Een goed team, dat is de backbone van je bedrijf. Robin Geers kan het niet genoeg benadrukken. Hij sprak in een vorige blogpost al over het rekruteringsproces en merkte op dat CEO’s een uitgebreid stappenplan doorlopen om de topkandidaten eruit te filteren. Maar na het cherrypicken is het ook aan het bedrijf om een kader te bieden aan deze fresh hires. Een onboarding-programma om ze klaar te stomen kan er dus niet aan ontbreken. En wanneer het toch niet zo goed zit, scheiden de wegen dan weer netjes met een offboarding-programma.

Welcome on board

Geen enkele CEO bereikte de top moederziel alleen: zij omringden zich met goede mensen om hen vooruit te stuwen. “De beste manier om deze mensen in te werken, is via een onboarding-programma. Ik zie dit meer en meer bij matuurdere start-ups.” Je warmt je nieuwe werknemers langzaam op, zodat ze in fases wennen aan het bedrijf. Dat geeft je als ondernemer de kans om te zien hoe de kandidaat interageert met je bedrijf en je team.

Fase 1: integratie

Je geeft ze een warm welkom

Robin Geers neemt Nodalview als voorbeeld. “Dat bedrijf werkt in ‘hiring batches’, waarbij nieuwe rekruten starten op een vaste dag. Dat maakt het hele onboarding-proces overzichtelijker en zo houd je ze ook beter in het oog. De eerste twee weken draaien vooral rond kennisoverdracht. Je laat je nieuwe trainees alles zien in het bedrijf. Groepssessies zorgen ervoor dat de missie en de visie goed blijven hangen. Je kan ze tools aanreiken zoals een Notion template, zodat ze het overzicht houden. In deze prille fase zie je vaak al of je werknemer naadloos binnen het bedrijf zal passen of niet.”

Fase 2: uitvoering

Je gooit ze in het diepe

Beginnen je nieuwe werknemers hun weg te vinden binnen jouw bedrijf? Robin Geers: “Een algemene tip van veel CEO’s: zet je kersverse mensen snel genoeg aan het werk. Wijs een senior teamlid aan om ze bij te staan, als mentor en figuurlijke reddingsboei. Maar gooi ze gerust in het diepe.”

Iemand in sales? Geef ze hun eerste klant. Trainee in customer service? Duw die telefoon maar in hun handen. Zo weet je direct of iemand geschikt is voor de job en of die cultural fit er is. “Bij tech start-up Fourcast lassen ze bijvoorbeeld een 1-month trial in, om te zien of nieuwe krachten genoeg targets halen. Zo niet, zetten ze de samenwerking stop. Het lijkt cru, maar vaak is dit het beste voor beide partijen.”

Fase 3: uitwisseling

Je leert van elkaar.

Nieuwe trainees brengen vaak frisse perspectieven met zich mee. Maak er gebruik van en vraag naar hun ervaringen van de afgelopen weken. Vraag feedback. Stel, ze zijn CEO voor een dag, wat zouden ze als eerste aanpakken? En hoe?

Check, check, dubbelcheck

Goed, je nieuwe mensen zijn ingewerkt. Ze begrijpen hun taakomschrijvingen en hoe ze die taken moeten uitvoeren. Maar je wil natuurlijk ook niet dat ze té veel op hun gemak zijn. “Om dat te voorkomen, implementeren grotere start-ups vaak elk kwartaal een evaluatiegesprek met het teamhoofd”, zegt Geers. “Zelfs halfjaarlijks worden gesprekken ingepland om te checken welke doelen beide partijen voor ogen hebben, bijvoorbeeld op vlak van verantwoordelijkheden of loonsverhoging. Strookt dit niet, dan moet je je conclusies trekken. Met deze permanente evaluaties vermijd je de ‘hire fast, fire slow’-valkuil.”

Naast deze evaluaties kan je ook een referral programma opzetten. “Dat is een interessante vorm van kandidaten aantrekken”, aldus Geers. “Je vraagt je werknemers om mensen door te verwijzen, in ruil voor een mooie beloning. Ze worden bij wijze van spreken ambassadeurs. En we hebben het niet over een goedkope boekenbon. Bij Speakap bijvoorbeeld loven ze bijvoorbeeld een vergoeding van 2.500 euro uit per referral die na zes maand nog altijd goed presteert. Je krijgt waarde, omdat je waarde aanlevert. Zo voorkom je dat werknemers zomaar hun vrienden optrommelen om snel wat extra geld te verdienen. Je spoort ze juist aan om goed na te denken wie goed zou gedijen binnen de werksfeer van het bedrijf.”

Off-boarden: de do’s-and-don’ts

Je bedrijf is maar zo goed als de zwakste schakel. Het goede nieuws is dat je dat zelf in de hand hebt. Want waarom zou je een bad hire aanhouden? Omdat je die een kans wil geven, of omdat je geen zin hebt om nieuwe mensen in te werken?

“Merk je dat het niet werkt, of niet meer werkt, dan is het cruciaal om al vroeg in te grijpen”, benadrukt Geers. “Hoe moeilijk ook, stel de confrontatie niet uit. Je beklaagt het je vroeg of laat. Jeremy Bonnevalle, één van de oprichters van Fourcast, vertelde me dat zelfs hij daar vaak in aarzelde. Soms bleven mensen na een jaar nog aanmodderen in zijn bedrijf. Nu laat hij ze gaan binnen de drie weken.”

“Het zijn vooral de woorden van Annelies de Boer die me zijn bijgebleven”, gaat Geers verder. “Zij is de COO van Speakap en legde me het belang uit van een offboarding-programma. Iemand laten gaan is één ding, maar het waardig inkaderen kan jou onderscheiden van andere bedrijven.”

“Off-boarding is een proces van een tweetal weken, waarin je formeel afscheid neemt. Je organiseert een hand-over waarbij projecten worden overgedragen aan het team. Je vraagt de werknemers die vertrekken ook naar hun input, want dit is het moment dat ze niet langer een blad voor hun mond zullen nemen. En bedank je mensen. Bedank ze voor de tijd die ze binnen jouw bedrijf hebben doorgebracht.”

In het kort

  • Het onboarding-programma is een warm welkom voor je nieuwe werknemers. De 3 fases zijn integratie, uitvoering en uitwisseling.
  • Hire slow, fire slow. Implementeer permanente evaluaties om de bad hires eruit te filteren.
  • Een referral programma stimuleert je werknemers om als ambassadeurs op zoek te gaan naar potentieel talent. Beloon ze eerlijk voor hun moeite.
  • Een offboarding-programma laat jouw werknemer vertrekken met een goed gevoel. Dit kan in 3 fases: de hand-over, de feedback-fase en een dankwoord van de CEO.