Deze facturatie- en offertetool kiest voor een nieuwe aanpak: “Veel SaaS-oplossingen investeren fors in sales en verwaarlozen hun support. Wij doen het omgekeerde”

Toen Thomas Houben voor zijn bedrijf een tool zocht om automatisch offertes en facturen te maken, vond hij de bestaande SaaS-oplossingen te complex en te duur. Hij bouwde er dan maar zelf één. Ondertussen heeft CoManage 1.500 gebruikers, en zet de tool vooral in op gebruiksgemak – alleen features waar de gebruiker om vraagt – en support. Gemiddelde wachttijd: 2 minuten, 12 seconden. “Een dakwerker die ’s avonds of in het weekend zijn facturen maakt, wil geen support ticket voor de volgende dag.”

CoManage ontstond al in 2015 in de schoot van Cre8, het bureau waarmee oprichter Thomas Houben websites en webshops bouwt. Dat jaar kwam ook Jeroen Opsteyn aan boord als vennoot. Zijn onderneming bracht extra expertise binnen op gebied van programmeren, ze vloeide samen met Cre8. “Zo groeiden we snel en kregen we er meer klanten bij, met als gevolg dat we niet meer handmatig offertes en facturen konden blijven opmaken”, blikt Houben terug. “Maar de digitale tools die we op de markt vonden, waren meestal te duur en te complex. We wilden niet betalen voor features die we niet nodig hadden. Dus hebben we beslist om zélf een tool te ontwikkelen.”

“We zijn zelf beginnen werken met CoManage en ook onze klanten mochten er gebruik van maken. Het was niet de bedoeling om de tool te commercialiseren. Het was niet onze core business, en de eerste versie was ook gewoon niet goed genoeg om op de markt te brengen. In 2018 hebben we, op basis van de feedback van de eerste lichting gebruikers, een tweede en betere versie gebouwd. Die zijn we ook echt gaan promoten.”

“Sindsdien is het hard gegaan. Gebruikers mogen de tool eerst 14 dagen gratis testen, van die testers wordt 40 procent na twee weken betalende klant. De conversie ligt enorm hoog. Ondertussen hebben we 1.500 gebruikers en staat CoManage in voor de helft van onze omzet.”

24/7 support, geen sales

Houben is ervan overtuigd dat vooral de 7/7 support het verschil maakt met andere offerte- en facturatietools. “Een dakwerker maakt zijn offertes en facturen ’s avonds of in het weekend op. Als die een probleem heeft, wil hij geen support ticket krijgen. Dan zit hij ergens op een dak, en checkt hij zijn mails niet of neemt hij zijn telefoon niet op. Die dakwerker wil onmiddellijk geholpen worden. Onze wachttijd bedraagt gemiddeld 2 minuten en 12 seconden.”

“De meeste vragen beantwoord ik zelf. Onze eerste medewerker, die ook CoManage gebouwd heeft, is verhuisd naar de Verenigde Staten en ontwikkelt vanuit Tulsa verder aan de tool. Als ik ga slapen, is het aan de andere kant van de oceaan nog dag en neemt hij over. Klanten schrikken soms als ik hen vertel dat ik zelf de meeste support voor mijn rekening neem. Dat lukt alleen omdat we CoManage extreem gebruiksvriendelijk hebben gemaakt. We beseften dat we het verschil met concurrenten konden maken met een hyperbereikbare support, maar dan moesten we er ook voor zorgen dat zo weinig mogelijk gebruikers een beroep zouden doen op die support.”

“Aan de uitgaande kant besparen we kosten doordat we géén sales hebben. Niemand die jou opbelt. Drie vierde van onze gebruikers komt bij ons terecht via onze blog of via Google, een kwart vindt de weg via Facebook. Ik vind het eerder een troef dan een handicap dat we geen salesmensen hebben. Klanten komen bij ons terecht omdat ze daar zelf voor kiezen, niet omdat een vlotte verkoper hen een abonnement aansmeert. Dat zorgt voor loyauteit.”

Bouwen waar klanten om vragen

Om CoManage gebruiksvriendelijk en betaalbaar te houden, blijft het aantal features bewust beperkt, legt Houben uit. “We wisten wat ondernemers nodig hadden, want we hebben de tool op maat van onze eigen onderneming gebouwd. CoManage is in de eerste plaats gebouwd door ondernemers, niet door developers. Dan kijk je met een andere bril naar een tool.”

“We zullen nooit de eerste zijn om met een nieuwe feature te komen. We bouwen alleen waar onze klanten om vragen. Onze gebruikers van het eerste uur mochten CoManage een jaar lang gratis gebruiken, in ruil voor hun feedback. De gebruikers bepalen waar de tool naartoe gaat. Na de zomer lanceren we op hun vraag een feature om ook bestelbonnen op te maken via de app. Gebruikers dringen ook aan op een feature om aan uurregistratie te kunnen doen. Daar kijken we nu naar.”

“Het is altijd zoeken naar een evenwicht. Onze userbase wil ook niet té veel veranderingen. Ze willen niet dat we continu dingen toevoegen die ze niet nodig hebben en die de tool complexer maken. Het helpt dat we alles zelf financieren. We zijn baas over ons eigen product, we maken het volledig zoals we zelf willen. We hebben geen externe investeerders die ons onder druk zetten om bijvoorbeeld snel naar 10.000 gebruikers te groeien. We zijn ambitieus, maar we sluiten geen compromissen over de kwaliteit. 10.000 gebruikers, oké, maar dan alleen als we die ook een wachttijd van gemiddeld 2 minuten en 12 seconden kunnen garanderen wanneer ze om support vragen.”

80.000 starters

CoManage mikt volgens Houben op twee belangrijke doelgroepen: de starters en de kleinere kmo’s die nog met verouderde software werken. Of simpelweg zonder digitale tools. “Veel eenmanszaken en kleine kmo’s maken hun offertes en hun facturen nog in Excel of Word. Of ze laten zich door hun boekhouder dure en logge software aanraden, die ze dan moeten installeren op één computer en ook enkel en alleen op die ene PC kunnen gebruiken. Die manier van werken is achterhaald, in een tijdperk waar we het gewoon zijn om eender waar en wanneer te werken, vanop eender welk device.”

“Zelfs als meer en meer kmo’s op de digitale kar springen, en de groeimarge bij die doelgroep dus beperkter wordt, zijn de starters een doelgroep die voortdurend vernieuwt. Elk jaar worden er in België 80.000 nieuwe ondernemingen opgericht. Als we er daar telkens 1.000 van kunnen overtuigen om onze tool te gebruiken, tekenen we al voor een heel mooie groei.”

Wil je ook automatisch offertes en facturen opmaken? Ontdek hier de mogelijkheden die CoManage jouw onderneming biedt.