelf te kiezen waar en wanneer zij hun werk willen doen.

2. Contactloos kantoor

Het is nu misschien moeilijk om je er een voorstelling van te maken, maar we kunnen ons allemaal de tijd herinneren dat we ondanks een verkoudheid gewoon naar kantoor gingen, zonder ons druk te maken of we hiermee collega’s konden besmetten. Dat is nu verleden tijd. Nu steeds meer bedrijven prioriteit geven aan een veilige en gezonde werkomgeving neemt de noodzaak om contactloos te werken toe.

Kort geleden is het eerste contactloze kantoor geopend in Estland. Medewerkers en bezoekers hoeven er geen knoppen in te drukken of deurklinken aan te raken, omdat zij deuren en liften met hun smartphone kunnen openen. Ook zijn geen veiligheidsmedewerkers in het gebouw aanwezig; het systeem maakt gebruik van biometrische verificatie via smartphones.

Terwijl bedrijven hun kantoren aanpassen om de richtlijnen voor ‘social distancing’ na te leven - die waarschijnlijk nog lange tijd van kracht zullen zijn - is er meer nodig om een gezonde en veilige werkomgeving te kunnen waarborgen. Steeds vaker zullen slimme technologieën worden toegepast om werknemers hun weg door het gebouw te laten vinden en het aantal contactpunten waar veel vingers hetzelfde oppervlak aanraken te verminderen, zodat de verspreiding van virussen kan worden beperkt.

3. Nieuwe betekenis van de werkomgeving

COVID-19 zal niet alleen de manier waarop we werken veranderen, maar óók de reden waarom we naar kantoor gaan. Hoewel de sterke opkomst van mobiele teams van medewerkers de traditionele werkomgeving niet overbodig zal maken, is het nodig om in ‘het nieuwe normaal’ de functie van het kantoor opnieuw te definiëren.

De werkomgeving transformeert van een plek waar mensen productief zijn en werkzaamheden uitvoeren naar een plek die ruimte geeft aan creativiteit en spontane interactie. De flexibele, open werkomgeving is niet langer geschikt voor dit doel. Het is niet alleen moeilijk en stressvol om te werken en je te concentreren in een open, luidruchtige omgeving, maar de kans op verspreiding van virussen is ook veel groter, doordat medewerkers gedurende de dag of week vaker van werkplek veranderen.

Het fysieke kantoor zal - net als technologie - een voorziening worden die ons helpt om te presteren, een plaats waar mensen naartoe gaan om specifieke taken te vervullen. Met de toename van het aantal online devices, sensoren en biometrie zal het op de werkplek mogelijk worden medewerkers te herkennen en individuele voorkeuren toe te passen op instelbare bureaus, verlichting, ventilatie en muziek. De data die worden gegenereerd in deze ‘connected’ omgevingen stellen organisaties in staat om de werkplek te optimaliseren, zowel in termen van kosten als functionaliteit. ‘Flexibility by Design’ wordt een belangrijk instrument om productieve en mobiele teams te ondersteunen en mogelijk te maken.

De huidige crisis heeft de manier waarop we werken, communiceren, samenwerken, leren en ons ontwikkelen in een stroomversnelling gebracht. Het gevoel dat je onderdeel bent van een team en organisatie, het stimuleren van productiviteit en innovatie in een virtueel model vereist niet alleen een andere manier van leidinggeven. Het vraagt ook om investeringen in tools en technologieën, training en het faciliteren van het lichamelijke en mentale welzijn van medewerkers.