Digitale transformatie vraagt om digitale geletterdheid. Inhouse kennis die je als organisatie kan vergroten door enerzijds jong digitaal talent aan te trekken, en anderzijds iedereen de kans te geven zich bij te scholen. Minstens zo belangrijk daarbij is het creëren van een juiste mindset in de hele organisatie. Open en transparante communicatie met je medewerkers is daarom key. Wolters Kluwer Belgium heeft al een hele weg afgelegd in die transitiefase. Hoe zij erin slagen de digitale transformatie te omarmen, vernemen we van Market Engagement Manager Marianne Saman.
Digitalisering van productaanbod
De allereerste stap richting digitale transformatie werd door Wolters Kluwer in België al meer dan tien jaar geleden gezet. De informatietak van het bedrijf, dat daarnaast ook software en training aanbiedt aan professionals, startte toen met het digitaliseren van papieren boeken, op dat moment hun core product, en wilde daarmee anticiperen op de technologische transformatie van onder meer het boekenvak. “Helemaal verdwijnen zal het papieren boek nooit. Datgene wat we als bedrijf wilden digitaliseren, is intussen grotendeels gebeurd”, zegt Marianne Saman.
"Uiteraard beseffen wij de noodzaak om al die interne processen digitaal te gaan stroomlijnen, maar de realiteit is dat we vandaag nog niet het einde van ons transformatieproces zien"
De digitale organisatie van het eigen bedrijf en de volledige integratie van alle interne processen en systemen is ook voor Wolters Kluwer Belgium een complexe uitdaging. “We zijn een organisatie waarin verschillende afdelingen eigen tools en systemen gebruiken die niet echt met elkaar communiceren. Uiteraard beseffen wij de noodzaak om al die interne processen digitaal te gaan stroomlijnen, maar de realiteit is dat we vandaag nog niet het einde van ons transformatieproces zien.”
Olifant opeten in kleine stukjes
Steeds vertrekken vanuit de langetermijndoelen, krijgen we als antwoord op de vraag hoe je daar als bedrijf aan begint. “Je gaat die olifant opeten in kleine, hapklare stukjes. Rol je echter een actieplan uit zonder goed te weten waar je binnen vijf of zelfs tien jaar naar toe wil, dan krijg je allemaal mini-projectjes die naast elkaar lopen. Met als gevolg dat je daar twee keer zo lang over doet en dubbel zoveel mensen nodig hebt.”
“Op het moment dat je een bepaalde weg inslaat, is het belangrijk dat je die consequent blijft volgen, wat er ook gebeurt. Een plan dat niet werkt, moet uiteraard gewijzigd worden, echter zonder te raken aan de doelstellingen." Er wordt namelijk nog te veel geaarzeld, vindt Saman. "Halverwege gaan bedrijven zich afvragen of ze toch niet beter de andere richting hadden gekozen en is het vaak terug naar af. Dat vertraagt het proces, wekt frustraties op en gaat mensen demotiveren. Net om die reden mag je nooit het doel uit het oog verliezen. Ook al betekent dat: even schade lijden en een stap terugzetten om er vervolgens twee vooruit te zetten. Zoiets vraagt vooral veel moed en volharding.”
Vergroten van de digitale bewustwording
Dat een open en transparante communicatie key is, hebben ze ook bij Wolters Kluwer al doende moeten leren. “Je moet medewerkers heel duidelijk uitleggen hoe en waarom je actie onderneemt en hen voldoende vrijheid gunnen bij de uitwerking. Heel vaak merk je dat zo’n plan top down wordt gecommuniceerd, zonder duidelijk de doelstellingen mee te geven. We zeggen nog te weinig waarom we de dingen doen. Dat zorgt ervoor dat mensen beginnen twijfelen en zich gaan afvragen of het allemaal wel de moeite waard is.”
Het vergroten van de digitale bewustwording in een organisatie gaat met verschillende snelheden, weet Marianne Saman. “Verschillend per afdeling, en binnen iedere afdeling ook nog eens verschillend van persoon tot persoon. Met leeftijd heeft dat eigenlijk niks te maken. Mijn ervaring is namelijk dat oudere medewerkers sterk digitaal geëvolueerd kunnen zijn, terwijl digital natives zich soms opvallend conservatief opstellen.”
Aha-erlebnis tijdens digitaal bad
Drie jaar geleden was marketing bij Wolters Kluwer een klassiek verhaal, gefocust op producten. “Er is toen beslist om onze eigen Digital Marketing Academy op te richten waarbij het ganse marketingteam, 25 man groot, werd ondergedompeld in een digitaal bad. Dan is het mooi om te zien hoe sommigen ineens een aha-erlebnis krijgen. Anderen die daar veel minder voor open staan, stappen eruit omdat ze die snelheid niet aankunnen en worden vervolgens vervangen door digitale profielen.”
“Heel vaak zijn de nieuwkomers pas afgestudeerden die na hun stage bij ons blijven hangen. De voorbije drie jaar namen we ook steeds graduates van de Digital Masters Academy (kennis- en praktijkgericht leertraject van Bloovi Me & Google dat studenten klaarstoomt voor de digitale werkomgeving; nvdr) in dienst. Het voordeel van jobstudenten en DMA-graduates is dat ze al eens geproefd hebben van onze bedrijfscultuur waardoor de kans op een mismatch achteraf quasi nihil is.”
Aantrekkelijke werkgever
Hoe Wolters Kluwer er in slaagt zich te positioneren als aantrekkelijke werkgever? “Onder meer door zelf contact te leggen met studentenverenigingen en proactief op zoek te gaan naar studenten die bij ons een vakantiejob willen doen of stage lopen in het kader van hun masterproef. Kandidaten vinden is alleszins geen probleem”, lacht Marianne Saman. “We hebben zodanig veel verschillende projecten lopen, dat er voor ieder wat wils is: social media, marketing automation, content marketing,…. Bovendien heeft Wolters Kluwer een losse hiërarchische structuur en zijn we heel flexibel op vlak van thuiswerken. Allemaal zaken die studenten sterk aanspreken.”
Om de digitale transformatie te doen slagen, is een juiste mix van ervaring en jong geweld zeker en vast aangewezen. Daarom is het zo belangrijk dat je als bedrijf hard inzet op een goed doordacht HR-beleid. “Dat we voor het zoveelste jaar op rij zijn uitgeroepen als Top Employer, een certificaat dat wordt uitgereikt aan bedrijven die blijk geven van een toekomstgericht HR-beleid en hun medewerkers optimale arbeidsvoorwaarden en groeikansen bieden, heeft ons tot op heden geen windeieren gelegd”, legt Marianne Saman uit. “Zo’n kwaliteitslabel maakt het aanzienlijk makkelijker om de juiste digitale kandidaten te strikken.”
Weinig vaste functies en taken
En hoe voorkom je als werkgever dat jouw beste mensen steeds weer vertrekken? “De vele veranderingen zorgen er voor dat het voor een jonge marketeer voldoende uitdagend blijft. Het is namelijk zo dat er op onze marketingafdeling weinig vaste functies en taken zijn, en er meer met rollen wordt gewerkt. Aangezien de transformatie in ons team nog volop aan de gang is, kunnen die rollen de hele tijd veranderen. Op een groot werfbord staan vijf grote werven uitgetekend, met daarbij alle namen die op de verschillende projecten aan het werken zijn. Het feit dat we daar voortdurend mee schuiven, maakt het voor iedereen plezant en dus ook uitdagend. Als een student die bij ons komt solliciteren voor het eerst dat bord ziet, beginnen de oogjes spontaan te blinken.”
“Aan de hand van een persoonlijk ontwikkelingsplan kan elke medewerker aangeven in welke richting hij of zij wenst te evolueren en welke extra trainingen men wil volgen, afhankelijk van budget en beschikbaarheid”, zegt Saman.
De positieve impact van jong talent
Op het einde van ons gesprek vertelt ze over het effect dat jong talent kan hebben op een digitaal transformatie project. “Nadat we via DMA een eerste graduate aantrokken, bleek al snel dat we een zeer getalenteerde persoon in huis hadden gehaald. Door hem in ons ‘Center of Excellence’ te plaatsen, kan hij als Google Analytics expert uitblinken in een internationale context en zo zijn kennis over het hele bedrijf te verspreiden.”
"Als je een competente marketing data analist in huis hebt, heeft dat een gigantische impact op je marketingbudget. Wij besparen daar zomaar eventjes 30% mee uit"
Niet toevallig gaat het om een marketeer met een bijzonder sterk analytisch vermogen, een profiel dat volgens Saman van goudwaarde is. “Intussen kan iedereen wel overweg met Google Analytics om daar zelf een aantal conclusies uit te trekken. Maar daar krachtige dashboards en concrete actieplannen uit halen, is niet voor elke digitale marketeer weggelegd. Als je dan een competente marketing data analist in huis hebt, heeft dat een gigantische impact op je marketingbudget. Wij besparen daar maar liefst 30% mee uit.”
Is jouw bedrijf ook op zoek naar het juiste digitaal talent? Ontdek hoe Bloovi Me de ideale partner is om je (dream)team uit te bouwen.
We leggen je ook graag uit hoe een Young Potential in Digital Marketing jouw transformatie mee kan ondersteunen.
