Personeelsadministratie is doorgaans tijdrovend en zorgt ervoor dat medewerkers minder productief zijn. De Gentse start-up Officient bedacht daarom een slimme HR-tech oplossing, die zijn weg vindt naar steeds meer kmo’s. Van 400 klanten in november vorig jaar groeide het bedrijf van Michiel Bearelle, Willem Delbare, Ilias Ismanalijev én Michiel Crommelinck in amper enkele maanden tijd naar 1.000 klanten vandaag. Hoe Officient nu zo’n razendsnelle groei boekte? We kwamen het te weten tijdens een openhartig gesprek met co-founder Michiel Bearelle.

Vinger aan de pols = win-win

Officient is een HR start-up pur sang: het zorgt ervoor dat kmo’s hun human resources processen kunnen stroomlijnen en automatiseren. Een gat in de markt, wat het founding team twee jaar geleden ontdekte. Al snel bereikte het bedrijf de kaap van 400 klanten. Nog geen half jaar later werden dat er 1000. “Het bewijst dat we voortdurend de vinger aan de pols houden van wat er in de markt gebeurt”, steekt Bearelle van wal. “Digitalisering neemt ongekende snelheden aan, dus we proberen er steeds voor te zorgen dat we voeling hebben met ons publiek.”

De voeling met de sector komt eerst en vooral terug in het feit dat Officient al vrij snel meer segmenten begon te bedienen. Initieel benaderde de start-up rechtstreeks kmo's, al wekte hun product ook snel interesse bij de sociaal secretariaten. Zij waren op hun beurt op zoek naar een HR oplossing die de dienstverlening voor hun klanten kon verbreden. “Hoewel sociaal secretariaten nieuwe technologieën niet bepaald beschouwden als een prioriteit, bieden ze de Officient oplossing met veel trots aan voor hun eigen klanten”, legt Bearelle uit. “En wij kunnen onze doelmarkt zo verbreden. Win-win!”

Dankzij haar intuïtieve werking is de Officient software enorm gebruiksvriendelijk, waardoor de start-up klanten snel kan overtuigen. “Voordat onze oplossing er kwam als vervanging van de huidige payroll tool, moesten sociaal secretariaten opleidingen aanbieden om hun tools te gebruiken of om delen van de personeelsadministratie in spreadsheets te kunnen uitvoeren”, weet Bearelle. “Maar wij hebben snel ingezien dat je je het niet kan permitteren iets te bouwen dat complex is in gebruik. Bij elke functionaliteit die we toevoegen, waken we dan ook over de intuïtiviteit van de oplossing. Daar worden onze klanten blijer van, en wij ook. Het beste voorbeeld? Naarmate onze software uitbreidt, blijft het aantal customer support tickets stabiel. Dat heeft ongetwijfeld een belangrijke rol gespeeld in ons groeitraject én waar we vandaag staan.”

Customer success als beste vorm van sales en marketing

De aanwezigheid van voldoende capaciteit bij het customer success team valt volgens Bearelle trouwens niet te onderschatten. “Van de twintig medewerkers in totaal, werken er vier mensen fulltime op customer success”, vertelt de founder enthousiast. “Dat lijkt veel, maar het is een bewuste keuze. Customer success is niet één week voor de vernieuwing even bellen als alles goed gaat. Het is een samenwerking die start vanaf het eerste gebruik, gericht op klanten helpen zoveel mogelijk waarde te halen uit het product. Eens die waarde er is, willen ze niet rap meer terugkeren naar een HR-beleid zonder Officient. We proberen ook om buiten die klantgerichte teams, ervoor te zorgen dat andere medewerkers regelmatig in contact komen met onze klanten. Door ze bijvoorbeeld mee te nemen naar onboardings of evenementen. In ons bedrijf is dus elke medewerker wel customer-facing.”

Dat die visie lijkt aan te slaan, staat buiten kijf. De start-up sleepte vorig jaar nog de award voor ‘Coolest HR Tech Solution’ in de wacht. Onlangs tekende ze de duizendste klant, wat volgens Bearelle toch de beste validatie is voor blijvend succes. “In het dialect vind ik duusd zo mooi om te zeggen”, glundert hij. “De voldoening die je als ondernemer door zo’n mijlpaal krijgt, is ongelooflijk groot. Dan denk ik toch even terug aan hoe ongeduldig ik vroeger soms was omdat het te lang duurde vooraleer een klant aan boord kwam. Ik heb echt moeten wennen aan de lange salescycli bij de grote deals met sociaal secretariaten. Maar wie geduld heeft, wordt beloond. Dat is duidelijk.”

Focus, focus en nog eens focus: de heilige graal van elk bedrijf

Al heeft het waarschijnlijk ook geholpen dat het bedrijf meer dan één klankbord heeft. Zo heeft Officient maar liefst vier co-founders, die gaandeweg hebben geleerd hoe ze het meest efficiënt hun bedrijf kunnen laten groeien.

Doordat iedere medeoprichter zijn specifieke focus behoudt, draait ons bedrijf als een goed geoliede machine.

“Je zou kunnen denken dat een vierkoppig founding team soms een bottleneck vormt”, argumenteert Bearelle. “In het begin was dat misschien wel het geval, want dan moet je als kleine start-up heel veel dingen zelf doen. Ik herinner me nog goed hoe ik een deel van de boekhouding voor mijn rekening nam, maar besefte op de duur dat ik hier veel tijd mee verloor, die ik beter kon besteden aan nieuwe klanten winnen. Gelukkig hebben we snel ingezien dat we sommige taken beter uitbesteden, Zodat we ieder individu kunnen inzetten op datgene waar hij of zij goed in is. Focus, focus en nog eens focus. Zo houd ik me haast uitsluitend bezig met de sales, maar ga ik niet de lakens uitdelen over de code die onze software moet bevatten. Doordat iedere medeoprichter zijn specifieke focus behoudt, draait ons bedrijf als een goed geoliede machine. Dat zorgt voor de snelheid die je als start-up nodig hebt. Bovendien geloven we allemaal dat als je iets niet graag doet, dat je het waarschijnlijk ook niet goed zal doen. Zo kan je als start-up echt volledig de mist in gaan.”

Ook bedrijfscultuur in volle groei en bloei

Bearelle voegt er snel aan toe dat elk succesvol bedrijf uiteraard staat en valt met zijn mensen. Een team dat bovendien blijft groeien, wat volgens de oprichter maakt dat ook de bedrijfscultuur in volle groei en bloei staat.

“Ik denk dat we er goed aan hebben gedaan om mensen aan te nemen die mee aan de wieg stonden bij ander technologiebedrijven”, laat hij weten. “Ons team bestaat uit medewerkers die ervaring hebben opgedaan bij scale-ups zoals Showpad en Silverfin. Niet alleen hebben zulke profielen veel ervaring met de werking van een start-up, maar brengen ze ook een stukje cultuur van die bedrijven mee naar ons.”

Om te waken over die cultuur, besloot het Officient team redelijk snel een HR-manager aan te werven. “Zodra ons team uit 9 medewerkers bestond, was het inderdaad tijd om iemand met HR-kennis aan boord te halen”, knikt Bearelle. “Die persoon heeft de nodige processen gestroomlijnd en mee een cultuur van enerzijds wendbaarheid maar anderzijds ook professionaliteit neergezet. Natuurlijk willen we liefst medewerkers die er geen 9-tot-5-mentaliteit op nahouden. Maar daarnaast beseffen we dat vrijheid de beste manier is om het menselijk kapitaal van je bedrijf tot zijn recht te laten komen.”

Productinnovatie blijft topprioriteit

Alles staat of valt natuurlijk met ons product. De laatste maanden werd het product- en development team bij Officient grondig versterkt. “Zo kunnen we blijven inzetten op innovatie, waar onze klanten al meteen de vruchten van plukken”, glundert Bearelle. “We lanceerden enkele nieuwe features en een nog sterkere gebruikerservaring en design. Daar is onze nieuwe workflows-module een mooi voorbeeld van: ze ondersteunt onze klanten optimaal in het onboarding proces van nieuwe medewerkers. En meer nog: deze week lanceren we de integratie met het messaging-platform Slack, waardoor verjaardagen, verlofdagen en meer automatisch vanuit Officient in Slack verschijnen.”

Gezien de ambitieuze roadmap blijft Officient de komende maanden haar team versterken. “Vooral rond HR analytics zien we een gigantisch potentieel”, licht Bearelle toe. “We hebben de basis gelegd om op basis van machine learning nog dit jaar benchmarks te kunnen aanbieden aan onze klanten: is mijn loonbeleid eerlijk ten opzichte van de markt? Hoeveel moet ik een nieuwe sales-medewerker betalen? En zit ik met een ziekte- of retentieprobleem? Op dergelijke vragen gaan we een data-gedreven antwoord kunnen bieden. Iets wat vandaag helaas nog niet toegankelijk is voor veel kmo’s.

Klaar om je mensen te verlossen van overtollige HR administratie? Neem dan snel een kijkje op de website of plan je persoonlijk gesprek in met een Officient expert.