“Met mondelinge afspraken ben je als ondernemer niets in de rechtbank”

Goede afspraken maken goede vrienden. Door als ondernemer belangrijke afspraken systematisch op papier te zetten, vermijd je later lang aanslepende conflicten of rechtszaken. Zulke conflicten kunnen nefast zijn voor je relatie met zakenpartners en zelfs voor de interne werking van je bedrijf. Pieter Van Mulders, advocaat en partner ondernemingsrecht bij De Groote – De Man Advocaten, ziet het in de praktijk nog te vaak fout gaan.

“Ik sta soms versteld als ik zie hoeveel ondernemingen – van start-ups tot gevestigde waarden – activiteiten uitoefenen op basis van puur mondelinge afspraken”, zegt Pieter Van Mulders. “Nochtans is het zeer belangrijk om alles zoveel mogelijk te documenteren. Een geldig document kan problemen vermijden of ontmijnen. Dat hoeft trouwens niet letterlijk op papier – ook een e-mail, een sms of WhatsApp-bericht gelden als bewijsmateriaal.”

Eenmanszaak of vennootschap?

Kies je voor een eenmanszaak die op je eigen naam staat, of breng je je activiteiten onder in een aparte vennootschap zoals een bvba of een nv? Startende ondernemers kiezen volgens Pieter Van Mulders vaak voor een bvba: “Dat is goedkoper en minder complex om op te richten. Een eenmanszaak is uiteraard nog goedkoper bij de start – je moet niet naar de notaris en je hoeft geen startkapitaal te hebben – maar het grote voordeel van een vennootschap is dat je werkt met afgescheiden vermogens. Daardoor is je persoonlijke vermogen veilig voor schuldeisers van je vennootschap.”

Wat moet er in de statuten staan?

Als je een vennootschap opricht, moet je statuten opstellen en die laten verlijden bij een notaris. De statuten zullen onder meer de benaming van de vennootschap vermelden zoals die in de Kruispuntbank van Ondernemingen wordt ingeschreven, en het adres van de maatschappelijke zetel van je onderneming – dat is meestal de plaats van waaruit de vennootschap wordt bestuurd. Verder moet je ook beschrijven welke activiteiten de vennootschap zal uitoefenen, hoe het bestuur georganiseerd is en hoe de aandelen verdeeld zijn. “Houd rekening met de evolutie van je bedrijf en maak de omschrijving van je activiteiten ruim genoeg”, zegt Pieter Van Mulders. “Een aanpassing achteraf kost namelijk ook weer tijd en geld, want je moet dan opnieuw een bezoek brengen aan de notaris. De oprichtingsakte met de statuten moet worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Ook als de statuten nadien nog wijzigen moet dat openbaar worden gemaakt via het Staatsblad.”

Maak goede afspraken met je vennoten

Meestal richt je een vennootschap op samen met verschillende personen of ‘vennoten’. Zelfs als het gaat om familieleden of goede vrienden, leg je best onderlinge afspraken vast in een aandeelhoudersovereenkomst. Daarin zet je bijvoorbeeld wat gebeurt er met de winst van de vennootschap – vb. welk percentage gaat naar de onderneming en hoeveel krijgt elk van de vennoten? In tegenstelling tot de statuten is de aandeelhoudersovereenkomst een louter intern document dat dus enkel de vennoten te zien krijgen.

Het is een goed idee om de aandeelhoudersovereenkomst te laten opstellen of op z’n minst te laten checken door een advocaat zodat je er zeker van bent dat het document voldoet aan de wettelijke regels. “Het is bijvoorbeeld niet wettig om te bepalen dat alle winst voor één vennoot is, of dat de vennoten hun aandelen nooit mogen verkopen”, verklaart Pieter. “Je kan wel een aantal clausules vastleggen over de overdraagbaarheid van de aandelen en over de benoeming van de bestuurders. Je moet ook voorzien dat er een moment kan komen waarop een vennoot uit de onderneming stapt of zich ook in een ander bedrijf engageert. Voor die situatie kan je bijvoorbeeld een niet-concurrentiebeding vastleggen, zodat de vennoten niet investeren of gaan werken in concurrerende ondernemingen.”

Hoe kan je je algemene voorwaarden afdwingen?

Naast de afspraken met je vennoten is het ook belangrijk om een goede samenwerkingsovereenkomst te sluiten met andere partijen, in de praktijk vooral klanten. “Onderschat nóóit het belang van goede algemene voorwaarden”, beklemtoont Pieter Van Mulders. “Kopieer je algemene voorwaarden zeker niet van een andere onderneming, maar laat ze opstellen door een jurist op maat van je bedrijf. Zoiets kost ongeveer 500 euro, maar dat kan je beschouwen als een kostenefficiënte en eenvoudige manier om je eigen contractuele eisen op te leggen aan de andere partij. Wat heel vaak wordt vergeten, is dat je je algemene voorwaarden meteen moet meedelen wanneer je een akkoord hebt voor samenwerking, dus niet pas bij het versturen van de factuur. In dat geval zijn je algemene voorwaarden namelijk niet afdwingbaar. Krijg je een bestelling, dan stuur je dus best meteen je algemene voorwaarden naar de klant met de uitdrukkelijke vraag om te antwoorden voor akkoord.”

Ondernemingen die producten leveren, voorzien in hun algemene voorwaarden best een puntje over eigendomsvoorbehoud. “Dat betekent dat de klant – in het geval van een B2B-relatie - pas eigenaar wordt van het product wanneer hij het volledig betaald heeft. Zo kan je je producten nog recupereren als je klant failliet zou gaan na levering, maar vóór betaling.”

Claim je auteursrechten

Een tip voor starters die investeren in de zichtbaarheid en de marketing van hun onderneming: denk eraan dat je afspraken maakt over de auteursrechten. “Als je bijvoorbeeld een website, logo en huisstijl laat ontwerpen moet je vastleggen dat je daarop de auteursrechten bezit” legt Pieter Van Mulders uit. “Doe je dat niet, dan kan je je logo niet zomaar zelf reproduceren, je website aanpassen of grafische ontwerpen gebruiken in je briefwisseling. Zet de overdracht van die auteursrechten zeker op papier om dergelijke problemen te vermijden. Met mondelinge afspraken ben je nu eenmaal weinig in de rechtbank, als het zo ver komt.”

Slechte betalers vermijden en opvolgen

Klanten die hun facturen niet betalen of op de rand van een faillissement balanceren, wil je als ondernemer natuurlijk vermijden. Werk daarom preventief, door de kredietwaardigheid van je potentiële klanten te checken in hun jaarrekeningen – publiek beschikbaar via de website van de Nationale Bank – of via de rapporten van bedrijven zoals Graydon. Je kan ook het risico op wanbetaling verkleinen door te werken met voorschotten, waarborgen of domiciliëring. Die preventieve mogelijkheden combineer je met repressieve maatregelen.

“Volg de betaling van je facturen zéér stipt op”, raadt Pieter Van Mulders aan. “Hoe sneller je reageert nadat de betaaltermijn is verstreken, hoe beter. Wanneer de factuur toch onbetaald blijft, kan je de schulden laten innen door een deurwaarder. Dat kan tegenwoordig heel goedkoop en eenvoudig via het Unpaid-platform. Als je factuur uiteindelijk wordt betaald – wat in de meerderheid van de gevallen al binnen 30 dagen gebeurt – recupereer je het openstaande bedrag en het voorschot dat je betaalde voor de invorderingsprocedure. Unpaid bestaat sinds twee jaar maar is voorlopig alleen bestemd voor B2B-bedrijven en voor geschillen tussen Belgische ondernemingen. Een alternatief is dat je als schuldeiser je B2B-klant dagvaardt in faillissement. Je zet hem dan via de rechtbank onder druk om te betalen.”

Vergeet vooral niet dat je altijd meteen moet protesteren wanneer je van een klant of een leverancier een brief of e-mail ontvangt waarmee je niet akkoord gaat. Doe je dat niet, dan wordt dat beschouwd als een impliciet akkoord en dat kan later in de rechtbank tegen jou worden gebruikt.

Conflicten tussen aandeelhouders

Wat te doen bij een conflict tussen aandeelhouders? Stel dat de ene aandeelhouder wil dat de andere uit de vennootschap stapt maar die weigert – hoe los je zo’n situatie op?

“De ene vennoot kan de ander uitkopen maar als je echt niet tot een akkoord komt dan kan je kiezen voor een geschillenregeling in de rechtbank”, verduidelijkt Pieter Van Mulders. “De discussie gaat dan meestal over de prijs van de aandelen. Door de rechtbank in te schakelen als neutrale beslisser, zet je alles op alles in het belang van de toekomst van je onderneming.”

Heb je een groeiende onderneming en is de volgende stap iemand nieuw aanwerven? Met een goed arbeidscontract vermijd je problemen in de toekomst. Download hieronder gratis een template opgesteld door de ervaren experten van De Groote – De Man Advocaten!