Er zijn zoveel manieren om met je collega’s te communiceren op het werk. Dit voorjaar mochten we met Ketchum instappen in het pilootproject van Facebook at Work, nu omgedoopt naar Workplace. De grote testfase lijkt voorbij en Workplace is klaar om naar het grote (werkende) publiek te stappen. Tijd dus voor een evaluatie.
De voordelen
- Workplace lijkt in alles op je gewone Facebook. De kleuren zijn wat soberder, maar verder heb je een nieuwsoverzicht, een persoonlijk profiel, vrienden/collega’s die je kan volgen en communities, al dan niet in gesloten groepen. Dat maakt het supergemakkelijk om de nieuwe tool aan te leren: heb je Facebook onder de knie, dan heb je ook Workplace onder de knie. Het grote verschil zit hem in de ‘projecten’. Binnen een project dat je zelf aanmaakt, verzamel je de mensen en de content rond één klant, één campagne of één (welja) project.
Een project ziet eruit zoals een Facebookgroep. Je kan er zaken in opzoeken, bestanden uploaden, polls organiseren en vragen stellen. Projecten vormen de basis van je dagelijkse Workplace-gebruik.
- De informatie komt gericht. In elk project zitten enkel de mensen effectief betrokken bij dat specifieke project. Je wordt met andere woorden niet langer ge-cc’d in ellenlange mailkettingen die enkel dienen om meteen naar je prullenbak door te sturen – als je daar al toe komt. Niets houdt je bovendien tegen om zoveel subprojecten te maken als je wil. Klant X ontwikkelt een specifieke Twittercampagne? Dan gooien we die in een apart project waar enkel de mensen in zitten die betrokken zijn bij die specifieke campagne. In die zin lijkt het heel erg op Slack.
- De informatie komt helemaal niét gericht. Soms wil je gewoon op de hoogte zijn van wat er gebeurt voor een bepaalde klant of binnen een concreet project. Je bent er nog niet actief bij betrokken, maar je weet wel dat er kans is dat je een meerwaarde kan bieden in de loop van het project. Het handige is namelijk dat je niet langer moet vechten tegen een stroom aan mails. Je scrollt door je notificaties en beslist wat interessant is om dieper op in te gaan en wat niet.
- Het brengt de collega’s terug samen. Dat klinkt een beetje melig, maar uiteindelijk is Workplace in de eerste plaats toch een sociaal netwerk voor een bedrijf, en dat zorgt automatisch voor een ander soort communicatie. Of je nu thuis werkt, naar een externe meeting moet of,zoals bij ons heel vaak gebeurt, inhouse werkt bij een klant: je blijft steeds verbonden met je professionele thuisbasis. Office pranks, office drinks, polls om te bepalen waar de teambuilding ons naartoe brengt, geboortes, huwelijken,… Niet veel verschil met je gewone Facebook, eigenlijk.
- De communicatie gaat vlugger. Er is geen mailetiquette in een chatbox, dus weg met de lange handtekeningen en de miljoenen vriendelijke groeten. Ook feedback krijgen gaat vlugger. Je post een nieuwe statusupdate in een project, tagt desnoods de mensen van wie je reactie wil, en je collega’s kunnen gewoon in de comments reageren.
- Een extra leuk voordeel is het gemak waarmee je communiceert op grote schaal. Ons bedrijf heeft kantoren van Los Angeles tot Hong Kong. De uitwisseling van informatie, tips & tricks, maar ook het lossere informele contact met collega’s over de hele wereld verloopt nu een stuk vlotter en natuurlijker.
Enkele nadelen
- Klein, maar heel onhandig detail: voorlopig synct hij niet met je agenda. Je kan dus wel een event aanmaken en die kan een plekje krijgen in je Workplace agenda, maar iedereen werkt toch liever in zijn eigen digitale agenda.
- Enkel de mensen binnen je bedrijf hebben toegang tot je projecten. In Slack kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om externen toegang te geven tot bepaalde kanalen, wat het mailverkeer nog meer en beter zou reduceren. Vermoedelijk zal dit binnenkort ook mogelijk zijn bij Workplace, nu ze uit hun pilootfase zijn en helemaal publiek gaan.
- De implementatie verloopt bij sommigen heel moeizaam. Digital savvy beweren we allemaal te zijn, mar toch is de overstap van mail naar een andere manier van communiceren heel moeilijk. Bovendien kan je de mail niet afschaffen, je hebt die nog steeds nodig om met externen te communiceren. De grootste uitdaging is dus de mentale switch maken. Voorlopig zijn er nog mensen die zowel mail als Workplace gebruiken om intern te communiceren. Gevolg is dat ze het geen verbetering vinden, aangezien ze hun aandacht moeten verdelen over twee platformen.
Kant-en-klare oplossingen heb ik hier niet voor. Mijn moederlijke skills komen van pas, want op dit moment community manage ik het op een strenge (met de nodige knipogen) manier, in de hoop dat mijn collega’s er onder zachte dwang zelf de voordelen van zullen inzien. Gelukkig zijn er ondertussen ook genoeg ambassadors binnen het agentschap, met wie we samen het communiceren op Workplace promoten.
Onze conclusie?
Een zeer handige, overzichtelijk en vooral leuke tool om te gebruiken. Er zijn merkbaar minder tot quasi geen interne mails meer. Workplace is een ander soort communicatietool dan e-mail, maar zeer geschikt om digitale post te vervangen. De belangrijkste voorwaarde is dat iedereen even actief participeert en bereid is om de switch te maken. De voordelen die daar bovenop komen, zijn heel mooi meegenomen, want ze zijn alleen maar sfeerbevorderend!
Overweegt jouw bedrijf Workplace al?
