Van veeleer ondersteunend naar echte specialisten: de rol van 'assistant' is onherkenbaar veranderd

De rol van assistant is de voorbije jaren danig veranderd. Zo hard zelfs dat steeds meer de vraag wordt gesteld of de term ‘assistant’ de lading wel nog dekt. “Deze functie draait niet louter meer om een team of manager te ondersteunen en bij te staan. Het gaat veel verder en dieper dan dat”, klinkt het bij Violaine Baeten, marketing manager bij wervings- en selectiebureau Bright Plus. Het takenpakket is intussen helemaal veranderd en wordt steeds uitdagender, blijkt ook uit een studie van Bright Plus in samenwerking met onderzoeksbureau iVOX.

Bright Plus is al bijna 28 jaar marktleider binnen de niche van meertalige ondersteunende professionals. Het wervings- en selectiebureau legt de lat hoog en zoekt vooral naar sollicitanten die meertalig zijn en een hele reeks andere competenties onder de knie hebben. Omdat de arbeidsmarkt geen statisch gegeven is en die beïnvloed wordt door allerlei nieuwe trends — digitalisering, iemand? — voert Bright Plus regelmatig onderzoek naar de evolutie van die niche.

Dit jaar namen de functie van de ondersteunende professional of assistant nog eens onder de loep. “Onze laatste studie hierover dateert van 2015”, vertelt Baeten. “Dat is al even geleden, maar we hebben in die jaren wel altijd de vinger aan de pols gehouden bij kandidaten en op de arbeidsmarkt. We voelden dus wel aan dat er een aantal veranderingen zijn binnen de functie.”

Advertentie

Toptalenten vinden en ze aan boord houden? Dat is niet eenvoudig. Bright Plus helpt je met het vinden, begeleiden en ontwikkelen van je talent.

Meer weten?

Assistants worden specialisten

Zo hebben bevraagde respondenten tijdens het onderzoek aangegeven dat hun functie heel hard is veranderd mede door de digitalisering, maar de meerderheid vindt dit een positieve evolutie. “Professionals binnen onze niche omarmen echt die digitale tools. Deze trend zien we al een aantal jaren, maar de voorbije periode is dit alleen maar in een stroomversnelling gekomen. Mensen merken meer dan ooit dat er door deze tools ruimte wordt gecreëerd voor andere, meer uitdagende taken.”

Het feit dat digitale tools bepaalde taken kunnen overnemen — of zo snel en eenvoudig maken dat een manager het zelf kan regelen — maakt dat de functie is geëvolueerd naar eentje met specialismen. Nulens: “Denk maar aan de HR-professional of de marketingassistant. Je ziet deze functies meer en meer opduiken op verschillende afdelingen van een bedrijf. Leidinggevenden zijn dan ook meer op zoek naar mensen met een specifieke kennis binnen een bepaald vakdomein.”

Van ondersteunend naar samenwerkend

Goed kunnen plannen en organiseren moet net als voorheen tot de skills van een professional behoren. Maar de verantwoordelijkheden daarrond zijn de voorbije jaren alleen maar ruimer geworden. “Werkgevers en assistants geven beiden aan dat iemand in deze functie heel zelfstandig moet kunnen werken”, zegt Nulens. “De professional moet zelf projecten kunnen opzetten. Hij of zij moet ook goed kunnen samenwerken met de rest van het team. Het klassieke beeld van de assistant die enkel de CEO of manager ondersteunt, is niet meer, zo blijkt uit onze studie.”

Dat verbaast Baeten en Nulens wel. “In 2015 lag de focus van de functie nog heel hard op dat ondersteunende. Nu wordt er meer belang gehecht aan andere skills; zelfstandigheid, samenwerking, maar ook plannen en organiseren zijn voor de werkgever belangrijker geworden”, zegt Baeten. “Deze professionals staan dus meer zélf in voor eigen projecten.”

Baeten en Nulens staven de evolutie van de rol van professional met voorbeelden: “Het is niet enkel meer communiceren over een event, maar het ook helemaal opstarten en opvolgen. Van de offertes opvragen, de organisatie regelen en alles in goede banen leiden tijdens het event tot de opvolging nadien. Binnen marketing, bijvoorbeeld, testen assistants e-mail- of webinarsystemen uit. HR-professionals werken dan weer zelf mee aan een opleidingsplan of zetten een goed onthaal van nieuwe werknemers op poten.”

Een job vol variatie, dus. En net dat is een van de redenen waarom professionals voor die functie kiezen, zo blijkt. “Die gevarieerde jobinhoud is een belangrijke drijfveer”, zegt Nulens. “Ze kunnen hun talenkennis inzetten, hebben veel sociale contacten en er is ruimte om zichzelf verder te ontplooien dankzij de vele verantwoordelijkheden. Kortom, het is een functie met veel carrièremogelijkheden.”

Een blik op de toekomst

Baeten onderstreept graag de laatste zin van haar collega: “De rol van de assistant is echt wel meer dan wat mensen denken. Het is jammer, maar deze functie heeft het moeilijk om stereotypes van zich af te schudden. De idee van de persoonlijke assistant van de CEO die lunch of een koffie brengt, klopt helemaal niet meer. Dat hebben we intussen wel duidelijk gemaakt toch?”, glimlacht Baeten.

De functie van professional evolueert snel, dus dat beeld in de hoofden van mensen kan meer beter even snel mee-evolueren. “De huidige trends zullen zich in de toekomst alleen maar verderzetten”, voorspelt Violaine Baeten. “Er zal nog meer ingezet worden op expertise en specialisaties. De verdieping van het vak is een trend die blijft.”

Een andere trend die de kop opsteekt en in alleen maar zal groeien, is die van de contracttypes. Jolien Nulens: “We merken dat alsmaar meer professionals interesse tonen in andere soorten contracten. Het overgrote merendeel van de bevraagde professionals kiest nu nog voor een vast contract, maar 20% heeft wel interesse om de job als freelancer uit te voeren. Als we bij studenten gaan kijken, dan heeft zelfs 39% zin om via outsourcing of detachering aan de slag te gaan.”

Een win-win

Hogescholen merken de verschillende evoluties in de functie van professional ook op en passen hun curriculum aan volgens de nieuwe noden in de job. Maar ook de naam van de opleiding wordt steeds vaker aangepast. ‘Office Management’ wordt ‘Business & Languages’, bijvoorbeeld. Een goede evolutie, vinden Baeten en Nulens, want titels als ‘office manager’ of ‘assistant’ dekken eigenlijk de lading niet meer.

De extra verantwoordelijkheden en de diepgaande specialisaties zijn daar het beste voorbeeld van. “Het is nu aan de bedrijven om ook mee te stappen in deze verschuiving. Deze professionals zijn enorm getalenteerd en gemotiveerd en zitten boordevol potentieel. Hun talenten volop tot uiting laten komen is alleen maar een win-win voor werknemer én werkgever”, concluderen Baeten en Nulens.