Hoe ver moeten bedrijven gaan om de werkplek 1.5 te bouwen?

Het voorbije jaar ging voor elk bedrijf verschroeiend hard. Door corona waren forse investeringen nodig om continuïteit te verzekeren en medewerkers op afstand te laten werken. En toch verliep die adoptie minder snel dan we hier en daar lezen. Heel wat bedrijven hadden voor de komst van het virus immers nog geen enkele stap in hun digitalisering gezet. Bovendien is het eindpunt niet bereikt. Zeker als telewerk een permanent gegeven wordt, volgen er nog investeringen waarbij de focus deze keer vooral op veiligheid, flexibiliteit en welzijn van medewerkers zal liggen.

Vorig jaar is de verkoop van headsets met liefst 800% gestegen. Het is slechts één voorbeeld van de impact die corona op onze manier van werken gehad heeft. Sommige bedrijven konden de vruchten plukken van het feit dat ze telewerk al voor de crisis omarmd hadden.

Maar in de meerderheid van de organisaties was het een werkpuntje op de agenda of was er zelfs nog helemaal niet over nagedacht. Plots konden ze er natuurlijk niet meer omheen. Thuis werken was vaak de enige manier om medewerkers aan de slag te houden en de continuïteit tegenover klanten te blijven garanderen.

Crisismanagement

Corona is zeker een katalysator die dit proces versneld heeft, maar het is een misvatting te denken dat alles intussen zo goed als achter de rug is. Integendeel zelfs. Eigenlijk verloopt de transitie in verschillende fasen. In de eerste fase, meteen na de uitbraak, zaten bedrijven nog met heel veel vragen. Niemand die wist hoelang het allemaal zou duren, wat er vanuit de markt nodig was, of wat gebruikers nodig gingen hebben om te kunnen blijven werken. Onzekerheid troef dus.

Al gauw trokken bedrijven aan de alarmbel en kwamen ze in de fase van crisismanagement terecht. Ze investeerden in tijdelijke oplossingen om alle werknemers op de ene of andere manier terug aan het werk te krijgen. Dit zorgde voor een boost in de verkoop van specifieke hardware-oplossingen, met de headsets als een uitschieter. Intussen zijn veel bedrijven aan het nadenken over hoe ze dit allemaal in een meer structureel kader kunnen gieten. Zeker in niet-digitale bedrijven valt ook nu nog een enorme achterstand te noteren. Het is verrassend te bedenken hoeveel werknemers een jaar na de uitbraak nog steeds geen webcam hebben om via videogesprekken met elkaar te bellen.

Het accent ligt weliswaar niet langer op de urgentie om continuïteit te verzekeren, maar op wat er allemaal nodig is om de nieuwe manier van werken voor medewerkers zo flexibel en veilig mogelijk te maken. En om communicatie te stimuleren, want teammeetings waren nooit zo belangrijk om mensen het gevoel te geven dat ze bijdragen tot de successen en deel uitmaken van de cultuur.

We staan daarom voor een tweede investeringsronde die vermoedelijk vooral vanuit de HR-afdeling van bedrijven getrokken wordt. Organisaties moeten zich daarbij afvragen of ze een definitieve oplossing voor thuiswerk willen of niet. En of ze IT een jaar na de corona-uitbraak als een stimulans voor hun bedrijfsdoelstellingen beschouwen of toch nog altijd eerder als een kost zien.

Gebruiksgemak en welzijn

Wie nog geen grote vorderingen gemaakt had, moet de komende maanden de kloof met de zogenaamde early adopters proberen dichten. Gebruiksgemak en welzijn vormen hierbij belangrijke drijfveren. Denk aan de installatie van een wifi-versterker bij medewerkers die hun netwerk vroeger vooral gebruikten om Netflix te kijken, maar vandaag dus ook professioneel over een goed signaal moeten beschikken. Of aan accessoires die het werk eenvoudiger en ergonomisch maken, zoals een tweede beeldscherm, een laptopstand of een extern toetsenbord. We mogen er zeker van uitgaan dat veel hardware nog een enorm groeipotentieel heeft.

Deze nieuwe uitdagingen doen sommige bedrijven naar een as-a-service-model overstappen. Zo kunnen ze het volledige thuiskantoor van medewerkers laten uitrusten: van de bureaustoel waarop ze zitten tot de apparatuur die ze gebruiken. Dat klinkt enerzijds interessant voor bedrijven die door de crisis niet over enorme IT-budgetten beschikken. Maar anderzijds ook omdat het de flexibiliteit biedt die nu zo belangrijk is. Als een werknemer morgen ontslag neemt om naar een ander bedrijf te verkassen, dan wil je de hele inboedel snel tot bij een collega kunnen brengen. In een as-a-service-model zorgt een partner voor het wipen van alle hardware en worden de toestellen enkele dagen later gebruiksklaar bij iemand anders geïnstalleerd.

Werkplek 1.5

Terwijl sommige bedrijven hun achterstand willen inhalen, zijn de early adopters alweer met andere dingen bezig. Daarbij ligt de focus op nieuwe software en toepassingen met artificiële intelligentie. Ook providers van hardware hebben hier een rol in te spelen. Bijvoorbeeld door na te denken over de impact van die technologie op het dagelijkse gebruik van apparatuur. Of door zich te laten omringen door gespecialiseerde partners die bij klanten mee aan tafel schuiven voor het beantwoorden van specifieke vraagstukken.

Tot slot moeten bedrijven hun initiële investeringen in hardware verzilveren door werken van overal, ongeacht de locatie, mogelijk te maken. Wie medewerkers alle middelen heeft gegeven om van thuis te werken, moet gaan beslissen welke rol het kantoor in de toekomst zal krijgen. Op veel plaatsen zullen medewerkers geen eigen bureau meer hebben en moet de werkplek dus flexibel genoeg zijn om verschillende mensen afwisselend te laten werken. Als je dan bijvoorbeeld collega’s van thuis aan meetings wil laten deelnemen, zullen er extra monitors en webcams in vergaderruimtes nodig zijn.

Hoe ver bedrijven moeten gaan om de werkplek 1.5 te bouwen? Dat zal wellicht heel verschillend zijn. Maar het is in elk geval zeker dat de coronacrisis overal iets in gang gezet heeft en dat er nog een lange weg is af te leggen. Want naar vroeger terugkeren, dat is voor niemand nog een optie…