De interne communicatie zal in 2021 bij veel organisaties een pak hoger op de agenda staan dan tijdens de voorbije jaren. De pandemie heeft veel bedrijfsleiders immers doen inzien dat het een cruciale schakel is om te kunnen spreken van een efficiënte onderneming. Het is dan ook niet echt een verrassing dat uit onderzoek van Bepublic Group na de eerste lockdown blijkt dat vier op tien van de grote bedrijven de ambitie heeft om na de coronacrisis meer te investeren in hun interne communicatie.
Op basis van hun ervaringen tijdens de eerste lockdown zijn bedrijven opnieuw overtuigd van het belang van interne communicatie en van het feit dat dit de relatie met de medewerkers danig verbetert. Iets wat veel bedrijven al wisten, maar door de vele prioriteiten soms meer naar de achtergrond geschoven was.
Daarom blikken we even vooruit naar 2021. Daarbij baseren we ons op verschillende rapporten en onderzoek, waaronder het recente tweejaarlijkse trendrapport interne communicatie van het Nederlandse bureau Involve en het Vlaamse Vonk netwerk.
1. Interne communicatie draait (nog altijd) om persoonlijk contact
De rode draad is dat menselijk contact opnieuw helemaal terug is (van nooit helemaal weggeweest). Deze trend was begin 2020 al duidelijk, maar de coronacrisis heeft dit inzicht voor veel organisaties nog eens extra in de verf gezet.
Als we kijken naar de meest effectieve communicatiemiddelen volgens de IC-professional uit onderzoek van begin 2020 zijn de informatiesessies en interactieve bijeenkomst de twee belangrijkste middelen. Opvallend is dat zelfs in vergelijking met 2018 de informatiesessie nog belangrijker geworden is dan de interactieve bijeenkomst. Het verschil tussen deze twee middelen is de mate van interactie.
Zo blijkt dus dat de informatiesessie met minder interactie de voorbije jaren zelfs aan populariteit gewonnen heeft. Dat is niet onlogisch, we merkten in veel organisaties stilaan een ‘interactiemoeheid’. En zeker in crisistijden vinden medewerkers tijdige en correcte informatie belangrijker dan continue dialoog.
Mensen samenbrengen werkt, is de duidelijke boodschap. En dat verrast niet. Onderzoek van Elena Rocco (Michigan University) bevestigt dit. Zij deed uitgebreid onderzoek naar de impact van face-to-face samenwerkingen binnen organisaties. Uit haar onderzoek bleek duidelijk dat face-to-face teams het best presteerden.
Maar praktisch is het voor grote organisaties niet altijd haalbaar om alle medewerkers op één plaats te laten samenwerken. En daarvoor is het tweede inzicht uit het onderzoek van Rocco misschien nog interessanter… Want net na de face-to-face teams kwamen de teams op afstand die elkaar bij het begin van het project op een fysieke plaats ontmoet hadden en dus persoonlijk kennisgemaakt hadden. Een gezamenlijke kick-off waarbij iedereen zich op dezelfde plaats bevindt, blijkt een enorme meerwaarde te zijn. Een pleidooi dus voor persoonlijk contact waar interactiviteit een mooie bonus is, maar geen must.
2. Interne communicatie wordt fygitaal
Uit deze eerste trend zou je kunnen afleiden dat digitale communicatiekanalen geen meerwaarde meer hebben voor jouw communicatiemix. Dat klopt niet helemaal. Digitaal blijft belangrijk, maar het moet het persoonlijke contact gaan ondersteunen. En op die manier wordt interne communicatie fygitaal. Een samentrekking van de woorden fysiek en digitaal (credits aan Herman Konings voor de term). Een goed voorbeeld hiervan is het kanaal webinar dat in alle stilte aan belang won, nog voor er sprake was van de coronacrisis.
Digitaal blijft belangrijk, maar het moet het persoonlijke contact gaan ondersteunen. En op die manier wordt interne communicatie fygitaal
Ook deze trend is door COVID-19 alleen maar versterkt. We zijn ons door het voorbije coronajaar nog meer bewust van het belang van fysiek contact en overleg. Toch zal het ook na deze crisis niet altijd mogelijk zijn om iedereen altijd offline samen te brengen. Daarom wordt het uiterst belangrijk voor organisaties om het ‘informele te formaliseren’.
Wat we hiermee bedoelen? Tijdens het voorbije jaar met verplicht telewerk en dus ook vooral digitaal contact en dito overleg was één van de meest opvallende vaststellingen dat de ‘koffieklets aan het koffiemachine’ als eerste wegviel. Als werkgever zou je denken dat dit een goede zaak is en er minder tijd ‘verspild’ wordt. Maar het tegendeel is waar. De impact van deze informele momenten is erg hoog en zorgt voor een verhoogd gevoel van wellbeing én informatiedoorstroming binnen de organisatie.
Om die reden adviseren wij onze klanten om het informele te formaliseren en dus vaste momenten in te bouwen waar medewerkers digitaal kunnen bijpraten. Je hoeft deze momenten niet te verplichten, maar door aan te geven dat medewerkers hier tijd voor mogen vrijmaken en het geen probleem is dat er even informeel bijgepraat wordt, neem je de sociale druk weg om op elk ogenblik productief te zijn. Op deze manier het ‘informele formaliseren’ zal de verbondenheid van je medewerkers enkel doen toenemen.
3. Film en video blijven belangrijk
Film en video blijven aan belang winnen in de communicatiemix van interne communicatie. Net zoals bij externe communicatie is de rijkheid van de informatie via film en video nog altijd een erg belangrijk voordeel van dit kanaal. Zo zie je ook de lichaamstaal van de persoon die het vertelt en komt het persoonlijker over omdat het geen ‘droge’ mededeling is, maar een mens van vlees en bloed die je iets vertelt.
En die video hoeft helemaal niet hightech te zijn; basisvideo’s met de smartphone kunnen al een enorme meerwaarde zijn. Toch merken we dat het een stap is die veel organisaties nog altijd niet durven te zetten. Geheel onterecht want op een laagdrempelige manier kan je een grote impact krijgen.
Het is duidelijk dat na de coronacrisis de honger naar fysiek overleg heel groot zal zijn. Toch zal je in jouw communicatiemix een belangrijke plaats moeten blijven voorzien voor video’s en beelden. Want na de inhaalbeweging in onze honger naar fysiek overleg, zal er opnieuw vraag zijn naar video en bewegende beelden.
4. Wees je bewust van het ‘onderhuidse verhaal’
Natuurlijk staan we niet te springen voor verandering. En toch zijn de twee belangrijkste actuele thema’s op basis van onderzoek daar rechtstreeks aan gelinkt. Zo staat cultuurverandering op nummer één en een nieuwe strategie of koerswijziging op nummer twee. Wie zich wil aanpassen, moet zichzelf blijven en toch continu veranderen. Onder andere in het boek ‘De onsterfelijke onderneming’ van Fons Van Dyck komt dat mooi aan bod.
Wie zich wil aanpassen, moet zichzelf blijven en toch continu veranderen
Van Dyck noemt het één van de cruciale factoren om als bedrijf te kunnen overleven in disruptieve tijden. In totaal gaat het om vier factoren die hij beschrijft als het AGIL-paradigma waar bedrijven die erin slagen om zichzelf te overleven zich bewust aan houden. In dat AGIL-paradigma staat de vierde letter L voor ‘Latent pattern maintenance’. Hiermee duidt Fons Van Dyck op het belang van identiteit en cultuur van de onderneming die het ultieme kompas en onderhuidse bindmiddel zijn die verankerd zitten in een bedrijf.
Het voorbije jaar waren verschillende voorbeelden van bedrijven te vinden die daar consequent mee aan de slag gingen door extra aandacht te besteden aan de sfeer en cultuur binnen het bedrijf. Denk maar aan het initiatief van Teamleader dat aan de deur stond bij al zijn medewerkers om hen een hart onder de riem te steken en een persoonlijk praatje te maken met een warme koffie in de hand. Een klein gebaar dat onder de huid kruipt en op die manier extra in de verf zet dat de medewerkers cruciaal zijn voor het succes van bedrijf. Maar ook in andere organisaties wordt er tijdens de coronacrisis actief ingezet op de bedrijfscultuur.
