Fast Forward to the Future of Work: leiderschap in ‘het nieuwe normaal’

In de afgelopen vier maanden is de manier waarop we werken ingrijpend veranderd. Werken op afstand is nu de norm en zal nog veel langer of misschien wel voor altijd onderdeel van ons werkende leven zijn. Er zijn bedrijven die al van plan zijn hun kantoor te sluiten en dus definitief de kaart van remote work hebben getrokken. Tegelijkertijd zijn flexibele ontmoetingsplaatsen en ‘hubs’ in opkomst, zodat werknemers een locatie kunnen kiezen die dichtbij huis is en geschikt voor de activiteiten waarmee zij aan de slag willen gaan. Waarschijnlijk zullen de meeste organisaties de voorkeur geven aan een hybride aanpak waarbij het kantoor een plaats wordt om elkaar te ontmoeten, te brainstormen en te netwerken en thuiswerken de voorkeur krijgt voor conference calls en het afronden van werkzaamheden.

Vermoeiende online meetings

De herbestemming van het kantoor om een nieuwe manier van werken mogelijk te maken, vraagt ook om een nieuwe leiderschapsstijl. Want hoe kun je zorgen dat je medewerkers productief en betrokken blijven als niet iedereen bij elkaar op kantoor zit en productiviteit niet kan worden afgemeten aan de hoeveelheid auto’s die ’s avonds laat nog op de parkeerplaats staan?

Door op afstand te werken en door het gebruik van online tools kan samenwerking veel efficiënter en gestructureerder verlopen. Niettemin is in The Work Trend Index van Microsoft onlangs geconcludeerd dat werken op afstand wel vermoeiender kan zijn dan fysieke samenwerking. Het research team van Microsoft mat hersengolfpatronen waaruit bleek dat zich vaker pieken voordoen in hersengolven die in verband staan met stress en overwerk bij mensen die op afstand werken dan wanneer zij op locatie met elkaar samenwerken.

Vooral bij video meetings, die een hoge mate van concentratie vereisen, sluipt de vermoeidheid er al binnen dertig minuten in. Het is vermoeiend om je steeds op het scherm te focussen en betrokken te blijven. Online beschik je niet over de non-verbale signalen die je normaal gesproken helpen om je collega’s te ‘lezen’ of om te weten wie aan de beurt is om te praten.

Nu we allemaal vaker op afstand werken, voelt 60% zich minder verbonden met de collega’s, zo blijkt uit het eerder genoemde onderzoek. Tegelijkertijd is er ook een positieve keerzijde. Zo voelt een meerderheid juist meer empathie ten aanzien van onze collega’s omdat we - letterlijk - een beter beeld krijgen van hun leven thuis.

‘Management by Wandering Around’

Decennialang liepen veel managers rond op de werkplek of in fabrieken om informele gesprekken te voeren met medewerkers en poolshoogte te nemen van wat er leefde. Deze aanpak had succes, omdat ‘Management by Wandering Around’ de manager de kans gaf om aan medewerkers uit te leggen wat bijvoorbeeld de relatie tussen een taak of functie en de strategie van een bedrijf was. Het beste voorbeeld is het verhaal van de medewerker van NASA die later begreep hoe hij door het schoonmaken van de vloer indirect hielp om een man op de maan te krijgen.

Werken op kantoor geeft mensen het gevoel ergens bij te horen en onderdeel te zijn van dezelfde identiteit. Het helpt om een gemeenschappelijke cultuur en sociale cohesie te creëren en - misschien wel het belangrijkste - te bouwen aan onderling vertrouwen. Deze cohesie en dit vertrouwen hebben het ook mogelijk gemaakt om tijdens deze crisis snel de overgang te maken naar werken op afstand. Er is echter wel een risico dat deze waarden aan erosie onderhevig kunnen zijn als leiders hier onvoldoende aandacht aan (blijven) besteden wanneer zij leiding geven in een hybride werkomgeving.

Ook is het mogelijk dat er op termijn twee culturen ontstaan. Een interpersoonlijke werkomgeving op kantoor waar medewerkers de voordelen benutten van samenwerking op locatie. En een virtuele werkomgeving waarin mensen zich geïsoleerd kunnen voelen, doordat zij de sociale contacten missen tijdens gezamenlijke lunches, gesprekken bij de koffieautomaat en discussies over het werk of over maatschappelijke of politieke onderwerpen.

Focus op het verbindende karakter van relaties

Een gemeenschappelijk doel en het gevoel ergens bij te horen, zijn de sleutel om een gedeelde cultuur te creëren die iedereen kan inspireren om het beste uit zichzelf te halen en zo een bijdrage te leveren aan het succes van het bedrijf.

Voor leiders in het nieuwe normaal is het belangrijk om zich te concentreren op activiteiten die mensen met elkaar verbinden, een stabiliteit en een veilige omgeving te bieden en een gemeenschapsgevoel te creëren voor alle medewerkers: of ze nu op kantoor werken, op afstand, of allebei.

5 tips om een inclusieve en productieve werkomgeving - online en op locatie - te creëren

1. Creëer sociale cohesie en vertrouwen

Leiders die effectief waren in het aansturen van hun teams in een kantooromgeving, vinden het wellicht moeilijker om leiding te geven in een hybride werkomgeving. Voor hen is het belangrijk nieuw gedrag te definiëren en aan te leren dat herkenbaar is voor alle medewerkers, onafhankelijk of de samenwerking face-to-face of virtueel plaatsvindt.

Als je op kantoor tijd vrijmaakt om samen koffie te drinken of te lunchen met je team, is het ook nodig ruimte te maken voor informele interacties met collega’s die op afstand werken. Bijvoorbeeld door tijd te maken voor een digitale koffiepauze om even met elkaar te praten over onderwerpen die niet met het werk te maken hebben. Of door de eerste minuten van een online teamvergadering te benutten om te vragen hoe het met iedereen gaat en zo sociale cohesie en vertrouwen op te bouwen.

Zorg er voor dat alle medewerkers tijdens een semi virtuele-fysieke meeting gehoord en gezien worden. Niet alleen de collega’s die op locatie aanwezig zijn, maar óók degenen die online zijn ingecheckt. Nodig de laatsten uit om hun mening te delen en zet de camera aan om belangrijke visuele signalen, zoals een gezichtsuitdrukking of gesprekstoon, goed zichtbaar te maken.

Het doel is om alle medewerkers het gevoel te geven dat zij dezelfde toegang hebben tot het management en dat het werk van iedereen naar waarde wordt geschat.

2. ‘Lead by example’

Het lijkt misschien overduidelijk, maar veel leiders zijn zich er onvoldoende van bewust dat hun handelingen effect hebben op en worden geïnterpreteerd door anderen.

Om een succesvolle, hybride werkomgeving te creëren, is het daarom belangrijk dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Als je het signaal wil geven dat werken op afstand de nieuwe norm is, maar zelf elke dag naar kantoor komt, krijgen medewerkers sneller het gevoel dat werken op kantoor de voorkeur heeft. Als je vaak meetings bijwoont met mensen die toevallig op kantoor aanwezig zijn, zullen collega’s die op afstand werken zich eerder geïsoleerd voelen en de indruk krijgen dat hun rol van secundair belang is of dat dit mogelijk gevolgen kan hebben voor hun verdere ontwikkeling.

Door zelf enkele dagen per week thuis te werken, kan een leider het signaal geven dat medewerkers niet per se op kantoor hoeven te zijn om productief te zijn of carrière te maken.

3. ‘Stay calm and carry on’

In tijden van crisis en onzekerheid moeten leiders kalmte en positiviteit uitstralen. Als mens zijn we zo geprogrammeerd dat we onbewust de emoties van anderen in minder dan een seconde oppikken. Het is dus belangrijk dat je controle hebt over je eigen stress en gevoelens, omdat je hiermee zowel positieve als negatieve gevoelens op collega’s of ondergeschikten kan overbrengen.

Hoewel enige mate van stress goed kan zijn om nieuwe energie of een gevoel van urgentie te creëren, is het meestal beter om mensen op een positieve manier te stimuleren, zodat meer ruimte ontstaat voor creativiteit, productiviteit en betrokkenheid. Daarnaast wijst onderzoek uit dat we anderen niet op een positieve manier kunnen stimuleren als we niet eerst zelf geïnspireerd zijn. Het is daarom belangrijk dat leiders eerst goed voor zichzelf zorgen voordat zij anderen kunnen helpen en ondersteunen.

4. Stel gemeenschappelijke doelen vast

Een gedeeld doel is de sterkste indicatie van effectief leiderschap en betrokkenheid. Mensen staan meer open voor nieuwe ideeën en voelen zich meer verbonden als ze een gezamenlijke doelstelling hebben en men echt rekening houdt met mekaar.

In tijden van onzekerheid en verandering is het belangrijk dat leiders en hun teams tijd vrijmaken om te praten over het gemeenschappelijke doel en de kernwaarden van hun organisatie, en daarbij ook aandacht schenen aan de gezondheid en het welzijn van collega’s. Dit helpt om verder te kijken dan de huidige situatie, uitdagingen samen aan te gaan en vorm te geven aan een nieuwe toekomst.

5. Manage en begeleid op basis van output

Er zijn maar weinig bedrijven als Netflix die geen grenzen stellen aan betaald verlof of kijken hoeveel tijd mensen op kantoor doorbrengen, zolang er maar werk van hoge kwaliteit wordt geleverd. Toch toont hun succes aan dat een aanpak gebaseerd op resultaten werkt. Stel duidelijke doelen aan je teams en geef hen de verantwoordelijkheid en autonomie om te realiseren.

Als leider kan je als coach optreden, ruimte creëren, inspireren en je team ondersteunen met de juiste tools en training om snel vooruitgang te boeken. Dit terwijl je uitsluitend stuurt op resultaten en output.

En vergeet niet dat van een leider niet verwacht wordt dat hij of zij alle ballen zelf in de lucht houdt. Het is cruciaal om talent te herkennen en te waarderen en vooral ook de mogelijkheid en het vertrouwen te bieden om nieuwe taken en projecten op zich te nemen.

Het nieuwe normaal in het post COVID-19 tijdperk wordt vormgegeven door leiders die in actie komen en de toon durven zetten. Van het herkennen en stimuleren van nieuw gedrag in een hybride werkomgeving tot ‘leading by example’ en zelfbewust en positief leiderschap in tijden van onzekerheid en ingrijpende veranderingen.

Dat brengt veel uitdagingen met zich mee, maar biedt óók veel mogelijkheden voor een nieuwe manier van werken die meer inclusief is en ook in de toekomst houdbaar.