Recentelijk kwam in het nieuws dat (opnieuw) een automerk stopt met het verzenden van e-mail in de vrije tijd van zijn werknemers heb ik eens goed moeten lachen. Want meer dan een druppel op een hete plaat is dat -jammer genoeg- niet. Het bedrijf geeft toe dat zijn werknemers (ver)slaaf(d) zijn aan e-mail en staat nu toe om enkele uren per week 'vrij' te zijn.

Dat zoiets anno 2014 nog bestaat, ten tijde van Facebook, Twitter en alle anderen, is toch straf. Om iedereen die zichzelf herkent in die e-mailafhankelijkheid een hart onder de riem te steken, deel ik met plezier hoe we het bij Cleverwood aanpakken. Iets dat partner en CEO Olivier trouwens ook maar al te graag doet, getuige zijn laatste blog post.

Start met de vraag: wat zit er allemaal in de mails die iedereen stuurt? Het gros is vragen om informatie en discussies. En waarom sturen mensen zulke mails in de vrijetijdsuren? Omdat ze stress hebben door het gebrek aan informatie. "Hoever staan we met X?, hoe zit het met Y?, wanneer komt Z?". Als je die informatie en kennis nu eens documenteert en opslaat op een centrale plaats waar het toegankelijk is voor iedereen, dan zijn we er! Simpel!

Simpel? Nu ja, niet echt. Blijkbaar is onze drang om snel op een mailtje te antwoorden groter dan onze zin om onze kennis te documenteren, dus vanzelf zal het niet komen. Je bent met andere woorden verplicht om iets aan de werkattitude te doen.

Binnen onze organisatie begon dat met het opzetten van een projectmanagementtool (in ons geval Basecamp). Zo kregen we al heel wat projectkennis weg uit onze mailboxen en in dat centrale systeem.

Dat klinkt alsof het vanzelf gaat, maar dat is niet zo. Belangrijk was dat we handleidingen hebben geschreven en processen ingevoerd zodat iedere nieuwe werknemer én klant weet hoe we ermee omgaan.

Vervolgens zijn we op zoek gegaan naar een Enterprise Social Network tool (hiervoor gebruiken we blueKiwi). Je kan het beschouwen als een soort intern sociaal netwerk voor niet-projectgerelateerde communicatie. Gaande van interne bedrijfscommunicatie, het delen van interessante tools en bevindingen tot "iemand mee een pintje pakken vrijdag"?.

Toegegeven, ook dat kost wat moeite. Zo bombardeerden we een aantal medewerkers tot 'space managers': die zijn verantwoordelijk voor een specifieke stroom van informatie, waarbij ze (digitaal) zalven en slaan wanneer de best practices al dan niet gevolgd worden, open vragen terug in ieders radar krijgen en mensen aan hun mouw trekken wanneer er te weinig informatie instroomt.

Het resultaat? E-mail is bij ons een notificatieplatform. Je kan uiteraard selecteren welke notificaties je ontvangt, maar verder dan dat gaat het niet. Omdat we vinden dat kennis en informatie niet in je mailbox thuishoren, maar op een weldoordachte plek. Omdat we het delen van kennis een kernwaarde van ons bedrijf vinden. Omdat we niet met onze mond vol tanden willen staan wanneer een klant ons iets vraagt.

Na 4 jaar timmeren aan deze nieuwe manier van werken zijn onze werknemers een nieuwe lichting kenniswerkers: consultants die hun kennis delen en documenteren, proactief zijn in de omgang met klanten en geen stressy telefoontjes of paniekerige weekendmails krijgen. And guess what? Hun work-life balance is er ook nog op verbeterd, mooie extra!

Dus beste corporates: stop met die lapmiddeltjes zoals het niet doorsturen van die e-mails en pak de essentie van de zaak aan. Niet alleen worden jullie werknemers daar beter van, de 80% kennis die in hun hoofd zit als ze vertrekken blijft bovendien ook binnen het bedrijf.

Te moeilijk denken jullie? Ik daag jullie uit: start vanaf maandagmorgen met het vertragen van de e-mails met één uur, in plaats van ze onmiddellijk af te leveren. De hoogdringendheid om te antwoorden zal verdwijnen, en de focus op het belangrijke werk zal intussen verhogen. Wedden?

(Disclaimer: wij zijn gebruikers van bovenstaande applicaties, geen verkopers. Mocht je het nodig vinden dan geven we gerust onze eerlijke en nuchtere mening.)