Vandaag kan je als bedrijf niet meer werken volgens de processen van gisteren. Om je medewerkers betrokken én je klanten tevreden te houden, is een nieuwe benadering nodig. Digiti, het Kempische agency en levenswerk van Derek Dendievel, beseft dat maar al te goed. Het bedrijf dat sinds 2002 uitgroeide tot een volwaardige digitale speler werkt sinds 2015 met zelfsturende teams. Hoe het dat aanpakte, welke uitdagingen erbij kwamen kijken en op welke manier het voor succes zorgde? Dat vernemen we van Derek Dendievel, CEO Van het groeibedrijf Digiti

Uitdagende sprong in het onbekende

Elk jaar brengen de zogeheten ‘Digitisten’ de groeistrategie in kaart. In 2014 werd voor het eerst het idee van zelfsturende teams aangekaart, dat niet veel later werd geïmplementeerd. “Ik geloofde dat het dé manier was om de hiërarchie te verkleinen en tegelijk meer ondernemerschap in het bedrijf te creëren”, knikt Dendievel. “Dat intrapreneurship en die zin voor initiatief en verantwoordelijkheid vormen echt wel de kern van Digiti. In die context geloven we in dit bedrijf niet enkel in collectieve groei, maar zetten we ook hard in op de individuele ontwikkeling van ieder van onze medewerkers. Tegelijk voelde ik dat zelfsturende teams ons zouden kunnen helpen om sneller te schakelen. Vandaag krikt het absoluut de snelheid op waarmee we de projecten volbrengen.”

"De vorige manier van werken verliep stug, dus besloten we als bedrijf te kijken hoe het beter kon"

Toch gebeurde de introductie van zelfsturende teams binnen Digiti niet zonder slag of stoot. “In het begin voelt zoiets natuurlijk onwennig aan”, vertelt hij. “De omschakeling was redelijk groot, en dat voelden de Digitisten. Ik herinner me nog goed hoe we het oude Digiti hebben begraven door middel van een echte uitvaart met bijbehorende doodskist. Nadien werden de teams voorgesteld. Alleen stelden we in het prille begin van deze manier van werken de teams samen op basis van de beschikbaarheid van de medewerkers. Dat verliep stug en zorgde voor veel stress. Omdat we als bedrijf gericht zijn op zelfverbetering, besloten we te evalueren hoe het beter kon.”

Tribes & guilds: een nieuwe, productieve manier van werken

Als resultaat van die denkoefening gebeurt het zelfsturende teamwork vandaag intensiever. “Eigenlijk spreken we zelfs niet meer van teams, eerder over ‘tribes’ en ‘guilds’”, gaat Dendievel verder. “In die zogeheten tribes zitten tal van experts uit verschillende vakdomeinen. Elke tribe kent waarschijnlijk wel een designer, product manager, front- en backoffice developer en natuurlijk ook een marketeer en copywriter. Daarbuiten zijn er ook verschillende guilds: intern, extern, marketing, development, design - die werken allemaal cross-tribe.”

Natuurlijk gooit Digiti niet zomaar een hoop profielen bij elkaar. Tribes worden steeds samengesteld volgens de persoonlijkheden van de Digitisten. “Iedere medewerker legde een Insight Discovery (persoonlijkheidstest die een kleurenmodel hanteert, nvdr) af, waardoor hij of zij een persoonlijkheidsprofiel kreeg met onder andere toelichting over zijn of haar manier van werken, communicatiestijl en sterktes en zwaktes. Zo verkrijgen we complementaire teams die weten wat ze aan elkaar hebben. Natuurlijk blijven we als bedrijf één sterke speler. Elke zes weken zitten we ten minste een halve dag samen. Iedereen laat dan weten welke projecten lopen en afgerond zijn. We delen dingen die we hebben opgestoken, presenteren nieuwe tools aan elkaar en stellen gerichte vragen. Het is mooi om te zien hoe zoiets werkt. Want onze Digitisten zijn zelfstandiger dan ooit én werken minder competitief. Meer nog, ik heb het gevoel dat ze dichter bij elkaar staan en elkaar graag verder helpen omdat de cross-tribe werking zo sterk is.”

Elke tribe is gekoppeld aan een vaste Digiti-klant - van intake tot uiteindelijke aflevering van het project. “Handig, want zo blijft de kennis binnen de tribe en is er nauwelijks sprake van inwerktijd. De tribeleden weten al wat er wel of niet werkt, waardoor projecten sneller worden afgewerkt. Een mooi voorbeeld daarvan is onze paasactie.”

"Dankzij onze manier van werken verwerf je als Digitist snel nieuwe inzichten, en dat maakt werken in dit bedrijf net zo uitdagend"

Tot slot verandert de samenstelling van de tribes na 9 tot 12 maanden. In dat geval voorziet Digiti uiteraard de nodige kennisoverdracht. “Zo’n reshuffle is nodig om te voorkomen dat teamleden vastgeroest raken”, legt Dendievel uit. “En op die manier verwerf je als Digitist natuurlijk snel nieuwe inzichten en leer je ook met nieuwe personen samenwerken. En dat maakt werken bij Digiti steeds uitdagend.”

Interessante learnings

Kortom: de introductie van tribes, heeft de positie van het bedrijf verstevigd tegenover concurrenten. Al heeft Digiti heel wat lessen opgestoken uit dit proces. Lessen die CEO Dendievel regelmatig deelt tijdens lezingen. “Zelfsturende teams zijn mogelijk in 60 tot 80% van de bedrijven”, weet hij. “Maar het is vaak een kwestie van durf. Je moet durven doen, durven loslaten. Steeds meer bedrijven zien de voordelen van zelfsturende teams in de praktijk, al heerst er bij een groot deel van de organisaties nog ongeloof. ‘Bij ons werkt zoiets niet’”, hoor je dan. “Tja, dat weet je niet tot je het hebt geprobeerd. Als CEO kan ik me in elk geval beter focussen op de groei van het bedrijf.”

"Ieder levert zijn unieke bijdrage in het team, dus je ziet snel de impact van je eigen werk"

Dendievel stipt wel aan dat je in staat moet zijn om de juiste verantwoordelijkheden bij de geschikte personen te leggen. En vooral: besef dat de werking van zelfsturing staat of valt met goede communicatie.

“Assertiviteit is daar een belangrijk onderdeel van”, voegt Dendievel daar aan toe. “Doordat ieder zijn eigen bijdrage binnen zijn of haar rol in het team heeft, zien we een grote verantwoordelijkheidszin. Enerzijds zorgt dat ervoor dat je als teamlid snel het resultaat ziet van je eigen bijdrage, en je zo ziet welke impact je maakt op het bedrijf en de klanten. Maar er kan altijd iets mislopen, en aangezien je in kleine teams werkt, komt het soms persoonlijk aan als de dingen fout gaan in ‘jouw’ domein. En natuurlijk zegt niet iedereen onmiddellijk waar hij of zij mee zit. Net om die reden hebben we tal van cursussen en workshops georganiseerd: onze Digitisten worden er assertiever én communicatiever door. Het is logisch dat we respecteren dat sommige personen introvert zijn, maar dat wil niet zeggen dat die met mogelijke frustraties moet blijven zitten. Het moet leuk blijven, en gelukkig is het dat meestal ook wel.”

Wil je zelf deel uitmaken van een zelfsturend team? Digiti heeft nog wat stoelen vrij: onder andere voor een Project Manager met technische kennis, een UX & UI Designer en een Digitaal Strateeg. Spontaan solliciteren voor de wervingsreserve kan uiteraard ook!