Door processen te digitaliseren in de cloud kunnen bedrijven efficiëntiewinsten boeken die soms verrassend ver gaan. Business analyst Damiaan Keppens van Yerpa, dat geïntegreerde ERP-systemen bouwt, ziet vooral voor kmo’s nog heel wat braakliggend terrein. “Maar de digitale transformatie is geen toverformule. Een goed evenwicht tussen menselijke inbreng, geïntegreerde digitale tools en processen levert de grootste winst op.”

De digitale transformatie is bij heel veel bedrijven nog volop aan de gang. “Ik zie veel ondernemingen die denken dat ze digitaal werken, enkel en alleen omdat ze een computer gebruiken. Maar digitale transformatie gaat toch nog een paar stappen verder”, stelt Damiaan Keppens. “Ze sukkelen dan bijvoorbeeld nog altijd met Excel-files, die allemaal los van elkaar de ronde doen in het bedrijf. Ooit zijn ze zo begonnen, en het is door de jaren heen een soort van monster geworden dat niemand nog controleert.”

Je moet je digitale transformatie niet bekijken als een besparingsoperatie. Nee, het gaat er net om dat je met dezelfde mensen méér kan doen.

“Echte digitale transformatie betekent ook dat je al je digitale tools integreert. Liefst zelfs in één pakket. Aankoop, verkoop, productie, stockbeheer, boekhouding,…: alles in de mate van het mogelijke - voor de productie is dat soms te complex - in één pakket, in de cloud. Nu gebeurt nog heel veel lokaal. Verschillende mensen, verschillende teams en verschillende vestigingen hebben dan allemaal hun eigen tools en werken daar ook allemaal op een andere manier mee. Al die software koppelen, dat is stap één in elke digitale transformatie.”

Tijd nuttiger en productiever besteden

Een geïntegreerd softwarepakket op maat – afgestemd op de specifieke noden van het bedrijf – kan voor grote efficiëntiewinsten zorgen, benadrukt Keppens. “Mensen verliezen geen tijd meer aan het overtypen van data in Excel-files of aan andere repetitieve, administratieve taken. Ze winnen tijd. Tijd die ze veel nuttiger kunnen besteden.”

 

“We hebben recent een geïntegreerd ERP-pakket gebouwd voor een afvalverwerkingsbedrijf (zie artikel Bloovi). Ze hadden een team van drie mensen dat de administratie deed. Door taken te automatiseren, te digitaliseren en te integreren, heeft het bedrijf dat driekoppige team kunnen terugbrengen tot een twee mensen. De derde persoon heeft een andere taak in het bedrijf gekregen. Je moet je digitale transformatie niet bekijken als een besparingsoperatie. Nee, het gaat er net om dat je met dezelfde mensen méér kan doen. Dat je productiviteit en je klantvriendelijkheid omhoog kunnen. Dat is efficiëntiewinst.”

Meer continuïteit onder gelukkigere medewerkers

Die efficiëntiewinst uit zich ook in een grotere continuïteit, klinkt het. “Een geïntegreerd systeem giet je hele bedrijfsflow bijna automatisch in min of meer vaste processen. Als medewerkers allemaal een eigen werkwijze hanteren, zit je met een gigantisch probleem wanneer er plots iemand ziek valt of vertrekt. Paswoorden die ontbreken, documenten die zo zijn opgesteld en gestructureerd zijn dat alleen diegene die er dagelijks mee werkt ze begrijpt,… Geïntegreerde software maakt het eenvoudiger om elkaars taken over te nemen en het bedrijf verder te laten draaien”, aldus Keppens.

Door de eerder saaie, repetitieve taken te automatiseren, krijgen mensen ruimte om zich bezig te houden met meer uitdagende taken.

“De foutenmarges worden ook veel kleiner. Elke keer je een document moet overtypen, loop je het risico een fout te maken. Een komma is snel op de verkeerde plek gezet, maar kan voor een onderneming wel een wereld van verschil maken. Vaste, digitale processen laten medewerkers toe om niet alleen sneller, maar ook accurater te werken.”

“Werknemers zijn eigenlijk de eersten om te profiteren van die efficiëntiewinst. Door processen te digitaliseren, verlopen ze vlotter en wordt de tijdsdruk kleiner op de mensen die ze moeten uitvoeren. Door de eerder saaie, repetitieve taken te automatiseren, krijgen mensen ruimte om zich bezig te houden met meer uitdagende taken. Taken waar hun inbreng ook echt voor een meerwaarde zorgt. Weinig werknemers worden wild van Excel-tabellen overtypen of van cijfers op papier te arceren met een fluostift.”

Kosten besparen en gemoedsrust kopen in de cloud

Door niet alleen met geïntegreerde pakketten te werken, maar ook met cloud software, boeken bedrijven volgens Keppens dubbele winst. “Om te beginnen, heb je minder kosten in de cloud. Akkoord, er is een vaste abonnementskost. Maar die zal niet opwegen tegen de zorgen én de kosten voor de beveiliging en het onderhoud van je servers, tegen de serverruimte, tegen de factuur van de energie die je serverruimte opslorpt. Je hebt als bedrijf vandaag eigenlijk alleen computers en een goeie internetverbinding nodig, that’s it. Crasht je computer, dan ben je geen data kwijt. Gewoon met een nieuwe computer online gaan en je bent opnieuw vertrokken.”

“Cloud software laat mensen toe om eender waar en eender wanneer te werken. Dat is noodzakelijk in een tijd waar bedrijven thuiswerk stimuleren of satellietkantoren openen.

“De zaakvoerder van één van onze klanten vond het geweldig dat hij op vakantie vanuit zijn ligstoel aan het zwembad de bestellingen kon opvolgen via zijn smartphone. Of zijn vrouw daar even gelukkig mee was? (lacht) Misschien niet. Langs de andere kant, voordien hing die man waarschijnlijk de helft van zijn vakantie aan de telefoon met kantoor. Dan is het voor zijn echtgenote én voor zijn medewerkers een opluchting als zijn smartphone hem nu snel gerust kan stellen dat alles op wieltjes loopt in België.”

Grote kuis

Een onderschat voordeel is volgens Damiaan Keppens tenslotte dat digitalisering een impact heeft op de hele bedrijfsvoering. “Processen digitaliseren en in de cloud steken, is eigenlijk een grote kuis. Hét moment om je klanten- en leveranciersbestanden op te kuisen, om je stock te controleren,… Dat levert vaak ontdekkingen op die op hun beurt voor grote efficiëntiewinsten zorgen. Bedrijven ontdekken bijvoorbeeld plots dat ze nog producten in hun catalogi hebben staan die ze in geen jaren meer verkocht hebben. Of dat ze in hun magazijn evenveel plaats vrijhouden voor producten die één keer per maand verkocht worden dan voor producten waarvan ze er elke dag 40 verkopen.”

Digitalisering is geen toverformule

Moeten bedrijven die hun digitale tools nog niet hebben geïntegreerd in de cloud nu dringend een inhaalbeweging maken om de concurrentie nog aan te kunnen. “Ja”, vindt Damiaan Keppens. “Maar met die nuance dat ze niet te snel willen gaan. We komen bedrijven tegen die pas na lang aarzelen mee op de digitale trein springen, maar wel verwachten van vandaag op morgen spectaculaire resultaten verwachten. Zo werkt het natuurlijk niet. Je moet daar toch een paar maanden voor uittrekken. Werknemers moeten opgeleid worden, je hebt tijd nodig om iedereen mee aan boord te krijgen en een goede opleiding te geven. Vergelijk het met een nieuwe computer: je kan een peperduur model kopen, maar wat ben je daarmee als je er niet mee kan werken?”

“Digitale transformatie is geen toverformule. Bedrijven moeten nog altijd zelf kiezen hoe ver ze daarin gaan. Ze dienen zelf het evenwicht tussen de menselijke inbreng en de digitale inbreng af te wegen. We werken bijvoorbeeld voor een bedrijf dat traditioneel fors inzette op vertegenwoordigers. Vandaag heeft datzelfde bedrijf een webshop, maar die heeft de vertegenwoordigers niet vervangen. Ze zijn nog altijd met evenveel. Maar doordat een deel van de klanten bestellingen nu gewoon online doet, hoeven die vertegenwoordigers daar niet meer te passeren en hebben ze veel meer tijd om nieuwe klanten binnen te halen. Het beste van twee werelden.”

Wil jij ook efficiënter werken en kosten besparen? Neem dan snel een kijkje op de website van Yerpa en ontdek hoe zij jou kunnen helpen.