Umital-founders Elke Struys en Eline Grouwels

De Hasseltse start-up Umital, in 2018 opgericht door ondernemersduo Eline Grouwels en Elke Struys, helpt andere bedrijven om medewerkers de digitale omslag te laten maken. Maar hun eigen transformatie was misschien wel de meest ingrijpende van allemaal. In amper één jaar tijd evolueerde het businessmodel van een serviceverlener tot softwareplatform. Weliswaar met hetzelfde doel voor ogen: een mensgerichte aanpak om organisaties versneld futureproof te maken. “We varen geen nieuwe koers, alleen pakken we het nu op een meer geautomatiseerde en schaalbare manier aan.”

De ene heeft een achtergrond in bijzondere jeugdzorg en werkte bij Hogeschool PXL, de andere begeleidde als adviseur interne veranderingen in grote bedrijven. Eline Grouwels en Elke Struys vonden elkaar tijdens een etentje, ontdekten hun identieke visie op het doen slagen van transformatietrajecten, en besloten de handen in mekaar te slaan.

Zo ontstond in 2018 Umital, een samentrekking van Human Capital. Drie jaar later, in januari 2021, lanceerden de tech onderneemsters de schaalbare versie van hun services: softwaretool Umango. Van service naar product. Van een team van twee naar een groeiend bedrijf met internationale ambities. Om maar te zeggen dat hun eigen digitale transformatie misschien wel de meest ingrijpende van allemaal was.

Niet zomaar een lade opentrekken

De fascinatie voor veranderingstrajecten begon tijdens eerdere werkervaringen, vertelt Elke Struys. “Ik dacht in het begin ook dat het alleen gaat over het implementeren van systemen, maar dat is niet zo. Het gaat over het meekrijgen van de mensen. Het is pas als je het holistisch bekijkt, dat je de juiste resultaten krijgt. Je moet precies ontdekken aan welke knopjes je allemaal moet draaien om het geheel te laten werken.”

“Dat is vervelend, want er zijn nu eenmaal ontzettend veel knopjes. Mensen denken soms dat wij zomaar een lade kunnen opentrekken met argumenten die je kan gebruiken om werknemers mee te krijgen in het verhaal, maar zo werkt dat niet. Je moet moeite willen doen om te ontdekken, wat maakt dat mensen mee willen of net niet mee willen. Dat is hoe ik dat altijd ervaren en aangepakt heb. En in die visie hebben Eline en ik elkaar gevonden.”

Onder de naam Umital richtten ze een servicebedrijf op dat met assessments, keynotes en een business game andere organisaties wil bijstaan in hun digitale transformaties. Die stap, van een sterke visie naar een goed draaiende onderneming, was nog niet zo evident, vertelt Eline Grouwels.

“We moesten samen zoeken naar een passend aanbod. Vaak wordt ons vak als heel soft aanzien, maar die skills zijn echt heel moeilijk om aan te leren, dus was het besef daar dat we dat zeker niet mochten onderschatten. De langetermijndoelstellingen waren vanuit onze visie wel duidelijk, maar op korte termijn hebben we zeker ook dingen gedaan die niet werkten.”

Eline Grouwels

Terug op zoek naar het enthousiasme

Al snel bleken er te weinig uren op een dag om iedereen te kunnen helpen, maar bij Umital wilden ze net méér mensen bereiken. “Er begon iets te borrelen. Wat als we onze kennis en ervaring zouden kunnen omzetten in een product? Dat bleek een hele uitdaging, want een product is beperkt en afgelijnd, terwijl er in je hoofd veel meer processen plaatsvinden dan je kan automatiseren. Maar dat is natuurlijk net wat ons boeit.”

“Eerst wilden we al onze requirements oplijsten en de verdere ontwikkeling uitbesteden, maar daar zijn we snel van teruggekomen. Om de vertaalslag te kunnen maken van wat er in onze hoofden zat naar een echte tool, moesten we er nauw bij betrokken blijven”, aldus Grouwels.

Bij de eerste versie van het product moesten we echt even terug op zoek naar ons enthousiasme en die initiële fierheid, omdat het beperkter was dan wat we eerst voor ogen hadden

“Bij de start van zo’n project heb je alle energie van de wereld en wil je iets super chique maken, met alle mogelijke toeters en bellen. De befaamde ideation fase”, blikt Struys terug. “Daarna komt de ontnuchtering: het mag geen jaren duren voor het op de markt komt, dus moet keuzes je gaan maken. Dat is best moeilijk. Bij de eerste versie van het product moesten we echt even terug op zoek naar ons enthousiasme en die initiële fierheid, omdat het beperkter was dan wat we eerst voor ogen hadden. Maar eigenlijk hebben we op korte termijn iets heel mooi gerealiseerd, mogen we nu zeggen.”

Weg uit die ivoren toren

En het houdt daarmee niet op. Want ook in de Verenigde staten en het Verenigd Koninkrijk wordt Umango nu volop getest. “We willen kijken of het model zoals we het hier toepassen ook werkt op andere markten”, verduidelijkt Struys. “Daarvoor doen we niet gewoon marktonderzoek van achter onze computer, we werken met een aantal echte klantencases. Zo leren we sneller en beter hoe we de rest van de markt moeten benaderen dan als we enkel een oppervlakkige analyse zouden maken.”

“Die directe feedback is super belangrijk en tegelijk heel boeiend. Het leert ons ook om daarvoor open te staan. Als je te lang in je ivoren toren blijft nadenken, maak je misschien iets waar helemaal geen markt voor is. Door met user feedback te werken, kan je snel aan de slag met de realiteit van meerdere mensen.”

Elke Struys

Verandering valt of staat met de bereidwilligheid

De crisis zorgt ervoor dat de nood aan een tool als Umango wel erg duidelijk wordt blootgelegd, maar voor het ondernemersduo was die overtuiging er al eerder. “Eén van de dingen die voor mij altijd heel moeilijk is gebleken, is de cross-silo samenwerking over de verschillende diensten heen. Ook in internationale bedrijven, of op plekken waar veel verschillende medewerkers op verschillende locaties samenwerken”, legt Eline Grouwels uit.

Ook haar collega nam voor het ontwikkelen van de tool inzichten uit haar vorige carrière mee. “Veranderingen doorvoeren, is veel meer dan een organigram volgen”, zegt Elke Struys. “Werknemers luisteren echt niet alleen naar hun baas. Mensen die je aan de koffiemachine tegenkomt, ex-collega’s van een andere afdeling,… die connecties binnen het bedrijf en buiten diensten om zijn vaak erg sterk. Als je daar dan geen oog voor hebt, gaat die verandering heel moeizaam in beweging komen. Medewerkers moeten zélf overtuigd geraken, en dat komt niet noodzakelijk door de leidinggevenden of programmamanagers, wel door mensen die ze geloven of waar ze veel vertrouwen in hebben.”

“Alles staat of valt met de bereidwilligheid van mensen om elkaar te vinden, niet alleen op taakniveau maar ook op relationeel niveau. Dat intermenselijke is wat een verandering kan maken of kraken. En dat kunnen we nu met ons digitale product nog beter bijhouden, analyseren en stimuleren. We gaan data gebruiken om nieuwe inzichten bloot te leggen. Werknemers krijgen persoonlijk advies over hoe ze hun taken beter kunnen uitvoeren en hun werklast kunnen verminderen. Terwijl werkgevers dan weer meer inzicht krijgen in hun team, waardoor duurzame relaties tussen werkgever en werknemers kunnen ontstaan.”

“De visie en ervaring hadden we dus al, en voor Umango zijn we op zoek gegaan naar onderbouwing en een manier om dat te vertalen in tools. Vanuit best practices, vanuit methodologie, vanuit behavioral science,… We varen dus geen nieuwe koers, maar pakken het voortaan op een meer geautomatiseerde, schaalbare manier aan. Eigenlijk is het voor ons dus net zo goed een digitale transformatie geweest.”

De toekomst is hybride

Als we polsen naar hoe het bedrijfsleven er zal uitzien na de coronacrisis, hoeven de dames niet lang na te denken: een gezonde mix van remote werk, kantoorwerk en vooral voldoende teammomenten. “We zijn overtuigd van de toegevoegde waarde van tools en data, maar dat vervangt geen gesprekken of leidinggevenden. Wij geloven oprecht in het hybride model, met veel meer remote werk dan vroeger. Mensen weten nu dat het mogelijk is, en ze hebben er ook de voordelen van ervaren. Ik geloof niet dat we 100% back to the old gaan”, zegt Grouwels.

“We zijn daar ook zelf heel erg mee bezig binnen ons bedrijf”, vult Struys aan. “Dat moet ook, want als je goede mensen wil aantrekken, moet je out of the box denken. We willen plaats- én tijdsonafhankelijk kunnen werken, met af en toe fysieke samenkomsten, bijvoorbeeld om nieuwe features te vieren.”

Al blijft het ook voor hen schipperen. “Het moeilijke is niet om akkoord te gaan met de principes, maar om die principes in de praktijk ook te laten werken.”