Nooit meer te druk, hoe doe je dat?

Alsmaar meer bedrijven hebben te kampen met te hoge werkdruk en verlaagde productiviteit. Volgens Brits bedrijfspsycholoog Tony Crabbe is een groot deel van die werkdruk te wijten aan verkeerd zelfmanagement. “We proberen zoveel mogelijk te doen, op zo weinig mogelijk tijd, maar uiteindelijk hebben we het daardoor niet minder druk”. Wat moeten we dan wel doen? Tony geeft 4 tips om het ‘nooit meer te druk’ te hebben:
 

Al sinds 2014 pleit bedrijfspsycholoog en auteur Tony Crabbe voor een hervorming van de manier waarop we onze tijd en werk indelen. In zijn boek ‘Nooit meer te druk’ heeft hij het over praktische tips en inzichten om het minder druk te krijgen en beter om te gaan met informatieverwerking. Zijn visie is een duidelijke tegenreactie op de vele boeken en goeroes over timemanagement. 

#1 Stop met de tijd te verdelen

Wie zich continu een horloge onder de neus drukt, is zich meer bewust van de tijd. Meer doen in minder tijd, is niet hetzelfde als effectiever werken. Volgens Tony loop je dan meer kans om naar huis te gaan met stress. Wanneer je de tijd te strak indeelt, dan blijft er aan het eind van de dag enkel een stapel onafgewerkte dossiers en een gevoel van onbehagen over. Tony Crabbe zijn ‘busyness’-aanpak gaat hiermee regelrecht in tegen wat de vele auteurs in boeken over timemanagement schrijven. Volgens hem is timemanagement niet meer dan een manier om meer te doen in minder tijd, maar minder druk krijg je er niet van.

“Tijdsdruk maakt mensen minder creatief en ook minder goed in het oplossen van problemen"

#2 Stuur de aandacht, niet de tijd

De bedrijfspsycholoog vergelijkt onze aanwezigheid op het werk met die van een surfer op het water. Surfers krijgen de hele tijd meerdere golven aangeboden, maar ze kiezen zelf de ‘beste’ golf waarop ze willen surfen. Zo werkt het volgens hem ook op het werk. Werknemers krijgen een tsunami aan informatie die ze moeten verwerken. Wanneer ze echter zelf de controle bewaren over welke informatie ze wensen te behandelen en welke niet (meteen), dan is het resultaat daarvan minder stress.

Maar niet enkel de controle over welke informatie je kiest, speelt een rol. Ook hoe vaak je de aandacht verwisselt is van belang. Net zoals de surfer ervoor kiest om de golf volledig uit te surfen tot het eind, zegt Tony Crabbe dat we op het werk ook ervoor moeten zorgen dat we elke handeling zorgvuldig afwerken. Pas daarna mogen we de aandacht verplaatsen. Om de paar minuten je mail checken is dus een no-go. Kies in de plaats voor één of twee keer per dag.

“Focussen op waar je mee bezig bent is essentieel om een stressgevoel te voorkomen.

En dat gaat niet als je multitaskt.”

#3 Stel échte prioriteiten

WebTomorrow-spreker Tony Crabbe gelooft niet in to-do-lijsten. Integendeel: hij vindt ze nutteloos. To-do-lijsten zijn voor hem niet meer dan een middel om zaken die je anders zou vergeten op te lijsten. Maar volgens hem is dat een voordeel, want het brein vergeet sneller wat niet belangrijk is. Dus doet je brein in feite al een natuurlijke filter in je prioriteiten. 

Tony gelooft dan weer wel dat je elke ochtend 2 à 3 zaken die je absoluut wil realiseren moet formuleren. Hoe en wanneer je die zaken dan realiseert, laat je over aan het verloop van de dag. Heb je bijvoorbeeld nog 10 minuten extra nodig om een artikel te schrijven, doet dat dan ook! Op die manier loopt je niet het risico dat je tijdens dat je bezig bent met een volgende taak continu nadenkt over hoeveel werk je nog had met dat andere artikel.

“Je moet eerst de dingen doen die belangrijk voor je zijn, daarna moet je 

pas kijken hoe je er qua tijd mee omgaat.”

#4 Kies voor minder en kortere meetings

Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde tijdsduur van een vergadering een half uur tot een uur is. De vraag is of al die meetings wel nodig zijn en of ze daadwerkelijk zolang hoeven te duren. Volgens Tony Crabbe kunnen heel wat meetings gereduceerd worden tot 7 à 8 minuten. Hij vindt het dan ook belangrijk dat elke meeting met de nodige creativiteit wordt benaderd. Dankzij die nieuwe manier van vergaderen wordt het leuker en interessanter.

Als je trouwens veel meetings na elkaar hebt op één dag, dan wordt je met elke nieuwe vergadering steeds minder productief. Om ervoor te zorgen dat je aandacht bij de nieuwe meeting is, dan overloop je na elke vergadering best de key points en sluit je daarna af. Op die manier loop je niet het risico dat de aandacht nog is bij de onderwerpen uit een vorige vergadering.

Ga jij akkoord met de visie van Crabbe, of blijf je toch verknocht aan je to-do-lijstje? Op WebTomorrow heeft hij nog meer tips tijdens zijn talk 'Busyness, because busy is for losers". Bekijk hier nog eens het volledige programma. Tickets koop je hier.