Ik vind het heel interessant om na te denken over hoe het fysieke kantoor er in het nieuwe hybride werkmodel zal uitzien. Want dat dit moet veranderen, is incontournable. De manier waarop we vandaag leven, werken en communiceren, met daarnaast onze prioriteiten en verwachtingen: als gevolg van de pandemie zijn deze allemaal onherroepelijk veranderd. Hoe kunnen bedrijven dan verwachten dat onze kantoren van morgen hetzelfde blijven en nog steeds aan onze (veranderde) behoeftes voldoen?
Als je een kantoor zou willen ontwerpen dat geschikt is voor deze nieuwe realiteit, dan zal dit niet alleen over de indeling en de meubeltjes gaan. Het zal organisaties dwingen om bijvoorbeeld naast de fysieke architectuur ook hun IT en netwerkinfrastructuur te herbekijken. En als je een nieuw of opgefrist kantoor overweegt, dan zijn dit een aantal interessante trends om te volgen.
Kleinere kantoren, maar meer benut
In 2020 stonden veel kantoorruimtes merendeels leeg en ook in de voorbije maanden was dat het geval. Veel organisaties grepen die gelegenheid aan om na te gaan of en hoe ze konden besparen op hun vastgoedkosten. Kleiner hoeft daarom voor de werknemer niet slechter te betekenen. De manier waarop de kantoorruimte wordt ingedeeld en gebruikt, zal immers beter aansluiten bij de manier waarop mensen na de pandemie zullen werken.
Vergeet de rijen met bureaus naast elkaar of de kantoorboxen. In de plaats daarvan zullen muren worden afgebroken om open samenwerkingsruimten en ontmoetingsruimten te creëren waar men kortstondig met de collega’s of klanten kan overleggen. Hoewel thuiswerken zijn waarde dagelijks bewijst, zijn plekken om elkaar te ontmoeten en face-to-face te werken - na meer dan een jaar van gescheiden te werken – zeer welgekomen en zullen organisaties klaar moeten zijn om dit aspect goed in te vullen.
Het gaat hier niet alleen over ‘sfeer en gezelligheid’. Sommige werknemers – denk maar aan werkende ouders - hebben het kantoor nog steeds nodig hebben om geconcentreerd te kunnen werken of efficiënter opleidingen te volgen. Hiervoor creëren organisaties ook stille werkruimtes of geluidsdichte werkunits voor één persoon, die de werknemers een privé-plek bieden om te werken, te telefoneren of videocalls te houden zonder de collega’s rond hem of haar te storen. Ze moeten die ruimte wel eerst reserveren. En dat brengt me bij de tweede trend.
Heeft u gereserveerd meneer?
De tijd dat het grote hoekkantoor met mooi uitzicht voorbehouden was voor het management (of de meest succesvolle werknemers) ligt achter ons. Doordat we vandaag flexibeler en mobieler werken, zal degene die het hoekkantoor als eerste reserveert hier kunnen werken. Beperkt in tijd uiteraard.
Een reserveringssysteem moet efficiënt zijn – we zullen Qvax maar niet vermelden - en de meest efficiënte manier om dit mogelijk te maken is via een digitale oplossing, zoals een app. Zo kunnen werknemers zien welke ruimte er nog beschikbaar is, en deze voor een bepaalde tijd boeken. Ze kunnen die eventueel nog met andere deelnemers aan vergaderingen delen. En in het ideale scenario hangt er aan die afgesloten vergaderbox een digitaal display waardoor je in één oogopslag ziet of de ruimte bezet is en hoelang nog.
Als de kantoorruimte in de toekomst beperkter wordt, is zo’n reserveringssysteem cruciaal. Zonder zo’n systeem bestaat de kans dat werknemers tientallen minuten vruchteloos op zoek zijn naar een plaats om te werken. Hierdoor lopen organisaties het risico kostbare tijd te verliezen en de productiviteit een duik te zien nemen. Je zou daarbij Bluetooth-features kunnen inzetten waarmee werknemers en gasten zonder begeleiding naar de vergaderruimte kunnen. Wat de efficiëntie en productiviteit verhoogt.
Door mensen op te leiden in het systeem vermijd je problemen zoals 'spookboekingen' - waarbij een werknemer een ruimte boekt maar niet komt opdagen. Dat lijkt iets banaal, maar op grote schaal kunnen ze de doeltreffendheid van een systeem snel ondermijnen en wrijvingen creëren op de nieuwe hybride werkplek.
Het slimme kantoor
Zulke systemen openen de weg naar het slimme kantoor. In het streven naar digitale transformatie introduceren organisaties ook steeds meer IoT-apparaten en sensoren om van alles te meten: de temperatuur in het gebouw, de luchtvochtigheid, het energie- en grondstoffenverbruik, de lucht- en vloeistofstromen, de bezettingsgraad en nog veel meer.
Met de massa verzamelde data – die verwerken is een uitdaging op zich – kunnen bedrijven de werkervaring op kantoor verbeteren. Om hoe laat moeten de lichten aangaan? Overkoelen we ruimtes of verwarmen we ze terwijl de ramen open staan? Gebruiken werknemers de samenwerkingsruimten of hebben we meer aparte stilteboxen nodig? Maken we ruimtes schoon waar niemand komt?
Organisaties zullen hierdoor binnenkort hun ruimtes kunnen gebruiken, de verspilling minimaliseren en kosten verlagen. En de volgende stap is dan het geautomatiseerde gebouw dat volledig autonoom op de hoogte is van en reageert op de gebruikers en hun omgeving.
Wendbare, toekomstbestendige organisaties
Al deze trends hebben invloed op de IT-infrastructuur. Het is bijvoorbeeld duidelijk dat dit nieuwe hybride kantoormodel nog meer een draadloze infrastructuur nodig heeft om het scala aan apparaten, gebruikers, profielen en platformen te ondersteunen. Dat netwerk zal ook ‘slim’ moeten zijn - liefst AI-gestuurd - om de netwerkprestaties en operationele efficiëntie te garanderen. Al was het maar om de overvloed aan data daadwerkelijk in te zetten om bedrijfswaarde te creëren.
Meer IoT, meer access points, een uitgebreider netwerk, meer ‘onbekende’ toestellen, maar ook meer gebruikers die niet altijd dezelfde toegangsrechten hebben. Denk maar aan de bezoekers. Dat betekent een verhoging van de beveiligingsrisico’s terwijl IT-teams eenvoudigweg niet meer de tijd of het overzicht hebben om deze risico’s manueel te beheren. Een geautomatiseerde oplossing kan zowel de toegang voor bezoekers vereenvoudigen als een securitybeleid implementeren dat strak beheert wat bezoekers kunnen doen en zien terwijl ze zich op het netwerk bevinden.
Aangezien het hybride kantoor constant verandert, moet de netwerkinfrastructuur ook schaalbaar zijn. Het netwerk moet kunnen veranderen als de behoeften en gedrag veranderen, als er nieuwe technologie komt, als budgetten wijzigen, of als data van het slimme kantoor aantonen dat dit nodig is.
In feite zijn bedrijfsnetwerken zo bedrijfskritiek dat deze infrastructuurinvesteringen volgens mij helemaal niet dienen om hybride werkplekken mogelijk te maken. Het gaat over het creëren van wendbare, toekomstbestendige organisaties.
