Klaar om de kantoordeur dicht te trekken na een vermoeiende maar productieve werkdag, en dan beseffen dat je de hele dag opnieuw moet reconstrueren op je timesheets. Herkenbaar? Bij het Nederlandse digital agency Wirelab alleszins wel. Het bedrijf ontwikkelde daarom zelf Teamtracker, een Teamleader CRM-integratie die realtime bijhoudt hoeveel tijd je aan elk project spendeert. “De tijdsregistratie geeft inzicht, is betrouwbaar en haalt je niet meer uit je flow”, zegt Tessa Nijmeijer, Head of Marketing bij Wirelab.
Weinig mensen houden goedgemutst hun timesheets bij, vaak is het een verplicht nummer. Het netjes bijhouden van de timesheets is een must, maar ook een afleiding. De handmatige vorm van tijdsregistratie haalt je al snel uit je workflow. Daarom zijn er heel veel medewerkers die hun uren pas aan het einde van de dag of - voor de diehards - zelfs aan het einde van de week invullen. Maar de kans is hierdoor groot dat je vergeten bent hoeveel tijd je aan welk project van welke klant hebt besteed. Hier een uurtje bij, daar een uurtje bij.
Dat was bij het Nederlandse digital agency Wirelab niet anders, vertelt Head of Marketing Tessa Nijmeijer. “Onze projectmanager werd er gek van. Hij begon elke week onze teammeeting met de smeekbede om alstublieft onze timesheets fatsoenlijk bij te houden. (lacht) Op de duur is hij al grappend gaan namen en shamen, en is hij lijsten rond gaan mailen met wie welk percentage van zijn timesheets al dan niet ingevuld had.”
Ballpark wordt betrouwbaar
Zo kwamen ze bij Wirelab op het idee om zelf een tool te ontwikkelen om de tijdsregistratie efficiënter én accurater te maken: Teamtracker. Om de tool te ontwikkelen en te lanceren, vatte Wirelab het op als een soort van spin-off van hun digital agency. Als een echte start-up, met een eigen strategie en een eigen businessmodel. Eerst werd de tool intern getest, sinds mei is hij live.
"Door Teamtracker kunnen we intern alles beter plannen en tegelijk de klanten inzicht geven in de tijd die we aan hun projecten besteden. Dit alles versterkt de relatie en de vertrouwensband"
De projectmanager van Wirelab is nu al een tevreden man, merkt Tessa Nijmeijer. “We vloekten wel op onze timesheets, maar ze spelen natuurlijk een bijzonder belangrijke rol binnen een agency. We werken meestal voor verschillende klanten en verschillende projecten tegelijk. Dan is het belangrijk om een correcte kijk te krijgen op ieders workload en workflow. Aan welke projecten besteden we meer tijd dan ingecalculeerd is? Hoeveel ruimte is er voor bijkomende klanten en projecten? Die analyse kan je niet met de natte vinger maken, je moet kunnen rekenen op data. "Aan de hand van de geregistreerde uren evalueren we projecten om toekomstige vervolgens weer nauwkeuriger in te kunnen schatten. Dankzij Teamtracker is de tijdsregistratie nu up-to-date, en veel betrouwbaarder dan voordien.”
Kantoor Wirelab
“Als we bijvoorbeeld een website bouwen voor een klant moeten we op voorhand een inschatting maken van het aantal uren dat we daarvoor nodig hebben. Vroeger plakten we daar dan ballpark een cijfer op, nu kunnen we gedetailleerd nagaan hoeveel tijd we aan gelijkaardige projecten hebben gespendeerd. We scheuren onze broek niet aan opdrachten die meer tijd vragen dan begroot, en we moeten ook niet halverwege naar de klant stappen om budgetten te heronderhandelen. We kunnen het werk intern veel beter plannen met Teamtracker, en klanten krijgen ook meer inzicht in de tijd die we aan hen spenderen en de kosten die we voor hen maken. Dat versterkt dan weer die relatie en die vertrouwensband.”
Nooit uit je flow
Het principe van Teamtracker is eenvoudig, legt developer Dominique Netters uit. “Aan de hand van een timer wordt de tijd die je aan een klant of project besteedt automatisch bijgehouden. Het klokje loopt mee terwijl je aan een project werkt. Zo hoef je je timesheets niet meer achteraf in te vullen, en blijf je in je flow. De registratie gebeurt niet alleen sneller en efficiënter, maar ook veel preciezer en betrouwbaarder.”
“We werkten al met Teamleader, en we zijn ook bijzonder tevreden over alle mogelijkheden die de software ons biedt, maar de real time tijdsregistratie – het klokje – bestond alleen maar als Chrome-extensie. Verbonden aan je browser. Dat was niet soepel voor ons. Met Teamtracker kan je vanaf je desktop tijd registreren en hoef je de CRM van Teamleader niet meer te openen.”
Prioriteit voor Teamleader
Wirelab bouwde Teamtracker helemaal zelf, maar kon wel terugvallen op de support van Teamleader, benadrukt developer Dominique Netters. “Teamleader heeft de API’s ter beschikking gesteld, wij hebben daarop ingehaakt. Het developen van Teamtracker gebeurde volledig bij ons. Maar als we technische info nodig hadden of andere vragen, kregen we heel snel antwoord van Teamleader. We hadden voortdurend het gevoel dat Teamtracker ook voor hen een prioriteit was.”
"Na de gratis testperiode van 14 dagen koopt 20 procent van de gebruikers Teamtracker aan. Dat is een bijzonder hoog conversiecijfer"
Op de Marketplace van Teamleader is Teamtracker alvast een hit. “Na de gratis testperiode van 14 dagen koopt 20 procent van de gebruikers Teamtracker aan. Dat is een bijzonder hoog conversiecijfer”, beseft Dominique Netters. “Er is voorlopig alleen een Engelstalige versie van Teamtracker, maar er wordt hard gewerkt aan een vertaling naar het Nederlands. Daarnaast bekijken we ook de optie van een vertaling naar het Duits, Duitsland is voor Teamleader immers een belangrijke, groeiende markt.”
Experimenteren met offline tijdsregistratie
Op beurzen in Utrecht en Gent experimenteerde Teamtracker ook met een fysieke versie van de tijdsregistratietool: een kubus die je, naargelang het project waar je aan werkt, op de juiste kant draait en je werktijd begint te registreren. “Die eerste versie was natuurlijk een beetje een gimmick om bezoekers naar onze stand te lokken. Maar het succes heeft ons aan het denken gezet. Als we het concept verder verfijnen, is het mogelijk om niet alleen digitaal maar ook fysiek aan tijdsregistratie te doen. De kubus is dan verbonden met de online tool. Voor mensen die blijven worstelen met hun timesheets kan zo’n fysiek product een echte meerwaarde betekenen.”
In afwachting van de kubus heeft Teamtracker alvast voor een kleine revolutie gezorgd bij Wirelab, stelt Tessa Nijmeijer vast. “Vroeger zaten we onder elkaar vaak te foeteren op onze timesheets. Nu is het tijdens de lunch gewoon geen onderwerp meer, ze komen zelfs niet meer ter sprake. De tijdsregistratie is op heel korte tijd een reflex geworden, een tweede natuur. Teamtracker heeft ons inzichten gegeven die bijdragen aan de kwaliteit van ons werk, en die ons toelaten om onze workflow nog beter te plannen. En onze projectmanager hoeft nooit meer te mailen (lacht).”
Wil je zelf ook je tijd registreren met Teamtracker en Teamleader? Vraag een gratis trial aan, en probeer de integratie 14 dagen lang kosteloos uit!
