Veel managers vergaderen veel. Heel veel. En over de productiviteit van vergaderingen wordt veel geklaagd: veel woorden, waar zijn de daden?

Als er iets is wat ik in mijn bedrijven jaren geleden al heb geschrapt, dan zijn het meetings. Zowel interne meetings als externe meetings met klanten. Zelfs meetings om nieuwe sales te genereren verlopen hoofdzakelijk vanop afstand. Skype, telefoon en e-mail is voor 90% de aanpak geworden. Ook voor contracten met de grotere bedragen.

Niet dat we geen enkele meeting meer houden. Maar er wordt door het hele team continu de vraag gesteld of een meeting noodzakelijk is, hoelang ze moet duren, wie er moeten bijzijn, wat het concrete doel is en hoe we snel knopen kunnen doorhakken.

Hoe kan een meeting efficient zijn als de organisator zegt “In onze meeting vandaag gaan we focussen op 10 prioriteiten.” Denk er even over na – hoe kan je focussen op tien prioriteiten? Een prioriteit is iets wat belangrijker is dan iets anders; het is dat ene ding dat EERST moet worden gedaan. Hoe kan je tien meest belangrijke zaken hebben?

En hoeveel mensen wonen een meeting bij met deze gedachtengang…? “Ik ben niet zeker waarom we hebben afgesproken om een meeting te houden, maar ik ben er toch wel bij. ”We doodle-en er op los om toch maar een meeting te organiseren, we ondergaan, we luisteren en wonen meetings bij waarbij we gevraagd worden om te focussen op tien prioriteiten. We kruipen op onze kniee?n door de meeting-bagger zonder duidelijke agenda of doel, waar deelnemers te laat komen of vroeger vertrekken.

Het resultaat? Inefficiëntie.

meeting cultuur

Wanneer je opnieuw geconfronteerd wordt met een week waar de ene meeting de andere opvolgt, hoe elimineer je dan de “slechte meetings”? Hoe smoor je een meeting in de kiem voor anderen er ook maar kunnen aan denken om ze in het leven te roepen?

Stap 1: Breng het kostenplaatje van iedere meeting in kaart

Iedere meeting heeft een fysieke kost. Het is het uurloon van iedere persoon die aanwezig is op de meeting. Laat ons aannemen dat het uurloon van iedere persoon die een wekelijkse staff-meeting bijwoont tussen de €50 en de €150 bedraagt. De gulden middenweg brengt ons bij €100, die dan vermenigvuldigd wordt met het aantal personen aanwezig op de meeting.

De wekelijkse staff-meeting kost je €1000, iedere week opnieuw. Nu, wanneer je €1000 investeert in een product of een dienst voor jouw organisatie, verwacht je dan ook geen resultaat dat minstens gelijk is aan datgene wat je investeert? Waarom verwacht je dan niet dat iedere meeting die jouw organisatie houdt, minstens de kost van iedere deelnemer rechtvaardigt?

Bereken de kost van jouw meetings en schrap de meetings waarbij je geld verliest of waarbij de ROI te laag is. Laat je medewerkers focussen op nuttige en meer uitdagende projecten. Het zal meer opbrengen.

Stap 2: Wat is de persoonlijke en professionele waarde van iedere meeting?

Wanneer je slechte meetings wil schrappen uit de agenda, start dan met de persoonlijke en professionele waarde in vraag te stellen van iedere meeting waaraan je deelneemt. In plaats van automatisch JA te zeggen tegen de volgende uitnodiging voor een meeting, neem even de tijd en overweeg de ROI van de meeting voor jou. Ongeacht wat je functie is, stel jezelf de volgende vragen.

  • Zal deze meeting mij helpen om mijn doelen te bereiken?

  • Volgt het doel van deze meeting (als deze er al is) de strategische prioriteiten van het bedrijf?

  • Welke bijdrage heb ik in de meeting?

  • Zal het iemand opvallen wanneer ik er niet bij ben?

  • Zal deze meeting mij een boost geven of zal het energie uit mijn lijf zuigen?

  • Zal deze meeting min of meer een herhaling zijn van de afgelopen vijf meetings?

  • Is deelnemen aan de meeting het beste gebruik van mijn kostbare tijd?

Stap 3: Laat niets aan het toeval over. Plan jouw meeting


Wanneer je er over nadenkt om een nieuw product of een dienst te lanceren, doe je marktonderzoek, lanceer je pilootprojecten en plan je iedere stap van de ontwikkeling tot het moment van lancering. Meetings hebben nood aan hetzelfde stappenplan. Het succes van iedere meeting hangt af van de voorbereiding en de planning.

Wil je jouw kansen op een effectieve, efficie?nte meeting vergroten?

Hou volgende vragen in gedachten bij het plannen van de meeting:

  • Waarom houden we een meeting? Als je geen antwoord kan geven op deze vraag, ga dan niet verder naar de volgende vraag. Je moet geen meeting houden.

  • Wat is het doel van de meeting?

  • Wat is het achterliggende idee van deze meeting?

  • Is er een alternatieve manier om dat doel te bereiken?

  • Als een meeting essentieel is, welk soort meeting is het meest geschikt? Face-to-face meeting, virtuele meeting of een combinatie van beide?

  • Wie moet aanwezig zijn bij de meeting?

  • Welke informatie heb ik nodig van de aanwezigen?

  • Wat moeten deelnemers op voorhand weten of voorbereiden om het meetingdoel te bereiken?

  • Wat verwacht ik van de deelnemers qua voorbereiding en deelname aan de meeting? Hoe zal ik dit communiceren?

Wist je dat? Het beantwoorden van al deze vragen zorgt voor een focus op het echte doel en het behalen ervan. Je bespaart tijd en geld. Hou dus minder meetings maar bereid degene die er dan werkelijk tot doen, goed voor.

Stap 4: Stel de duur van iedere meeting in vraag


Hoe vaak ben je een vergaderruimte buiten gestapt met de gedachte: “Dit hadden we in 10 minuten kunnen klaren.” Of: “We hadden deze meeting een uur geleden al kunnen afsluiten.”

Op een bepaald moment zijn we gestopt met de ideale lengte van een meeting voor ogen te houden. We houden voor iedere meeting een uur vrij in onze agenda, ongeacht het doel of het belang van het onderwerp.

Stel de duur van iedere meeting die je houdt of waar je aan deelneemt in vraag.

Als je een meeting organiseert, hou dan het doel, het resultaat en de manier van meeten voor ogen om de ideale duur te bepalen. Wanneer je een virtuele meeting houdt hetzij telefonisch of dmv video, hou er dan rekening mee dat je slechts deels de aandacht hebt van de (multitaskende) deelnemers.

Wanneer de meeting langer duurt dan 45 a? 60 minuten, ben je een aanzienlijk deel van de focus en aandacht kwijt bent. Korter is absoluut aangenamer voor virtuele meetings.

Hou meetings zo kort, doelgericht en summier als mogelijk. Hou rekening met de wet van Parkinson:

Taken nemen zoveel tijd in beslag als de tijd die voorzien wordt.
Knabbel minimaal 15 minuten van iedere meeting.

Take away tips

  • Bekijk jouw agenda voor de komende week en schrap minstens twee meetings. Gebruik de vrijgekomen tijd om na te denken of effectief werk af te maken.

  • Voor je JA zegt tegen de volgende uitnodiging voor een meeting, stel jezelf de vraag of deze meeting jou zal helpen in het bereiken van jouw doelen, welke bijdrage je hebt en of er iets anders zal verteld worden dan in de afgelopen vijf meetings.

  • Kort elke meeting die je zelf organiseert met minimaal 15 minuten in.

Dus kortom: Weg met die meeting-cultuur!