Een softwareplatform dat de digitale transformatie in de organisatie faciliteert? Ongetwijfeld een exclusieve tool voor IT’ers, luidt wellicht de redenering. Fout! Want het Power Platform van Microsoft 365 is zo intuïtief en logisch opgebouwd dat iedere eindgebruiker die binnen de organisatie bezig is met data, processen en analyses ermee aan de slag kan. Dat zullen Tom Ysewyn en Frank Bastien van IT-partner Xylos aantonen op Power Day op 21 oktober, voornamelijk aan de hand van herkenbare praktijkvoorbeelden. Hier delen ze alvast hun enthousiasme voor het platform.
Tom Ysewyn is teamleader van Learning Digital, het 17-koppige departement binnen Xylos dat zich voornamelijk bezighoudt met training, change en user adoption. “Op het Power Platform van Microsoft 365 worden vier nauw met elkaar verweven tools samengebracht: Power BI, Power Automate, Power Apps en Power Virtual Agents.”
“Maar omdat voor automatisatie en het ontwikkelen van Apps tot voor kort steevast het gebruik van een programmeertaal nodig was, leeft de perceptie nogal sterk dat die tools vooral voor programmeurs zijn bedoeld. Dat willen we net ontkrachten: eigenlijk moet vooral de ‘gewone’ eindgebruiker ermee aan de slag kunnen, in gelijk welke sector bovendien: van ziekenhuizen over onderwijsinstellingen tot advocatenkantoren en industriële omgevingen.”
“Het beste bewijs dat iedereen met de tools aan de slag kan? Maar liefst 95% van de mensen die ik rond Power Platform opleid, heeft geen IT-achtergrond en komt uit finance, HR, sales, marketing,… Kortom, gewoon uit een businessomgeving. En ze zijn er doorgaans heel snel mee weg.” Aan het woord is Frank Bastien, Learning Consultant bij de Learning-afdeling van Xylos, die dieper ingaat op de tools in kwestie.
95% van de mensen die ik rond Power Platform opleid, heeft geen IT-achtergrond
“Power BI is de business intelligence-component van het Power Platform, dat door Microsoft opgevat is als self service BI: de gebruiker kan hier naar goeddunken zelf commando’s in geven of aanpassingen doen, even eenvoudig als in Excel. Met Power Apps kunnen gebruikers dan weer heel eenvoudig zelf apps gaan ontwikkelen – in vergelijking hiermee zijn tools als pakweg Access of Visual Basic een stuk complexer.”
“Het heel visuele Power Automate laat je dan weer toe om binnen je organisatie bepaalde workflows en validatiestromen – bijvoorbeeld factuurverwerking – efficiënt te automatiseren. En dat bijna even eenvoudig en intuïtief als wanneer je een PowerPointpresentatie zou opzetten.”
“Waar je als eindgebruiker vroeger eerst zwaar moest studeren om te kunnen automatiseren, heb je nu gewoon het Power Platform dat je een heel ecosysteem van tools ter beschikking stelt, waaruit je naar believen kan cherrypicken op basis van de nood van je organisatie.”
“Al die tools zijn bovendien heel eenvoudig te gebruiken”, vult Tom Ysewyn aan, “omdat het platform werkt met gebruiksvriendelijke building blocks die je vlot combineert en via een drag & drop-systeem verplaatst.”
Doorschakelen naar een live agent
Laatst toegevoegd aan het Platform zijn de Power Virtual Agents ofte chatbots, die bijvoorbeeld kunnen ingezet worden om een HR-onboarding proces te faciliteren, of om de FAQ-pagina op de website te vervangen. “Je moet die Power Virtual Agent zien als een soort combinatie van de Power Automate-tool met artificiële intelligentie”, gaat Frank Bastien verder.
“Je voedt de Power Virtual Agent met je beschikbare data en op basis daarvan zal die de juiste antwoorden genereren en bovendien zelf leren en steeds slimmer worden. Als dat vanaf een bepaald niveau nodig is, kan hij ook automatisch doorschakelen naar de live agent die direct verantwoordelijk is voor de vraag of het domein in kwestie. Sowieso evolueren we naar een toekomst waarin klanten alles aan een slimme chatbot zullen vragen in plaats van het gewoon op te zoeken – je kan daar als organisatie dus maar beter tijdig op voorbereid zijn.”
We evolueren naar een toekomst waarin klanten alles aan een slimme chatbot zullen vragen in plaats van het gewoon op te zoeken
De vier Power-tools zijn zoals gezegd heel gemakkelijk en instapvriendelijk te gebruiken door de eindgebruiker, maar hebben wel het potentieel om daar veel verder en gespecialiseerder in te gaan, zodat ook in bedrijfskritische omgevingen processen en data beter gestructureerd en geoptimaliseerd kunnen worden.
“Zo hebben wij laatst met een klant een volledig en complex documentatie-workflow-systeem uitgewerkt”, getuigt Tom Ysewyn. “Het klopt dus dat sommige van onze klanten het Power Platform gebruiken volgens de top-down-methodiek, waarbij er meteen een team van gespecialiseerde ontwikkelaars wordt opgezet. Andere, maar nog te weinig, organisaties gaan dan weer bottom-up te werk. Het zijn vooral die eindgebruikers die we op Power Day willen overtuigen, in de eerste plaats aan de hand van heel herkenbare voorbeelden uit de praktijk, die je gemakkelijk kan plotten naar je eigen organisatiesituatie. In een ideale wereld zien we bedrijven die beide approaches tegelijk toepassen en combineren.”
Van HR-onboarding tot service requests
“Wat we concreet tijdens Power Day willen doen, is eindgebruikers van het Power Platform laten proeven en kennis laten maken met de mogelijkheden, zodat ze echt overtuigd raken van het feit dat er heel veel in zit voor hen.”
“Vergeet ook niet dat heel wat van die functionaliteiten al standaard in hun Microsoft-licentiepakket zitten”, vult Frank Bastien aan. “Maar dat mensen dat gewoon niet weten.”
Power Day wordt dus geen dag waarop we iedereen grondig gaan trainen: we zullen deelnemers gewoon wijzen op wat er allemaal mogelijk is. Zo verzamelen heel wat bedrijven vandaag hun data nog in een Excel-bestand die ze vervolgens versturen via mail, waarna iedereen dat bestand vervolgens aanvult. En dat terwijl je dankzij het Power Platform met enkele klikken heel gemakkelijk een formulier voor die data kan maken.
Of neem Teams, dat zowat elke organisatie vandaag gebruikt. Wist je dat vanuit Power Platform functionaliteiten kan aanmaken en toevoegen aan Teams? Of dat je via Power Apps gemakkelijk een app voor HR-onboarding maakt, of een app voor klanten die een service request wil maken wanneer ze een probleem hebben? Allemaal functionaliteiten die bedrijven écht vooruit kunnen helpen.”
Wil je de mogelijkheden van het Power Platform van Microsoft 365 zelf ontdekken? Schrijf je dan hier in voor Xylos Power Day of neem hier contact op met Xylos voor een training of webinar.
