Hoe gaat het met jouw start-up? In deze prille fase van je bedrijf ben je enthousiast met 1000-en-1 dingen bezig: zelf je eerste verkoopsfolders en voorzichtig al wat facturen maken, logo kiezen en briefhoofdje maken, een goeie website bouwen, prospectiemails versturen naar klanten en prospecten, netwerken: je 24 uur per dag lijken te kort.

Je vrienden feliciteren je met je stap, je eerste factuur verzenden en nadien het geld op je rekening zijn komen is een moment om nooit te vergeten. Maar stilaan ruil je dat prille gelukzalige gevoel in voor een drang naar meer efficiency. Want je wil meer bij je klanten zijn, je wil vaker de vinger aan de pols met je business. En elke keer opnieuw in excell diezelfde facturen maken is nog wel leuk, maar als je groeit wordt ook dat wat je aanvankelijk wel prettig vond, een loodzware opdracht.

Dan is het eigenlijk hoog tijd om na te denken over de introductie van een CRM. Het moet je helpen je communicatie met je klanten, de transacties en de opvolging van alle facturen en mogelijke interacties tussen je bedrijf en je klanten. CRM helpt je dat alles te stroomlijnen.

Op welk punt moet je nadenken over CRM-software?  

  • Het beste antwoord is wellicht dat je CRM moet overwegen vanaf het ogenblik dat je merkt dat alle handmatige processen in je bedrijf té overweldigend worden en als een rem op de groei werken.

  • Wanneer je bedrijf een x-aantal klanten telt kan het op een bepaald punt bijzonder moeilijk worden om handmatig opvolging te doen van de openstaande dossiers.

Dan is het een goed idee om met CRM je bedrijf te laten groeien door bepaalde processen te automatiseren.

3 eenvoudige overwegingen als startende zaak om CRM te overwegen.


1)   Stel je eerst in de plaats van de klant


Wat verwacht jij als klant van een bedrijf? Als je een offerte vraagt, wat zou voor jou een aanneembare termijn zijn? Hoe snel zou jij willen gecontacteerd worden als je een formulier voor meer informatie op een website invult?

Via welke kanalen neemt een klant met jou contact op? E-mail? Website? Telefonisch? Via een showroom? Of een combinatie van deze?

Als je dat alles in kaart hebt gebracht breng je al deze zogenaamde ‘touchpoints’ in kaart.

Een voorbeeld:
Wanneer een klant een formulier op de site invult voor een prijsaanvraag of voor informatie moet deze klant binnen de 24 uur gecontacteerd worden via de telefoon door onze verkoper. Je kunt hierbij zelfs de tekst van deze mail perfect vooraf gaan uitschrijven zodat elke klant op exact dezelfde manier aangesproken wordt.

Na het telefoongesprek wordt naar deze klant binnen de 12 uur een e-mail gestuurd met de gevraagde info. Na het versturen van deze mail wordt – in het geval de klant niet met ons contact opneemt – door ons zelf opnieuw een opvolgingsmail met opnieuw een uniforme tekst gestuurd na 7 dagen.  Enzovoort…

Dit scenario moet volledig beschreven staan vanaf het eerste contact tot de koopbeslissing en voor elk communicatiekanaal. Die communicatieflow kun je perfect in je CRM instellen.


2)   Okay, ik heb mijn scenario’s.  Hoe kies ik nu voor de juiste CRM?

Informeer je bij collega’s die jou graag helpen en bij CRM-specialisten. Kies daarbij voor specialisten die niet aan één bepaald CRM-systeem vasthangen.

Bovendien speelt de branche waarin je actief bent ook een rol omdat sommige systemen vanuit een bepaalde business opgebouwd werden.  

Spreek zo min mogelijk met IT-mensen, maar met mensen die ervaring hebben in salesmanagement ;-)

De meeste systemen bieden je vandaag ook de mogelijkheid om een try-out te doen met een volledig werkend pakket gedurende 14 dagen.  Bij sommigen vervalt de demo na 14 dagen en moet je omschakelen naar een betalende versie.

Wees hierbij kritisch: stel vragen via de chatfunctie als je over een bepaalde functionaliteit niet zeker bent.

3)   Kies ik voor een geïnstalleerde software op mijn PC of server of kies ik voor ‘een toepassing in de Cloud?’

Alvast bij aanvang kies je best voor een cloud-toepassing. Die zijn stabiel, schaalbaar en je data zitten veilig, veiliger dan dat je het zelf zonder grote IT afdeling kunt organiseren.  

Wordt je organisatie groter, en dat willen we je natuurlijk maar graag toewensen, dan kun je vaak makkelijk overschakelen naar een pakket dat je lokaal op je eigen servers gaat draaien. En toch – maar dit is een persoonlijke overtuiging – wijst alle evolutie in de softwaremarkt in de richting van cloudhosting.  Deze aanpak geeft je trouwens op de lange duur de beste garanties voor het up-to-date blijven van je pakket zodat je IT-infrastructuur kan mee-evolueren met de nieuwste technologie.


Veel succes!