De werkplek is dan wel veranderd, maar de (mensgerichte) werkplekstrategie bleef achterwege

“We hebben twee jaar digitale transformatie gezien in twee maanden tijd,” zei Microsoft-topman Satya Nadella tijdens een conferentie in april. En inderdaad, corona heeft de digitalisering in een stroomversnelling gebracht, vooral in de werkplek. Uit een recent rapport over Intelligent Workplace van NTT Ltd. blijkt dat 32,5% van de Belgische organisaties nooit meer terug wil naar het pre-COVID model. Toch is de transformatie naar het nieuwe werken nog lang niet voltooid. Want de werkplek mag dan wel veranderd zijn, maar de werkplekstrategie bleef achterwege. Tijd om dat aan te pakken.

Op 18 maart was het alle hens aan dek. Nadat de overheid een lockdown in het land aankondigde, moesten bedrijven van de ene dag op de andere overschakelen naar remote work. En dat lukte ook min of meer. Dankzij digitale oplossingen konden veel organisaties hun medewerkers van thuis uit laten werken en de bedrijfscontinuïteit garanderen. Vergaderen werd ‘Zoomen’ en afterworkdrinks werden ‘digiborrels’. Maar die plotse verandering bracht ook nieuwe uitdagingen met zich mee.

Hoe kunnen bedrijven werknemers op afstand motiveren om elke dag het beste van zichzelf te geven? Nu we de eerste stap richting digitale transformatie hebben gezet, is het tijd om bij die vraag stil te staan. Als bedrijven agile willen zijn en mee willen gaan in 'het nieuwe normaal’, moeten ze nadenken over hoe ze in de toekomst zullen omgaan met hun belangrijkste resource: de mensen. En dat gaat niet alleen over de juiste tools, maar ook over werkplekbeleid en bedrijfscultuur.

People-centric werkplekstrategie

Bedrijven moeten hun werkplek aanpassen aan de realiteit van vandaag. En dat betekent eerst en vooral dat ze anders moeten gaan nadenken over werk. Vroeger was de werkplek een fysiek kantoor, maar de coronacrisis heeft die verhoudingen radicaal dooreengeschud. Werk is niet langer verbonden aan één specifieke fysieke ruimte, maar speelt zich af waar je werknemers zijn. Vandaag zijn de werkplek de mensen. Dat is de belangrijkste les die we uit de lockdown moeten trekken.

Een nieuwe werkplekstrategie die gericht is op de werknemer is daarom prioritair. Ook bedrijven lijken dat te beseffen. In het 2020 Intelligent Workplace Report van NTT Ltd. zegt 86,6% van de organisaties dat de werkplek van de toekomst zal worden ontworpen voor ‘employee enablement’. Een people-centric werkplekbeleid is een belangrijke opdracht voor bedrijven vandaag. Thuis, op kantoor of hybride? Laat werknemers zelf kiezen hoe en waar ze werken. En geef ze de juiste tools om dat te doen.

Kantoor als sociale ruimte

Een nieuwe werkplekstrategie gaat ook over het gebruik van je fysieke werkruimte. En als de coronacrisis één ding heeft duidelijk gemaakt, is het dat het kantoorleven van vroeger nooit meer terugkomt. De distributed workforce is een blijver. Mensen zullen in de toekomst deels op kantoor, deels van thuis uit werken. En dat heeft consequenties voor de manier waarop bedrijven hun kantoor inrichten.

34,4 procent van de bedrijven geeft vandaag aan dat ze hun kantoorruimte willen inperken, terwijl bijna een kwart net meer plaats wil creëren. Groter of kleiner, duidelijk is dat bedrijven nu moeten nadenken over de toekomst van hun fysiek kantoor. En daarbij staat het doel centraal. Omdat er minder mensen op kantoor gaan werken, zal die plek een andere functie krijgen. Individuele werkplekken zullen verminderen. Het kantoor zal een creatieve, sociale ruimte worden waar mensen kunnen samenwerken.

HR-beleid naar de toekomst trekken

Meer telewerk heeft ook grote gevolgen voor het HR-beleid. Gedaan met de werkgever die als big brother over je schouders kijkt. Vertrouwen en autonomie voeren de boventoon in het nieuwe normaal. In de toekomst zullen werknemers zelf hun werk kunnen inrichten op basis van hun individuele voorkeuren.

Maar meer autonomie betekent niet dat je de teugels compleet moet laten vieren. Uit verschillende studies is gebleken dat thuiswerkers minder pauze nemen en minder snel ‘uitschakelen’. Om burn-outs te voorkomen is ook monitoring essentieel. In de toekomst zal het dus belangrijker worden om werknemers op afstand te omkaderen en te begeleiden bij de manier waarop ze hun werk inrichten.

Veilige en efficiënte IT

Ten slotte zullen bedrijven ook hun IT-beleid moeten herdenken. Nu werknemers meer van thuis uit werken, zijn efficiëntie en veiligheid nog belangrijker geworden. Toch heeft minder dan een derde van de organisaties zijn IT-beleid gewijzigd om medewerkers te helpen bij een nieuw operationeel model. Eerst en vooral is er een overbeschikbaarheid van tools voor werknemers een uitdaging. Werknemers delen en creëren data over verschillende platforms, van Microsoft Teams tot mailapplicaties en contentmanagementsystemen. Zo raakt het overzicht zoek. Bedrijven zullen beter moeten nadenken over workflows om die wildgroei aan platformen beheersbaar te maken.

En natuurlijk speelt ook veiligheid een rol. Nu werknemers massaal van thuis uit werken, moet ook de IT-policy herschreven worden. Mogen werknemers jouw applicaties downloaden op hun privétoestel? Ga je multifactorauthenticatie installeren om hackers te weren? Het zijn allemaal zaken die bedrijven vandaag moeten herbekijken. Hackers hebben zich al aangepast aan de realiteit van het nieuwe werken, maar hoe zit het met je bedrijf?

Unieke opportuniteit

Bedrijven en werknemers die willen bloeien in dit nieuwe normaal staan nu voor de unieke kans om hun manier van werken te herdenken. Door de handen in elkaar te slaan en samen een werkplekbeleid te ontwerpen dat voor iedereen werkt, kunnen we van deze crisis een opportuniteit maken.

Nogmaals: de werkplek is veranderd, maar de werkplekstrategie bleef achterwege. Tijd om daar verandering in te brengen.