Waarom deze ingenieurs de beste planningsoftware willen ontwikkelen: “30% van de service-uren gaat verloren aan reistijd”

Je mag als bedrijf nog de beste producten of diensten hebben: als je die niet vlot tot bij de klanten krijgt zal je kansen missen of wrevel opwekken. Een goede planning kan dus écht het verschil maken. Vanuit dat gegeven startte Ken De Norre-De Groof Movetex op, een cloud SaaS-platform waar ondernemingen hun complexe planningsprocessen voor buitendiensten sneller en efficiënter kunnen beheren. Arne Vandenberghe, zaakvoerder van De Lift, gespecialiseerd in liftonderhoud, maakt er dankbaar gebruik van om zijn 70 techniekers dagelijks automatisch in te plannen. Wij laten ze, al even dankbaar, samen aan het woord.

“Mijn vennoot en ik zijn ingenieur van opleiding”, steekt Ken De Norre-De Groof van wal, “en we hadden beiden dezelfde ambitie: bedrijfsprocessen beter maken aan de hand van wiskundige technieken. Anders gezegd: we wilden als twee echte nerds wiskunde gebruiken om praktische problemen op te lossen (lacht). Onze eerste realisatie was voor de Belgische voetbalbond en hun complexe scheidsrechterplanning. Ons uiteindelijke algoritme bleek hen op jaarbasis 400.000 euro uit te sparen aan verplaatsingskosten.”

“Op basis van dat succes stelden we ons de vraag of we onze oplossing niet konden generaliseren. Zo zijn we bij field service-planningen uitgekomen. Bedrijven die installaties, onderhouden, herstellingen, inspecties of andere diensten leveren op verplaatsing hebben dezelfde uitdaging: hoe je krijg je medewerkers met bepaalde skills zo efficiënt mogelijk naar de juiste plaats op het juiste moment. De puzzel gelegd krijgen is al een enorme uitdaging en kan manueel, met spreadsheets of Google Maps uren planningstijd kosten. Het is vaak zo complex waardoor veelal 30 procent van de service-uren verloren gaat aan reistijd. De impact van inefficiënte planningen op transport-en personeelskosten is enorm.”

40% meer productiviteit

“Wij gaan veel verder dan andere Field Service Management software-oplossingen”, aldus De Norre-De Groof, “in die zin dat wij met artificiële intelligentie werken waarmee we de planning en dispatching écht verregaand kunnen automatiseren en optimaliseren. Er wordt rekening gehouden met beschikbaarheden, skillniveaus, prioriteiten, tijdsvensters, status, en wat nog meer. Bovendien voorzien wij gebruiksvriendelijke tools om de planning naadloos uit te voeren – zo kan de technieker op zijn Mobile Workforce App foto’s maken, documenten raadplegen, sign-on-glass technologie aanbieden … – én kunnen planners en dispatchers real time meevolgen en ingrijpen.”

“En we willen nog een stap verder gaan. Door de planning en uitvoering beschikken we over een schat aan data, waaruit interessante inzichten kunnen worden gegenereerd. Niet alleen voor onze eigen algoritmes, maar ook voor de planning en algemene bedrijfsuitvoering van de klant. Zo zal een zaakvoerder bijvoorbeeld kunnen ontdekken welke skills hij te kort komt in welke regio’s.”

“Maar hét grote verschil met andere FSM is dat wij planning zien als dé kern van elk field servicebedrijf en van daaruit beginnen bouwen. Door die aanpak slaagt onze scheduling engine erin om de productiviteit van buitendiensten met 30 tot 40 procent te verbeteren: minder fouten en minder kilometers. Onze software levert tot 80 procent tijdwinst op planning én real-time zicht op de locatie en prestaties van de techniekers op.”

Dagelijks 70 techniekers op de baan

De proof of the pudding is nog altijd in the eating. Bijgevolg vragen we Arne Vandenberghe naar zijn ervaring met Movetex. Hij is zaakvoerder van De Lift, gespecialiseerd in het onderhouden, herstellen en moderniseren van liften. Op amper zeven jaar tijd groeide het bedrijf van 15 naar 100 medewerkers, waaronder 70 techniekers die dagelijks de baan op moeten. Een planningsuitdaging zonder weerga, die niet manueel met spreadsheets kon worden aangegaan, zoals het geval was toen Vandenberghe destijds de zaak overnam.

“Wij hebben klanten in heel Vlaanderen en in Brussel”, licht hij de uitdaging toe. “Dat is in ons dichtbevolkte land met zijn dagelijkse files al een eerste grote klip. Bovendien krijgen wij verschillende types opdrachten: periodiek onderhoud van liften, al dan niet prioritaire herstellingen, dringende interventies wanneer iemand vastzit … Al die uiteenlopende opdrachten moeten dynamisch ingepland worden in de agenda’s van techniekers met diverse skills. Daarenboven moeten we rekening houden met afwezigheden. Of met het feit dat dringende interventies de planning van die dag doorkruisen.”

Kortom, Vandenberghe moest op zoek naar planning software die dat complexe planningsproces kon automatiseren en de uitvoering en opvolging ervan efficiënter kon maken. En die compatibel was met de eigen ERP, waarin de projectopvolging, boekhouding en administratie zit vervat. “We hebben samengezeten met meerdere FSM-kandidaten, maar bij Movetex was er echt een klik: niet alleen omdat ze duidelijk goesting hadden om onze uitdaging aan te gaan, maar ook omdat ze maatwerk konden leveren. Dat blijkt tot op vandaag, want elke maand wordt wel een nieuwe feature aan het programma toegevoegd.”

“Dat maatwerk vinden wij heel belangrijk”, vult De Norre-De Groof aan. “We starten altijd van ons generiek product die we op maat configureren voor de klant, maar de planningsuitdagingen van bedrijven zijn soms zo specifiek dat schermen, features of processen op maat van grote meerwaarde kunnen zijn. Wij willen dat onze software zich aan de klanten aanpast en niet omgekeerd.”

Liefst aan liften werken

De Lift werkt nu al anderhalf jaar met Movetex, maar helemaal vlekkeloos verliep dat in het begin niet. Dat lag niet aan de software zelf, maar aan het feit dat de techniekers gewend waren zelf hun dagen in te vullen. “Er was dus aanvankelijk wel wat weerstand”, beaamt Vandenberghe, “maar nu zijn onze mensen helemaal mee in het verhaal: ze zien het gemak in van de software en de app. Omdat ze die invulling niet meer zelf moeten maken, want het systeem kiest nu voor hen – flexibel dan nog, op basis van competenties, urgenties en kilometers.

Bovendien moeten ze ook geen administratie meer doen – wat bijna elke technieker haat – want hun werkuren worden nu digitaal verwerkt en de rapporten worden automatisch aangemaakt en verstuurd naar de klant. Kortom, onze techniekers kunnen meer dan ooit focussen op wat ze het liefst doen: aan liften werken. En onze klanten komen misschien van nature niet zo snel met complimenten, maar we krijgen steeds minder de vraag wanneer er nog eens iemand op onderhoud komt, omdat dit automatisch ingepland wordt en dus altijd regelmatig gebeurt. Dat kan je dus eigenlijk ook als compliment zien.”

We hebben het nu vooral gehad over tijd- en efficiëntiewinst, en over grotere klantentevredenheid. Maar had de oprichting van Movetex destijds ook een duurzame insteek? Wilde De Norre-De Groof met andere woorden ook bijdragen aan minder milieu-impact? “Toch wel”, beaamt hij. “We horen altijd dat last mile deliveries en pakjesdiensten voor de grote vervuiling in de steden zorgen en files veroorzaken, maar techniekers en buitendiensten staan in exact dezelfde files. Als we die efficiënter kunnen laten rijden, beperken we die stilstanden en brengen we de uitstoot naar beneden. Maar in alle eerlijkheid: planningsefficiëntie staat centraal bij Movetex, zij het dat de verminderde milieu-impact een heel dankbaar neveneffect vormt (lacht).”

Tot slot willen we even toetsen hoever het staat met de ambitie van Movetex om Europa's nummer één field service scheduling platform te worden. “We willen dat zo snel mogelijk realiseren”, lacht De Norre-De Groof. “De voorbije twee jaar zijn we organisch gegroeid tot een team van tien en we willen nu een versnelling hoger schakelen. Maar hoewel ons product in principe grenzeloos is en gemakkelijk geschaald kan worden, willen we onze waarde toch eerst in België bewijzen. Als dat lukt, kunnen we beginnen kijken naar Duitsland en Nederland en andere landen, waar ze voor exact dezelfde uitdagingen staan.”