Hoe deze Vlaamse start-up er voor zorgt dat de boodschap digitaal aankomt én blijft hangen

Te veraf van het projectiescherm om de slides goed te kunnen lezen. Iemand voor jou in de zaal die het zicht blokkeert. Heel veel informatie op een slide en onvoldoende tijd om alles in detail te bekijken. We kennen allemaal de frustratie tijdens de meeste seminaries of opleidingen. Crowdbeamer, een presentatiesysteem dat het mogelijk maakt om gelijktijdig op de verschillende persoonlijke toestellen van de deelnemers te projecteren, elimineert die euvels en versterkt zo de boodschap. Bedenkers Peter Ryckaert en Hans Romaen lichten toe.

Het idee voor crowdbeamer ontstond bij de bedenkers uit de vaststelling dat er bij het geven van een presentatie een kloof ontstaan was bij het real-time overbrengen van informatie. Tot enkele jaren geleden maakte men bij conferenties en seminaries op voorhand heuse syllabi of hand-outs van de PowerPoint-slides beschikbaar, die vaak tientallen pagina’s telden. Daarop konden deelnemers heel gemakkelijk de presentaties of lezingen volgen en desgewenst aantekeningen maken. “Maar dat uitprinten gebeurt de laatste jaren niet meer, omwille van de workload en uiteraard de milieu-impact”, gaat Hans Romaen verder.

“Hierdoor konden deelnemers niet meer rechtstreeks noteren op die slides, maar moesten ze de presentatie digitaal op een scherm volgen én notities maken op een aparte blocnote. Dat zorgde dus voor een kloof tussen digitaal en papier en bijgevolg voor een negatieve impact op de value van de presentatie. Bijzonder vreemde vaststelling, aangezien er nog geen goed alternatief bleek voor papieren handouts, maar dat iedereen tijdens meetings wel een smartphone of tablet bij de hand heeft. Die kloof wilden we met crowdbeamer dichten door mobiele devices in te zetten, en gaandeweg zijn daarbij andere voordelen bij aan het licht gekomen.”

Marketingdoeleinden

Het meest dankbare voordeel bleek zich op het vlak van marketing te bevinden. Want waarom organiseert iemand een seminarie of conferentie? Veelal om een nieuw product of innovatieve dienst in de kijker te plaatsen, of om informatie te delen met geïnteresseerden in de hoop dat die met die boodschap actief aan de slag gaan. “Maar hoe gaat het in de praktijk? De organisator verzekert na afloop dat hij de presentatie via email door zal sturen of downloadable ter beschikking zal stellen. Maar wanneer de deelnemers die ontvangen zijn ze meestal al druk in de weer met andere zaken, of zien ze op tegen het doorbladeren van de vele slides om terug te vinden wat hen echt interesseert”, aldus Peter Ryckaert.

“Bovendien is er weer die kloof tussen dat digitale materiaal en de papieren notities, die intussen misschien ook al verloren zijn gegaan. Kortom, zo wordt de impact van de boodschap gereduceerd. Met crowdbeamer ontvangen de deelnemers de boodschap in hoge kwaliteit rechtstreeks op hun eigen toestel en kunnen ze er digitaal notities en ideeën bijvoegen. Ze kunnen die slides ook vanuit de app exporteren in PDF of JPEG, en delen met anderen. Onze ervaring leert dat mensen thuis of op kantoor die slides effectief gaan raadplegen en gebruiken, wat de impact van de boodschap langer doet nazinderen. We zijn trouwens van plan om te kijken of die impact meetbaar is, bijvoorbeeld door dat te testen in een studentengroep.”

Visueel contact

Eén ding is zeker: door crowdbeamer komt nu ook het publiek centraal te staan bij de informatieoverdracht, en niet enkel de spreker. “Die stap was wel nodig, want er bestaan vandaag heel veel audiovisuele tools die het de spreker gemakkelijker maken: headsets, wireless presentation systemen, laserpennen, noem maar op. Maar er zijn heel weinig of zelfs geen toepassingen die waarde creëren voor de deelnemer. Integendeel, door het wegvallen van die papieren presentatie is het nog moeilijker geworden: ze moeten nu actief achter die digitale presentatie aangaan en opnieuw tijd investeren als ze die achteraf nog willen raadplegen.”

Momenteel werkt het crowdbeamer team ook aan enkele interessante uitbreidingen. “Bijvoorbeeld Ask the Speaker, de mogelijkheid om vragen te formuleren aan de spreker, die dan op diens scherm verschijnen en waarop hij kan kiezen om die al dan niet te beantwoorden. Die ontwikkeling doen we op algemeen verzoek, want zoals iedereen weet, zijn er altijd mensen die in een publiek niet luidop een vraag durven stellen. Een andere nieuwigheid die bij velen hoog op de prioriteitenlijst staat is Voting, waarbij deelnemers rechtstreeks kunnen stemmen over een bepaald voorstel. Dergelijke uitbreidingen zullen via updates ter beschikking gesteld worden, en kunnen een presentatie nog interactiever maken.”

Crowdbeamer, ontwikkeld door Hans Romaen en Peter Ryckaert, en getest en gevalideerd in het technologielab van IMEC, werkt die pijnpunten weg zodat de boodschap sterker binnenkomt. “Via ons systeem wordt de scherminhoud namelijk in real time op de draagbare toestellen van de deelnemers geprojecteerd”, licht Peter Ryckaert toe. “Met zo’n tool kunnen deelnemers gemakkelijk snapshots nemen, live in- en uitzoomen, notities toevoegen en het geheel exporteren als gepersonaliseerde hand-outs, enzovoort. Na afloop van de presentatie, meeting of training hebben ze dus alle informatie letterlijk bij de hand en nemen ze die mee naar huis. En wordt de impact van het gezegde en getoonde veel groter.”

Op alle mogelijke locaties

Aangezien er geen internetverbinding nodig is omdat de personal devices en crowdbeamer samen onderling een netwerk vormen én omdat crowdbeamer op batterijen draait, kan de presentatie in principe overal plaatsvinden. Niet alleen voor marketeers maar ook voor zaakvoerders opent crowdbeamer nieuwe perspectieven om op een creatieve manier om te gaan met waar men de presentatie laat doorgaan. Tot in een trein of bus, of – bijvoorbeeld bij de voorstelling van een nieuwe machine – op de bedrijfsvloer toe. Enige voorwaarde is dat de draagbare devices met crowdbeamer geconnecteerd zijn.

Of op die manier het visueel contact tussen spreker en publiek niet verloren gaat? “Integendeel: de spreker krijgt nu de aandacht die anders naar het scherm zou gaan. Dat geeft meer oogcontact én interactie. Pas wanneer de spreker wijst op een slide, zullen de deelnemers misschien even kort naar het scherm van hun device kijken om die te checken, en dan vervolgens weer hun aandacht op de spreker vestigen”, aldus Ryckaert.

Overweldigende respons

Momenteel zijn de bedenkers ook in gesprek met de Europese vereniging van blinden en slechtzienden. “We merkten dat er in de markt nog maar weinig oplossingen waren voor slechtzienden. Ons systeem maakt het mogelijk om in te zoomen op al het presentatiemateriaal, waardoor slechtzienden gemakkelijker presentaties kunnen volgen. Op die manier kunnen we ook een maatschappelijke en sociale meerwaarde bieden”, vertelt Hans Romaen. “Zo heeft de NRIB, de National Royal Institute for the Blind in Londen, al experimenten gedaan tijdens een achttal seminaries. Met overweldigende respons van de deelnemers.”

Die respons en de verschillende troeven zorgen er ook voor dat crowdbeamer de ene na de andere award binnenrijft. Vinden de bedenkers die erkenning belangrijk, of eerder bijkomstig? “Onze AV Award in Londen was wel de mooiste”, geeft Ryckaert toe, “omdat die door een professionele, onafhankelijke jury van specialisten op ons domein werd uitgereikt. Veel van die awards zijn vaak gekoppeld aan sponsoring, maar bij deze dus niet. Bovendien moesten we het in onze categorie Audio and Video Processing and Distribution Product of the Year opnemen tegen ijzersterke concurrenten. Dus ja, dat gaf wel voldoening, ook al omdat het een mooie, internationale erkenning vormde voor onze Vlaamse toptechnologie.”

Wil jij ook een publiek die je boodschap meteen begrijpt? Probeer crowdbeamer dan nu 14 dagen gratis, en ontdek de nieuwe manier van presenteren!