Tim Govaert van Process Delight wil de tijd die we verliezen aan administratie en nutteloze e-mails minstens halveren. Dat tijdverlies is immers één van de grootste stressfactoren bij werknemers, stelt de CEO. En hij vertelt ons er meteen bij hoe hij die stress wil voorkomen.
Tim Govaert is een man met een missie. Vierentwintig jaar geleden begon hij zijn carrière als hotelmanager, maar vandaag is hij al meer dan tien jaar actief in de sector van de IT-automatisatie. Een grote sprong van de hotelsector naar automatisatie? Niet noodzakelijk, vindt Govaert zelf. “Beiden zijn heel erg toegespitst op service en op het veraangenamen van het leven van de klanten.”
Onderzoek heeft uitgewezen dat werknemers in grote bedrijven 69 dagen per jaar bezig zijn met administratie. Onze ambitie is om die tijd minstens te halveren
In 2017 richtte hij met dat doel voor ogen Process Delight op, een bedrijf dat zich toespitst op de automatisering en optimalisering van administratieve processen. Dat was volgens Govaert dringend nodig, want “onderzoek heeft uitgewezen dat werknemers in grote bedrijven 69 dagen per jaar bezig zijn met administratie. Onze ambitie is om die tijd minstens te halveren. Als we ervoor kunnen zorgen dat mensen minder tijd aan administratie verliezen en meer tijd aan hun kerntaken kunnen besteden, dan win je al snel ettelijke duizenden euro’s aan productiviteitswinst.”
Digitaal comfort
Govaert omschrijft de automatisering en optimalisering van administratie als de basisvereiste voor meer digitaal comfort op het werk. “Stress op het werk is de grote ziekte van deze tijd. En wat veroorzaakt al die stress bij werknemers? ’s Morgens op je werk toekomen en 150 ongelezen mails in je mailbox aantreffen, waarvan er uiteindelijk maar een stuk of tien effectief jouw inbreng nodig blijken te hebben. Of een halve dag aan een document zitten te werken dat dan uiteindelijk door iemand anders overgeschreven wordt of niet meer terug te vinden is. Dat zijn allemaal enorme stress triggers. En die willen wij vermijden. Dat doen we bij Process Delight op basis van drie pijlers: document management, automatisering van administratieve processen en communicatie.”
Een pint voor elke mail
Vooral op het vlak van communicatie blijkt Govaerts oplossing erg radicaal: “Wij willen alle interne mails afschaffen. We zijn zelf het levende bewijs dat dit perfect mogelijk is. Iedereen binnen ons bedrijf weet dat als je een interne mail stuurt naar een collega, je een pint moet betalen. Tot nu toe heeft nog niemand moeten trakteren .
Wij willen alle interne mails afschaffen. We zijn zelf het levende bewijs dat dit perfect mogelijk is. Iedereen binnen ons bedrijf weet dat als je een interne mail stuurt naar een collega, je een pint moet betalen
Wij communiceren volledig binnen Microsoft Teams. Als iemand me iets te melden heeft, dan verschijnt daar een notificatie van op mijn scherm en kan ik daar meteen op antwoorden. Iedereen in dat team ziet die vraag en dat antwoord. Dat werkt veel efficiënter dan die gigantische hoeveelheid interne mails waarbij iedereen in CC staat.”
One stop shop
Govaert raadt zijn klanten daarom aan om interne mails te vervangen door Microsoft Teams. Maar louter op Teams steunen, volstaat volgens hem niet: “Het grote nadeel van Teams is dat het volledig op projecten is gebaseerd. En een project is altijd beperkt in tijd. Eens een project is afgewerkt, wordt dat gearchiveerd. Maar stel dat je een paar jaar later documenten nodig hebt uit dat project, dan wordt het onbegonnen werk om dat terug te vinden.”
Daarom heeft Govaert samen met zijn team Ishtar.online ontwikkeld, een combinatie van Microsoft Teams en Sharepoint: “Aan die one-stop-shop hebben we bovendien metadata toegevoegd. Het resultaat is dat alle documenten van een bedrijf nu gegroepeerd zitten, en dat je ze altijd veel makkelijker terugvindt.”
Automigratie van documenten
De omschakeling naar deze nieuwe manier van werken vraagt initieel wel een inspanning, moet Govaert toegeven: “Dat proberen we te compenseren door die opstart zo eenvoudig mogelijk te maken. Kleinere kmo’s kunnen ons online platform bijvoorbeeld gewoon downloaden en er – ondersteund door online tutorials – meteen mee aan de slag gaan. Voor bedrijven met meer dan vijftig medewerkers is er in de startfase meestal wat meer werk vereist, omdat zij vaak met een complexe legacy zitten. In dat geval helpen we hen echter met de migratie van hun oude documenten.
We pakken dat heel pragmatisch aan door de source servers op read only te zetten, waardoor mensen hun documenten daar gaan halen, bewerken en vervolgens in Ishtar.online opslaan. Zo zorgen de medewerkers zelf voor een automigratie van de meest gebruikte documenten. Na verloop van tijd kijken we naar de overblijvende documenten en archiveren die indien nodig.”
Het gevaar van wildgroei
Toch schuilt er ook een gevaar aan de vereenvoudigde administratie die Govaert voorstelt, geeft de CEO zelf grif toe: “Als iedereen zomaar op zijn eigen manier met Teams begint te werken zonder dat daar afspraken rond worden gemaakt of zonder corporate governance, dan ontstaat er wildgroei. Dat is natuurlijk contraproductief en net het tegenovergestelde van wat wij willen bereiken. Daarom hebben we user adoption trajecten uitgestippeld voor zowel kleine als grote bedrijven, waarbij we hen begeleiden om Teams op een correcte en succesvolle manier te integreren.”
We hebben user adoption trajecten uitgestippeld voor zowel kleine als grote bedrijven, waarbij we hen begeleiden om Teams op een correcte en succesvolle manier te integreren, zonder duidelijke afspraken ontstaat er wildgroei
“We organiseren bijvoorbeeld opleidingen en pilootprojecten, maar bieden ook support en stellen ambassadeurs aan. Dat staat volledig los van de technologie. Die is immers bijzonder efficiënt, maar het vergt een zekere mind switch van medewerkers om met Teams en metadata te werken. Je moet het echter zien als een kleine investering bij de start, die zich later vele malen zal terugbetalen.”
