De perfecte kandidaat-werknemer vind je in 4 sollicitatierondes

Wanneer je als ondernemer druk aan het bouwen bent aan je onderneming, blijft er bitter weinig tijd over om urenlange research te doen. Robin Geers begrijpt dit als geen ander. Hij gaat antwoorden zoeken bij succesvolle CEO’s, verzamelt hun inzichten en best practices om ze in zijn newsletter te gieten. Zo schreef hij al over (het gebrek aan) een heilige graal in recruitment en het ‘hire slow, fire fast’-principe… Maar hoe vertaal je dat nu naar de praktijk?

Durf te zeggen: Thank you. Next!

“De meeste succesvolle ondernemers waar ik mee sprak, implementeren verschillende interviewrondes, gespreid over enkele weken tijd. Eigenlijk is het geniaal. Door minstens vier rondes in te lassen en je kandidaten steeds verder te filteren, halen enkel toppers de eindstreep”, zegt Geers.

Maar wat moeten we ons daar dan bij voorstellen? “Meestal begin je met een heel diverse kandidatenpool. Je kan zelf mensen scouten, of dit overlaten aan een externe recruiter. Daarna volgen die vier interviewrondes: het verkennend gesprek, een skills interview, een culture interview en een gesprek met de CEO. Sommige bedrijven kiezen ervoor om hierna nog een referentiecheck te doen bij voorgaande werkgevers, voor de job wordt aangeboden.”

Het verkennend gesprek: wie heb je aan de lijn?

De eerste ronde is een aftastend kennismakingsgesprek. De grote schifting begint hier. Geers: “Vaak is dat gewoon een telefoongesprek van een halfuurtje. Videocalls of live gesprekken ga je beter uit de weg, om vooroordelen op basis van het voorkomen te vermijden. Je wilt de poel divers houden, maar toch het kaf van het koren scheiden. Ervaring hoort de doorslaggevende criteria te zijn, zoals Jeremy Bonnevalle zegt van Fourcast, oprichter en expert in digitalisatietools in het onderwijs.”

Een halfuur is geen zee van tijd. Je vragen moeten dus meteen een schot in de roos zijn, om erachter te komen welk vlees je in de kuip hebt. “Veel ondernemers vertelden me dat ze dit gesprek lieten voeren door een intern teamlid of HR manager. Zij kunnen beter inschatten welke kandidaten binnen de bedrijfscultuur passen dan een externe recruiter”, aldus Geers.

“De eerste ronde is ook een ideaal moment om naar de verwachtingen van een kandidaat te polsen, bijvoorbeeld op vlak van loon. Toen ik met Annelies den Boer sprak van Speakap gaf zij aan dat zij hier heel kordaat in is. Ze zet direct een punt achter de sollicitatie wanneer de verwachtingen qua salaris te sterk uit elkaar liggen. Andere onderwerpen om af te tasten in dit gesprek zijn de beweegredenen (‘Waarom wij?’), of de sterktes en zwaktes van een kandidaat.”

Het skills interview: wat hebben ze in hun mars?

Na de telefonische kennismaking volgt meestal een skills interview. Daar komt een scorekaart aan te pas, waarbij je vrij mathematisch je kandidaten op hun vaardigheden in het veld scoort.

“Cijfers zijn niet alles maar geven wel een ruwe indicatie van wat kandidaten wel of niet in hun mars hebben”, knikt Geers. “Ik merk dat matuurdere scale-ups deze vaardighedenrondes bijna altijd inlassen in hun rekruteringsproces. Je ontdekt in een uur tijd of kandidaten wel over de juiste skill set beschikken. Stel ze op de proef met hypothetische testen of geef ze een business case om uit te werken. Hun resultaten kan je dan overzichtelijk bijhouden op die individuele scorecards.”

Het culture interview: de compatibility test

Iemand kan heel goed passen binnen een theoretisch opgesteld profiel, maar tegelijk vloeken met de kernwaarden van je bedrijf. En dat wil je niet. In Geers’ blog over recruitment werd de nadruk gelegd op het belang van deze cultural fit. Maak voor jezelf uit wat de kernwaarden van je organisatie zijn. Wat stuwt je bedrijf voort, wat doet je opstaan first thing in de ochtend?

Robin Geers benadrukt: “In dit stadium beslis je ook welke kandidaten het meest compatibel zijn met je huidige teamleden. Vergeet niet, ze moeten met gemak kunnen samenwerken, dag in en dag uit. Dezelfde doelen voor ogen hebben, helpt. Je hebt iemand nodig die de core values van je bedrijf kent, begrijpt, en mee versterkt.”

Het CEO interview: buiten hun comfortzone

De kandidaten die de drie rondes zonder red flags hebben doorstaan, mogen nu kennismaken met de CEO van het bedrijf. Op dit punt is het aan de CEO om de integriteit van de bedrijfscultuur te bewaken. De meesten gaan nu af op hun buikgevoel en hun vorige recruiting ervaringen. Hoe worden de kandidaten dan getest in deze ronde?

“Pierre-Olivier Danhaive van Verbolia, gespecialiseerd in SEO automation voor e-commerce, gaf me een gouden tip”, geeft Geers mee. “Hij laat deze ronde doorgaan in een meer laid-back setting. Informeel, maar professioneel. Neem nu de lounge van het gebouw, op barkrukken, in een gezellige zetel,… Je duwt je kandidaten buiten de comfortzone van een meetingroom. En Olivier Delangre van Amoobi doet dat ook! Hij gaat zelfs met zijn topkandidaten lunchen. Elke CEO geeft er hun eigen draai aan, maar het komt altijd neer op die ene hamvraag: past die persoon wel bij ons bedrijf qua cultuur?”

De referentiecheck: spits je oren voor de ‘goh’s en de ‘euhm’s’

Dit gebeurt niet standaard, maar het is ook niet uitzonderlijk. Je kan je kandidaten nog onderwerpen aan een vijfde ronde: de referentiecheck. Soms volstaat een Google search, of je kan vorige werkgevers contacteren. Robin Geers: “Een sollicitant gedraagt zich natuurlijk op zijn best. Spits je daarom ook toe op al het impliciete, zoals hun vorige werkervaringen. Zijn ze op goede voet vertrokken? Wat werd er verzwegen tijdens de sollicitatiegesprekken?”

Hier is het weer van belang om heel doordacht vragen te stellen. “Vraag dus niet ‘Was die persoon een goede collega’, want dan krijg je gewoon een verbloemde ‘Ja.’ Niemand wilt verantwoordelijk zijn voor andermans misgelopen carrièrekans.” Verwoord het subtieler: “Stel dat kandidaat X toch niet geschikt is voor ons bedrijf, wat zou de oorzaak zijn? Hoe kom je tot deze conclusie?” Lees goed tussen de lijnen door en negeer geen alarmbellen als ze afgaan. De aarzelende pauzes, de ‘goh’s en ‘euhm’s geven vaak veel meer weg dan wat de persoon wél zegt.”

De kandidaat overtuigen

Het rekruteringsproces is afgerond, en je hebt de topper(s) eruit gefilterd. De bal ligt nu in jouw kamp. Wat nu? Hoe win je hen voor jouw bedrijf?

Je kan vragen naar het vorige loon van de kandidaat en simpelweg hetzelfde salaris voorstellen of er een stuk boven gaan. “Dit lijkt de meest logische stap, maar het blijkt niet altijd een slimme zet”, waarschuwt Geers. “Als het loon de grootste incentive is, krijgt je kandidaat het signaal dat werknemers naar waarde worden geschat volgens hun salaris. Maar hoe kan je het dan als start-up halen van een kanjer van een multinational?”

“Annelies, de COO van Speakap, vertelde me dat je werknemers beter verdeelt in categorieën van junior, medior of senior om naartoe te werken. Geef ze verantwoordelijkheden, flexibiliteit en groeimogelijkheden binnen je bedrijf.”

Sluit geen compromissen op vlak van talent

Verschillende etappes in het interviewproces. Klinkt fantastisch in theorie, maar maken we het ons dan niet onnodig moeilijker? “Ik begrijp dat het heel contra-intuïtief klinkt”, zegt Geers. “En toch. Ondernemers vertelden mij om niet zomaar iemand aan te werven om tijdelijk de werkdruk te verlagen. Angst is een slechte raadgever. En ongeduld ook. Élke ondernemer of CEO waarmee ik sprak, drukte me dit op het hart.”

“Een misstap tijdens het rekruteren kost je op lange termijn veel meer moeite, tijd en resources. En die moet je nadien toch weer aan een nieuwe werknemer wijden. Het advies van doorgewinterde CEO’s: begin gewoon opnieuw wanneer er geen kandidaten meer overschieten. Liever een nieuwe kandidatenpoel aanleggen, dan genoegen nemen met de next best hire. Het is het waard om je tijd te nemen.”

In het kort

• Implementeer minstens 4 interviewrondes: een verkennend gesprek, een skills interview, een culture interview, en een CEO-interview. Soms komt er een bonusronde aan te pas: de referentiecheck.
• Durf te schiften en ga op je buikgevoel af.
• Beslis slim en doordacht, en vermijd overhaaste beslissingen.
• Leg geen nadruk op een competitief salaris, maar beloof liever flexibiliteit en grotere verantwoordelijkheden.
• Blijven er geen kandidaten meer over na het rekruteringsproces? Geen paniek. Start gewoon een nieuw rekruteringsproces op met een verse kandidatenpool. Elke CEO beaamt het: dit is op termijn de meest duurzame oplossing.