De accounting softwaretool die Silverfin ontwikkelt om klantengesprekken in goede banen te leiden, wordt een belangrijke pijler van de relatie tussen boekhouder en ondernemer. Een accountant zal dankzij de tool een persoonlijke voorsprong creëren in de relatie met de klant: een extra troef die goed is voor het hele kantoor. Het werkt ook omgekeerd: “Elk klantengesprek dat Silverfin faciliteert, berust op de knowhow van iedere medewerker.”
Het succes van een klantengesprek hangt af van de accountant die het voert. Silverfin helpt accountantskantoren om iedere medewerker binnen het kantoor met vertrouwen een klantengesprek te laten starten. De inhoud van het gesprek is daarbij vaak veel belangrijker dan de cijfers waarover de ondernemer in real time beschikt via standaard dashboarding.
Ondernemer zkt. gemoedsrust
“Bij voorkeur gaat een gesprek over de onderneming zelf”, zegt Silverfin productmanager Matthieu Desloovere. “De meeste ondernemers vinden het niet leuk als de accountant het enkel over de cijfers wil hebben. Een ondernemer wil een klankbord en als accountant word je vaak een beetje beschouwd als de huisdokter. “Ik wil graag twee nieuwe medewerkers aannemen, hoe pak ik dat het beste aan?” of “Ik heb iemand extra in dienst genomen, hoe werkt dat als ik een bedrijfswagen in de loonmix wil?” Een accountant vraagt zich dan af of hij er een specialist bij moet halen: een belastingexpert, een advocaat, een payrollspecialist, enzovoort. Je kan nog zo goed voorbereid zijn, back-up is nuttig wanneer je een ondernemer allround wil begeleiden. Doe je dat niet, dan zal de klant je geen goede accountant vinden.”
Dat inzicht kwam er door een grote Silverfin-bevraging over adviesverlening waaraan meerdere accountantskantoren deelnamen. Wat bleek? Een ondernemer wil gemoedsrust via een accountant die ‘alles’ voor hem oplost. “Als innovatief softwarebedrijf wilden we aan het roer staan van de evolutie naar meer efficiëntie”, benadrukt Silverfin productmanager Nick Meerlaen. “Aan efficiëntere dossierverwerking wordt al lang gewerkt, maar daarbij wordt een accountant niet plots een adviseur. Die rol had hij altijd al. Wél stopte de optimalisering altijd bij het klantengesprek - en daarin brengt Silverfin nu verandering.”
Feilloos het juiste agendapunt identificeren
Silverfin blijft het faciliteren van klantengesprekken verder perfectioneren. De mogelijkheden zijn verrassend uitgebreid. Matthieu Desloovere knikt: “De vele wettelijke verplichtingen waaraan een accountant moet voldoen, duwen het klantengesprek naar de achtergrond. Ook daardoor ligt het niet voor de hand om je grondig voor te bereiden op een echt gesprek. Dat hiaat vult onze software in op basis van AI-voorstellen en gerichte vragen. Praat je morgen met klant x, dan stelt onze software de gesprekstopics voor op basis van logische parameters die door het kantoor zelf worden ingesteld.”
De tool zoekt naar afwijkingen in de data, gecombineerd met bepaalde regels om een gesprek te initiëren. Meerlaen: “Die regels zijn erg relevant, want in accountancy is veel strikt zwart-wit en niet vatbaar voor interpretatie. Via patroonherkenning vind je atypische parameters die je dan kan aansnijden tijdens het gesprek, bijvoorbeeld een plotse kostenpost van 20.000 euro. Je kan het dan hebben over de impact daarvan. Je krijgt via de software een voorstel van wat er precies besproken kan worden. Een accountant bepaalt natuurlijk zelf of een topic relevant is, maar op deze manier wordt niets over het hoofd gezien én komt elk onderwerp op een natuurlijke manier aan bod tijdens het gesprek.”
Snellere besluitvorming, beter risicobeheer
Meerlaen geeft nog een voorbeeld: “Is er een nieuwigheid in de wetgeving zoals rond auteursrechten of elektronische facturatie, dan wil je dat iedereen in het kantoor het daarover heeft met zijn klant.” Desloovere pikt in: “Uit de ondersteunde voorbereiding van een klantengesprek, blijkt ook wiens expertise waarvoor nodig is. Daar valt nog heel wat efficiëntie te winnen. Een accountant zit vaak niet meer dan één keer per jaar met een klant aan tafel. Op dat moment moeten de juiste topics aan bod komen. Op de schaarse momenten dat je in contact bent met je boekhouder, wil je dat het er boenk op is.”
In economisch onzekere tijden faciliteert de tool voor klantengesprekken bovendien snellere besluitvorming en een beter risicobeheer, vervolgt hij. “Slecht nieuws brengen, is moeilijker dan een gesprek voeren wanneer alles op rolletjes loopt. Wanneer je tegen een klant moet zeggen dat het vijf voor twaalf is, dan wil je niet door de mand vallen. Onze tool biedt dat extra vertrouwen. Ook wanneer accountants het gespreksonderwerp perfect beheersen, blijken ze toch graag te dubbelchecken. Meerlaen beaamt: “Wij helpen kantoren om de boodschap objectiever te brengen. Accountants hebben vaak een langdurige band met een klant en krijgen het zelf lastig wanneer het niet goed gaat met een onderneming. Dan is het soms moeilijk om juiste woorden te vinden.”
Voorsprong dankzij het Visma-ecosysteem
Silverfin maakt deel uit van de Visma Group. Met verschillende businessunits en shared services is het een ecosysteem dat ervoor zorgt dat accountants dankzij nieuwe toepassingen permanent hun voorsprong blijven vergroten. “Het Visma designteam bestaat uit experts die bedrijven binnen de Visma-familie begeleiden bij het onderzoeken van opportuniteiten”, legt Meerlaen uit. “Specifiek met betrekking tot het klantengesprek hebben we dat ook gedaan. Het leidde tot het huidige prototype dat we nu aan het valideren zijn met klanten. Hét grote voordeel van die werkwijze – idee, aftoetsen, ontwikkelen, valideren – is dat de oplossingen die we ontwikkelen altijd de juiste zijn. We gaan geen jaar aan iets bouwen dat dan uiteindelijk niet het probleem oplost dat we hadden gehoopt. Wel werken we in kleine stapjes die we telkens snel kunnen valideren. Het leidt tot zeer gebruiksvriendelijke applicaties.”
Desloovere knikt: “Dankzij experts in het internationale Visma-netwerk met een diepgaande knowhow kunnen we stappen overslaan. Voor Silverfin betekent het dat we sneller oplossingen kunnen schalen. Met het faciliteren van klantengesprekken ontwikkelen we een volledig nieuw luik bij Silverfin. Een accountantskantoor krijgt nu ook de volledige controle over de inhoud van gesprekken. Moeten er bepaalde topics absoluut in aan bod komen? Wij geven hen grip om het gesprek beter te structureren en de gesprekskwaliteit te verbeteren.”
