Sommige bedrijfsvraagstukken zijn te complex om ze aan data over te laten. Omdat de organisatie van ondernemingen nu eenmaal om mensen gaat. En omdat er heel wat onbewuste processen en issues de bedrijfscultuur beïnvloeden. Wouter Gheysen van Systemic Shifts helpt bedrijven via systemische organisatieopstellingen om de impact van een fusie in kaart te brengen, de structuur van een bedrijf op te bouwen en bedrijven te ondersteunen bij interne (team)conflicten. Met een duur woord: systemische organisatieopstellingen. Toch is het concept geniaal in zijn eenvoud.

Denk even mee. Drie vrienden starten een onderneming tijdens hun laatste masterjaar. Ze verdelen de aandelen als volgt: 40%, 40% en 20%. De start-up groeit, er komen investeerders aankloppen, het team breidt uit tot 16 werknemers. De studentikoze sfeer begint langzaamaan om te slaan in wrevel en kleine frustraties. Hoewel op papier alle elementen kloppen, blijven de verhoopte bedrijfsresultaten uit.

“Dit is een typisch organisatieprobleem”, legt Wouter Gheysen van Systemic Shifts uit. “En er bestaat geen voor de hand liggende oplossing voor omdat het gaat om de relaties tussen mensen. Die zijn nu eenmaal complex, én er komen heel wat - al dan niet onbewuste - denkprocessen bij kijken. Dat maakt het ook een uniek probleem, dus je kan niet gaan kijken naar data om het op te lossen.”

Het systeem als kern van organisatieopstellingen

Gheysen, industrieel ingenieur en master handelswetenschappen van opleiding, werkte jarenlang in de IT-sector als agile coach. “Een aantal jaar geleden vergezelde ik een collega naar een sessie rond systeemdenken en organisatieopstellingen. Ik werd volledig van mijn sokken geblazen en zag meteen het potentieel ervan voor teams, bedrijven en organisaties.”

Wouter Gheysen tijdens een workshop van Systemic Shifts

Heel wat multinationals zoals Daimler-Chrysler, IBM en BMW, en -dichter bij huis - Colruyt en Schoenen Torfs, bleken er al opvallend positieve resultaten mee te halen.

“De kern van organisatieopstellingen is het systeem”, legt Gheysen uit. “Een systeem is een verzameling elementen die met elkaar in verbinding staan, en die constant in beweging zijn waardoor de verbindingen en verhoudingen veranderen.”

De elementen, in deze context, bestaan uit alle mensen die deel uitmaken van de organisatie, zoals de werknemers, klanten, teams, departementen, producten enzovoort.

De uitkomst is verrassend en onconventioneel

“De basis van organisatieopstellingen is dat je de elementen uit het systeem zichtbaar maakt door poppetjes, blokken, of mensen in een ruimte te plaatsen”, gaat Gheysen verder. “Om het voorbeeld van onze start-up erbij te halen: de drie founders gaan rond een tafel staan, en zetten drie blokken uit op het werkblad. Elk blok staat voor één van de drie founders. Het valt meteen op dat ze twee blokken op één lijn zetten, vrij ver van elkaar. Het derde blok komt recht tegenover de twee andere te gaan, in perfect oppositie. De boodschap is duidelijk: er zijn twee kampen die lijnrecht tegenover elkaar staan.”

Gheysen vraagt de drie founders om een aantal blokken toe te voegen die de werknemers voorstellen. De nieuwe blokken komen naast blok nummer 3, naast founder nummer 3 dus te staan. “Conclusie: founder 1 en 2, die elk 40% van de aandelen hadden, liepen aan tegen founder 3 met 20% van de aandelen en het team koos partij voor die laatste”, zegt Wouter Gheysen. “De afgrond tussen de twee partijen was de oorzaak voor de negatieve en onproductieve sfeer.”

Samen met de founders probeert Gheysen daarna oplossingen uit, door de blokken op het werkvlak te verplaatsen, in andere verhoudingen en opstellingen te zetten. Zal founder 3 afscheid moeten nemen van het bedrijf? Veranderen we de verdeling van de aandelen? Wat is de ideale positie voor het team? Een heleboel vragen waarop een antwoord nodig is om het bedrijf terug optimaal te laten functioneren. De uitkomst van de systeemopstelling is verrassend en onconventioneel: founder 3 wordt tot HR-directeur benoemd. Hij vormt sindsdien de brug tussen de andere twee founders en het team. Founder 1 en 2 ruilen elke zes maanden van positie: één iemand neemt de dagelijkse leiding op zich als CEO, terwijl de andere de tijd neemt om de langere termijnstrategie uit te werken.

Verborgen dynamieken

“De uitkomst is altijd anders dan verwacht”, zegt Gheysen. “Dat is net het mooie aan systeemdenken en opstellingen. Het is een veilige, kostenefficiënte manier om verschillende oplossingen uit te proberen voor complexe vraagstukken.”

Dat is net het mooie aan systeemdenken en opstellingen. Het is een veilige, kostenefficiënte manier om verschillende oplossingen uit te proberen voor complexe vraagstukken

De kracht van opstellingen is dat ze onbewuste processen en patronen blootleggen. “Een klassiek voorbeeld is dat van een productlancering bij een fastfoodketen in Azië”, vertelt Gheysen. “Op papier leek het niet fout te kunnen lopen: de resultaten van de testgroepen waren positief, het personeel en management stonden er volledig achter. Tot het product totaal niet bleek te verkopen.”

“Uiteindelijk bleek dat het productidee uit de mouw van één van de senior managers was gekomen, en dat de bedrijfscultuur zo in elkaar zat dat iedereen liever zweeg dan tegen het idee in te gaan. Dat zijn zaken die met opstellingen zo naar boven komen.”

Start-ups en scale-ups

De toepassingen voor organisatieopstellingen zijn vrij breed, van het vastleggen van nieuwe bedrijfsstructuren bij een fusie tot het bekijken van de impact van een prijswijziging of het faciliteren van teamconflicten. En, zo leerde Gheysen tijdens de lockdown, virtuele organisatieopstellingen zijn even efficiënt en bieden dezelfde inzichten dan in real-life. “Er heerste tot voor de lockdown een aversie ten opzichte van virtuele opstellingen”, vertelt Gheysen, “vanuit het idee dat onbewuste ideeën en dynamieken enkel door fysieke nabijheid zichtbaar worden. Dat blijkt ongegrond. Via Zoom en Google Jamboards kan je perfect opstellingen doen met even positieve resultaten als wanneer je mensen in één ruimte samenbrengt.”

Hoewel organisatieopstellingen in theorie voor pakweg elke bedrijfsbeslissing nuttig zijn, wil Gheysen met Systemic Shifts in de eerste plaats met start-ups en scale-ups aan de slag. “Omdat ze heel snel groeien, is er weinig tijd om grondig na te denken over onder andere organisatiestructuren, aandelenverdeling, HR-beleid”, geeft Gheysen mee. “Terwijl dat net de dingen zijn die je op orde moet krijgen als je verder wil groeien.”

“Met opstellingen kan je snel werken. Tijdens een workshop van een halve of een hele dag krijg je zoveel inzicht in huidige problemen, en kan je de impact van mogelijke oplossingen bekijken. De meest optimale oplossing kan worden geïmplementeerd in het bedrijf.

Zit jij met strategische vragen die de toekomst van je bedrijf zullen bepalen? Contacteer Wouter Gheysen van Systemic Shifts of check hier tal van andere cases.