Het is op de alom gevreesde kasseien dat de échte kopmannen zich tonen

De metafoor in de titel verraadt dat de koers weer volop in het nieuws is. COVID-19 of niet, heel wat (outdoor) events die ons door de corona-uitbraak door de neus geboord werden, vinden nu wél plaats: de Champions League, Tour de France, Jupiler Pro League,… Met wat extra maatregelen kan het blijkbaar wel. Al leek de schreeuwende massa bij de passage van de Peyresourde een heerlijke speeltuin voor virussen allerhande. Dat al deze events überhaupt kunnen doorgaan, is al nieuws op zich. Dus wordt nu alles snel weer zoals het was in de eventsector? Ik denk het niet… en de reden is niet eens het virus zelf!

De ontslagronde van Vlaanderen wordt geen klassieker

Het overgrote deel van activiteiten van de eventsector situeert zich in de corporate events. De grote festivals en publiekevents springen natuurlijk het meest in het oog van de media, maar het zijn vooral de bedrijfsevents die voor de boterhammen in onze sector zorgen. Ik wil het dus in de eerste plaats over dergelijke events hebben.

Als de koers kan doorgaan, dan ook het personeelsfeest? Misschien wel… en dan? Is dan alles weer normaal? Allerminst. De omslag die de coronacrisis heeft veroorzaakt, graaft veel dieper en is veel fundamenteler. Mocht het virus plots met de noorderzon verdwijnen, zelfs dan blijft het oude normaal een utopie in onze sector.

Want valt er veel te feesten misschien? Onze economie is nu al met meer dan 10% gekrompen, vergelijkbaar met Duitsland en Frankrijk. In de UK is zelfs een vijfde van de economie op een paar maanden tijd verdampt. En dan loert een onbezonnen Brexit nog om de hoek. In dergelijk economisch landschap is het evident dat veel bedrijven binnenkort eerder ‘moeilijke boodschappen’ zullen moeten communiceren. De ontslagronde van Vlaanderen kan wel eens minder klassiek zijn als bij voorgaande recessies, maar harder toeslaan in alle lagen van de bevolking.

Anticiperen op een onbekend scenario

En gaat dat economisch klimaat dan samen met een vrolijk feestje, hapjes, drankjes en – hoera – dansen tot de zon weer opkomt? No way, en wie het wel doet, loopt vooral het risico om zijn investering als een boemerang in het gezicht te krijgen. Voor corporate events blijft het daarom nog lang anticiperen op een onbekend scenario, snel schakelen en flexibel organiseren.

De sleutel tot succes hierbij is meer inhoudelijk sterke verhalen vertellen op een manier die past bij elke toekomstige realiteit van het coronavirus. Hybride concepten met live-elementen en digitale technieken. Makkelijk is dat niet, maar het kan wél! Dat bewijzen we steeds duidelijker met de nieuwe concepten die wij hebben ontwikkeld om verhalen krachtig te vertellen op een heel polyvalente en duurzame manier.

Organiseren is een werkwoord

Onze sector kaart terecht aan dat wij de ‘professionals’ zijn op vlak van organisatie. Dat niemand beter en veiliger een event kan organiseren. Dat klopt helemaal. Organiseren is een werkwoord, en het is ons dagelijks werk waardoor we veel kennis en ervaring in huis hebben! Wij zijn stuk voor stuk kanjers in het ontwerpen van draaiboeken, het leiden van een publiek, het beheersen van Murphy, omgaan met de ongrijpbare grillen van bezoekers,…

De eventsector verdient dus alleszins het vertrouwen van de overheid. Maar zelfs dan zullen we ons moeten aanpassen en is ‘business as usual’ ver weg. De toekomst ligt in een meer inhoudelijke benadering die beter aansluit bij de basis van communicatie: het overbrengen van een boodschap. Wie dat inziet, trekt een groot en bruisend blik open vol nieuwe mogelijkheden.

En het succes daarbij hangt vaak af van het traject dat je met communicatie aflegt. We moeten veel meer werken op langere termijn met onze klanten en minder focussen op dat ‘one shot’ jaarlijkse evenement. Eventbureaus moeten het vertrouwen krijgen en meer inzetten om bedrijven 365 dagen per jaar te begeleiden bij het vertellen van hun verhaal, intern en extern.

Dat houdt ook in dat je het verwachtingspatroon bij het publiek moet bijsturen. Als iemand een uitnodiging krijgt met als titel ‘personeelsfeest’, dan doet die een feestelijke outfit aan en verwacht die een traditioneel fun-feestje. Als die verwachtingen niet worden ingelost, gaat die persoon naar huis met een figuurlijke kater. Wie een breder verhaal vertelt op een langere termijn, kan dit vermijden en wél komen tot communicatie die scoort op vlak van duidelijkheid, corporate culture, afstemmen van de toekomstvisie, overbrengen van een boodschap,… Kortom: alles wat we met events willen bereiken blijft mogelijk, maar op een andere manier.

Wie wil de kop trekken?

Ik zou hierbij dan ook bedrijven, organisaties en overheid willen oproepen om niet te wachten om te communiceren, zelfs als de toekomst onzeker is en ook het economische klimaat verre van ideaal. Meer nog: het is nu dat een organisatie en het management leiderschap kan tonen. Cadeautjes uitdelen kan iedereen, pas als het moeilijk gaat ontdek je wie de echte leiders zijn. Ook in het bedrijfsleven geldt hetzelfde.

Communiceren met alle stakeholders is zelfs nu meer dan ooit van belang, zowel intern als extern. Wij hebben de kennis en ervaring om elke boodschap te kneden naar een format dat werkt én veilig kan georganiseerd worden. Bovendien is dit hét moment om meer inhoudelijk en op langere termijn de livecommunicatie te plannen, om te komen tot een duurzaam rendement.