Disruptieve gebeurtenissen zoals de huidige pandemie zetten organisaties onder grote druk. De oplossingen die je vandaag kiest om met die druk om te gaan, zijn bepalend voor het succes van morgen en kunnen het leven van je werknemers ook op langere termijn op een positieve manier beïnvloeden. Alles wat je nodig hebt, zijn IDEAS.
Werken zonder je collega’s fysiek te ontmoeten: dat valt lang niet mee - zeker niet als je net aan een nieuwe baan begint. Voor veel mensen is dat een realiteit geweest in 2020. Toch bleek werken van thuis niet alleen negatief. Het heeft werknemers en organisaties ook geholpen op een andere manier te kijken naar werk en hoe wij daar als mensen mee omgaan. Veel van de inzichten die we daarbij hebben opgedaan, leiden tot blijvende positieve veranderingen, ook als we straks corona achter ons hebben gelaten.
Werk is heel persoonlijk
Ik ben zelf in september aangetreden in mijn nieuwe functie en heb direct mogen ervaren hoe belangrijk, maar ook hoe fijn het is als een werkgever echt zijn best doet om er te zijn voor haar werknemers. Tijdens de pandemie werd in mijn organisatie vanaf dag één regelmatig persoonlijk contact gezocht om te zien of alles naar wens en in orde was - niet alleen met mij in mijn nieuwe positie, maar met alle werknemers. Die betrokkenheid is één van de dingen waarvan ik hoop dat ze niet verdwijnen. In mijn eigen organisatie kan ik daar zelf voor zorgen, maar ik denk dat bij veel ondernemingen de waarde van persoonlijke interesse op dit moment sterk gevoeld wordt. Steeds meer leidinggevenden realiseren zich dat dat bewaard moet blijven.
Een ander leerpunt ligt op het gebied van een goede werkbalans. Dat gaat niet alleen over werk en privé, maar ook over evenwicht tussen geschikte werkvormen voor bepaalde taken. Voor sommigen is thuiswerken een uitkomst die in de privésfeer grote verlichting kan brengen. Anderen kunnen dan weer juist niet wachten om zo snel mogelijk terug naar kantoor te gaan. Interactie met collega’s kan nu eenmaal niet volledig worden ondervangen met videoconferencing en social media: snel een korte vraag stellen of even stoom afblazen over een werkgerelateerd probleem werkt vaak beter als het spontaan en direct gebeurt.
Verschillende behoeftes
Richting de toekomst wordt duidelijk dat het verstandig is met die verschillende behoeftes rekening te houden. De één functioneert beter als er veel ruimte is om werk en privé flexibel in elkaar te laten overvloeien - de ander gedijt juist uitstekend als er een duidelijke scheiding is.
Iets vergelijkbaars geldt voor werkvormen: voor sommige taken, bijvoorbeeld als iemand zich over een langere periode moet concentreren op één specifieke opdracht, is het goed als iemand zich kan afzonderen. Voor de ene betekent dat thuiswerken, voor de andere misschien juist een rustige werkruimte op kantoor.
Maar op andere momenten kan het net goed zijn een creatieve omgeving op te zoeken waar veel samenwerking mogelijk is met collega’s van verschillende afdelingen en met andere achtergronden.
De kracht van IDEAS
Door de coronacrisis is iedereen op zoek gegaan naar werkvormen die ons ook onder nieuwe en ingewikkelde werkomstandigheden productief laten zijn. De ene organisatie bleek daar beter en flexibeler mee om te kunnen gaan dan de andere. De meest succesvolle oplossing ligt in een cocktail van uitgangspunten die mijn eigen organisatie samenvat als IDEAS: Inclusiviteit, Digitalisering, Ervaringen, Agile en Skills.
Cruciaal is dat we ons meer bewust worden van hoe verschillende types mensen op andere manieren en momenten het beste uit zichzelf halen. Als organisatie wil je het talent van al je mensen zo goed mogelijk benutten. Dat werkt alleen als je onder ogen ziet dat verschillende talenten onder verschillende omstandigheden tot wasdom komen.
Door dat goed aan te pakken, creëer je inclusiviteit: een organisatie die de juiste werkomstandigheden weet te scheppen voor elk type werknemer en elke soort taak, in plaats van te eisen dat ieder mens zich maar conformeert aan één rigide werkmethode.
Dat klinkt eenvoudiger dan het is. In kleine organisaties is het relatief gemakkelijk om alle medewerkers persoonlijk te kennen en op te volgen. Veel kmo’s worstelen met het idee dat individuele medewerkers nummers worden naarmate de organisatie verder groeit. Maar dat hoeft niet zo te zijn.
Beschikbare technologie
Het grote voordeel dat ook kleinere organisaties tegenwoordig hebben, is dat er technologie ter beschikking staat die ons helpt medewerkers veel persoonlijker te benaderen. Dat geldt voor de tools die ons nu toestaan op afstand samen te werken, maar ook voor moderne digitale oplossingen voor HR, waarin talent en de ontwikkeling van dat talent gevolgd kan worden.
Data-analyse maakt het mogelijk in kaart te brengen hoe het je personeel vergaat, zodat je niet alleen een carrière beter kunt begeleiden, maar ook in gesprek kunt gaan als je ziet dat iemand niet optimaal functioneert.
Een organisatie is maar zo wendbaar als haar werknemers
Kunnen volgen hoe je mensen hun werk ervaren, ook als je organisatie groeit of als je mensen minder vaak op kantoor zijn, is essentieel. Op mijn werk vragen we onze mensen bijvoorbeeld regelmatig hoe het met ze gaat. Het hele bedrijf krijgt op ‘Feedback Friday’ een onderzoek voorgelegd dat rechtstreeks terugkoppelt naar ons HR-systeem.
Zo krijgen onze managers inzicht in wat ze moeten doen om hun teams te motiveren en waar ze mogelijk moeten ingrijpen. De waarde van die informatie is alleen maar groter gebleken nu de afstand tot onze werknemers door de pandemie letterlijk groter is geworden.
Inzetten op beweging
Een ander voordeel van dergelijke informatie is dat het inzicht geeft in de samenstelling van de teams en de vaardigheden die je nodig hebt om ze optimaal te laten functioneren. De pandemie heeft laten zien dat we soms snel moeten kunnen schakelen om veranderingen op te vangen. Maar een organisatie is zo wendbaar (‘agile’) als haar werknemers. Goed inzicht in de beschikbare talenten betekent ook dat je snel kunt besluiten waar bepaalde mensen het best tot hun recht komen, of dat wellicht gericht gezocht moet worden naar nieuw talent.
Een organisatie die de juiste skills op het juiste moment en de juiste plaats weet in te zetten, kan elke disruptie de baas
Inzicht maakt agile: de beslissing om bepaalde taken wellicht te automatiseren, of personeel te laten omscholen (en wie daar dan voor in aanmerking komt), kun je alleen goed en snel nemen als je de juiste data voorhanden hebt om zo’n besluit op te baseren.
Inclusiviteit, Digitalisering, Ervaringen en Agile: samen vormen ze een IDEA. Om te voorkomen dat het bij één idee blijft, is het tot slot zaak dat we ons richten op Skills. Een organisatie die de juiste skills op het juiste moment en de juiste plaats weet in te zetten, kan elke disruptie de baas. Maar dat lukt alleen als we oog hebben voor inclusiviteit, als we digitale tools inzetten die ons de juiste inzichten geven, als we rekening houden met de ervaringen van onze werknemers, en als we een agile organisatie creëren waarin we altijd weten hoe we de juiste skills kunnen vinden en inzetten om een nieuw initiatief of innovatie tot een succes te maken.
Ruimte creëren
IDEAS geven organisaties zo de kans een omgeving te scheppen waarin mensen hun talenten optimaal tot hun recht laten komen. Een omgeving waar werknemers zich niet hoeven aan te passen aan het werk, maar waar het werk zich aanpast aan de omstandigheden.
De hoogste productiviteit ontstaat als mensen de ruimte krijgen om hun werk zo in te richten dat ze zich optimaal kunnen concentreren en samenwerking kunnen zoeken waar en wanneer dat nodig is. Wie nu de moeite neemt om zijn organisatie volgens deze uitgangspunten in te richten, zal daar ook lang na de coronacrisis nog plezier aan beleven.
