Hoe de doorbraak van het coronavirus eindelijk leidt tot de doorbraak van de digitale werkplek

Ik geef het grif toe. Het is een pervers scenario dat ik voor ogen heb. Maar wat zou het interessant zijn, mocht 80 procent van ons verplicht worden thuis te werken door dat beest dat komt overwaaien uit andere oorden! Stel je een apocalyptisch landschap voor. Het corona-landschap. Het eerste wat opvalt, is de afwezigheid van files. Je hoort de Antwerpse Ring opgelucht ademhalen. In dat landschap zijn mensen eindelijk verplicht om digitale tools te gebruiken. En dat zou wel om eens fijne neveneffecten kunnen hebben...

Na wat gepruts en gevloek en hulp van de kinderen, zullen mensen merken dat fysieke meetings makkelijk vervangen kunnen worden door videoconferenties. Leve tools als Zoom en MS Teams. Het grote voordeel? Niemand hoeft zich verplaatsen.

Vervolgens ontdekken de mensen de magie van synchrone chat. Waar we vroeger voor het oplossen van een klein probleem een meeting belegden en we hopeloos op zoek gingen naar een timeslot op korte termijn, worden beslissingen nu sneller genomen door in de synchrone chat met elkaar te communiceren.

Sterke versus zwakke leiders

Een ander effect: de sterke leiders omarmen ten volle de transparantie van communicatie die de digitale tools met zich meebrengen. Ze zullen meer open communiceren opdat medewerkers in de gegeven informatie zelf guidance kunnen vinden en dus ook zelf beslissingen kunnen nemen. En dat leidt tot meer empowerment -sorry voor het buzzword. In onze apocalyptische wereld, beheerst door het coronabeest, is geen plaats voor stiekeme fysieke 1 op 1 besprekingen en command and control. Kortom: sterk leiderschap zal snel geïdentificeerd worden. Zwak leiderschap ook.

Digitale tools leiden bovendien tot inclusievere besluitvormingsprocessen want ook introverte mensen zullen het woord durven nemen tijdens een online 'asynchrone' discussie. 'Ja maar hoe zit het dan met de verbondenheid van de mensen?' De middelmatige middle manager zaagt: 'Ik zie mijn mensen niet meer rond mij.'

Reflective practice

Verbondenheid creëer je niet per sé door elkaar fysiek te zien. Dat is trouwens ten strengste verboden in corona-tijden. Om verbondenheid te installeren, zullen sterke managers anders gaan communiceren. Ze zullen het regelmatiger hebben over de strategische doelstellingen van het bedrijf. De acties die ze opleggen, zullen ze kaderen in het grotere geheel zodat mensen weten dat ze bijdragen aan iets wat henzelf overstijgt.

Ze zullen niet alleen meer praten over dagdagelijkse acties maar het hebben over de verbanden achter die acties: waar liep ons project fout? Van welke veronderstellingen zijn we uitgegaan en welke waren daarbij juist? Wat zijn onze belangrijkste inzichten na een moeilijk gesprek met een klant? Waar zijn we nu op aan het werken en waarom ? Die reflective practice is cruciaal om verbondenheid te creëren.

Met andere woorden: managers zullen eindelijk communiceren over datgene waarover ze verondersteld zijn te communiceren. Acties kaderen, richting geven, mensen aanzetten tot reflectie, daarin schuilt net hun toegevoegde waarde.

Bevrijdend effect

Als laatste voordeel denk ik ook nog aan het volgende. Ik ben ervan overtuigd dat wanneer thuiswerk de dominante regel wordt en niet meer de uitzonderingsmaatregel, mensen meer stil staan bij het gebruik van hun tijd. Thuiswerk en de fysieke afwezigheid van een baas kan een interessant denkproces initiëren bij medewerkers: van 'ik ga naar kantoor en presteer daar naar best vermogen mijn uren' naar 'hoe creëer ik optimaal toegevoegde waarde'. Het zou wel eens de locus of control meer bij het individu kunnen leggen.

Kortom: digitale tools kunnen een bevrijdend effect hebben - ze maken ons los van tijd en plaats en daardoor ook van oude gewoontes en spelregels. En wanneer het coronabeest eindelijk gedood is, ja dan zullen de mensen terugkeren naar kantoor. Deels. Maar nieuwe gewoontes zullen eindelijk ingang gevonden hebben. Leve digital!