Wat drijft mij om papierloos te leven? Veel. Laat gemakzucht, efficiëntie en het beetje ‘groen’ in mij de essentie zijn. En als ik eerlijk ben, geef ik toe dat ik ook een beetje ‘pijngedreven’ben. Lees: veel tijdsverlies en er vanaf willen. In dit artikel geef ik 5 redenen waarom. Nog beter: ik leg uit hoe ik dit aanpak.

1. Ik wil bijdragen tot het milieu


Een echte milieuactivist ben ik niet. Wel streef ik ernaar om mijn ecologische voetafdruk zo laag mogelijk te houden. De ene keer lukt dat beter dan de andere keer. Hetzelfde geldt voor papierverbruik.

2. Uit gemakzucht


Ik hou er niet van om papieren bij te houden. En ik hou nog minder van iets te moeten opzoeken. Dat ene papiertje dat ergens diep in een map zit opgeborgen? Doorgaans kost het mij een kwartier of langer om dat terug te vinden. Neen, geef mij maar een digitaal archief (ik doe het in Google Drive). Alle documenten bewaar ik in overzichtelijke mapjes, waarbij elke sheet een zeer herkenbare naam heeft. Hier zweer ik bij het 'Wie-Wat-Wanneer' principe. Wat ik hiermee bedoel? Wel, elk document begint met de naam van herkomst (Wie), een naam over de inhoud (Wat) en over welke periode het gaat (Wanneer). Bv. KBC-Groepsverzekering-2012-okt. Op deze manier vind ik heel snel iets terug voor KBC.

3. Weinig tot geen (fysieke) opbergmappen meer


Ik scan sinds 2012 alles in en werp de papieren versies steevast weg. Zowel voor privé- als zakelijke doeleinden. Maar ik heb nog lang niet alles ingescand en zal dat hoogstwaarschijnlijk ook nooit doen. Zaken zoals hypotheken en eigendomsbewijzen van vastgoed bewaar ik voorlopig wél nog op papier. Toch beperkt mijn papierhandel zich wel tot het absolute minimum.

4. Niks meer kwijtraken


Papieren versies kun je nooit zo efficiënt en overzichtelijk klasseren in vergelijking met digitale versies. Iets terugvinden wordt hierdoor zeer makkelijk. En iets kwijtraken (wat mij nogal 's durfde gebeuren) is plots heel moeilijk.

5. Mobiel bereikbaar


Dat is misschien één van de belangrijkste redenen. Het is toch ongelooflijk hoe de mens in dit tijdperk zodanig mobiel is dat hij *bijna* alles binnen handbereik heeft.  Via mijn laptop, iPhone en iPad kan ik quasi 24/7 en overal aan mijn documenten, foto’s en boeken. Ik hoeft zelfs niet altijd verbonden te zijn met het internet.


Waarom *bijna* en niet 100% papierloos? Omdat we in onze huidige maatschappij nu eenmaal niet alles zelf in de hand hebben. Hoewel ik mij ingeschreven heb op de Robinson lijst, ontvang ik wekelijks bergen papieren reclame. Ik heb sinds het jaar 2012 jaar zo'n 3 bedrijven opgericht. En dan zit mijn brievenbus wekelijks vol met allerhande zaken waar ik nooit om gevraagd heb. De overheid, financiële instellingen, bedrijven, ... sturen voor elke scheet een papier op.

Hoe kan je papierloos door het leven gaan ?


Op zich is het heel makkelijk om papierloos te leven. We hebben de dag van vandaag alle tools voor handen om papiergebruik in de kiem te smoren. Een gebrek aan mogelijkheden is niet het probleem: wij zijn dat. Wat ik merk, is dat een papierloze levenswijze voor veel mensen een mentale shift is. Dat is de moeilijkste stap die bovendien flink wat tijd kost.

Hieronder een aantal concrete zaken hoe ik het aanpak om papierloos te leven

1. Digitaal handtekenen (aanrader)


Apple heeft een zeer makkelijke oplossing om een digitale handtekening in te stellen op je laptop. Eenmaal je dit hebt gedaan, kun je heel veel digitale documenten voorzien van je digitale kribbel. Zelfs bij pdf-documenten gaat dit. Alles printen, handtekenen, terug inscannen om dan door te mailen? Verspilling van tijd en papier is voortaan verleden tijd. En niet te vergeten, je kunt je getekend exemplaar meteen digitaal bewaren.

2. Vraag anderen om documenten digitaal door te sturen


Ik vraag uitdrukkelijk aan iedereen om mij alles per mail te bezorgen. Lekker digitaal. En dat helpt: de meeste bedrijven denken nog steeds dat hun contacten graag alles op papier krijgen. Verzoek hen die paperassen digitaal te bezorgen, dat werkt zo goed als altijd.

3. Alles digitaal bewaren


Van Dropbox,  Google Drive tot iCloud van Apple of een andere server-oplossing: mogelijkheden genoeg. Zelfs een eigen externe harde schijf kan. Het hangt af van wat jij verkiest en het makkelijkst vindt. Maar een server-oplossing geeft je wel de mogelijkheid om zeer mobiel te werken en alles bij de hand te hebben.

4. Inschrijven op de Robinsonlist

Als je je hierop inschrijft, ontvang je minder papieren reclame op de naam die je hebt ingeschreven. Het is belangrijk om meerdere privénamen uit het gezin in te schrijven. Of meerdere bedrijfsstatuten, mochten die er zijn.

5. Verstuur digitale facturen

Zelf gebruiken al mijn bedrijven Teamleader als tool. Deze maakt het je gemakkelijk om facturen op te stellen, ze digitaal te versturen en debiteuren automatisch in te stellen. Soortgelijke tools besparen je flink wat tijd. Bovendien bieden ze een zeer duidelijk overzicht, inclusief helder inzicht in je facturatie, gemaakte onkosten en tijdsregistraties van projecten.

6. Synchroniseer al je toestellen

Sinds 2012 ben ik volledig overgestapt naar Apple. Ik was één van de eerste Belgen met een iPhone (ooit nog de eerste versie laten overkomen vanuit de VS). Ook mocht ik mezelf als een van de eersten eigenaar noemen van een iPad. In combinatie met iCloud en Google Drive is efficiënt werken een fluitje van een cent. Zo wordt sneller en papierloos werken een evidentie én heb ik alles direct bij de hand. Zelfs reminders krabbel ik nooit meer neer op papier. De app ‘notities’ is voor mij dé oplossing geworden. En door die te koppelen aan iCloud kan ik gemaakte notes op mn iPad of Macbook verder aanvullen via m’n iPhone, waar ik ook ben. Leer ook de verschillende apps kennen. Je zal snel merken dat het zelfs heel gemakkelijk is.

7. Foto’s digitaal bewaren en presenteren

Apple maakt het heel makkelijk om foto’s te nemen via iPhone. Foto’s genomen met een andere, kwalitatievere camera kun je via iPhoto van Apple heel gemakkelijk bewerken, en daarna bewaren. Stel je ook nog eens fotostream in, worden alle foto’s bewaard in 1 centrale omgeving. Dankzij Apple TV is het makkelijk om foto’s te presenteren op je TV-scherm. Met haast elk toestel ( iPhone, iPad of Macbook).

8. Digitale agenda

Hoeveel mensen nog een papieren agenda hebben? Dat is bijna niet te geloven. En overal hebben ze dat ding bij de hand. Puur uit gewoonte en omdat Jan Modaal denkt dat dit de beste manier is om je dagelijkse taken te beheren. En dat een digitale agenda niet alle mogelijkheden biedt. Wel, het omgekeerde is waar. Een digitale agenda heb je altijd bij (smartphone, iemand?) de hand, raadpleeg je wanneer je maar wilt en doe je aanpassingen naar believen. Meer nog, automatisch mensen vanop afstand uitnodigen was nog nooit zo eenvoudig. Je kunt zelfs koppelingen maken met je notities en bijlagen toevoegen.

In dit artikel heb ik slechts een kleine greep neergepend hoe wij als mens meer digitaal en papierloos door het leven kunnen gaan. Er zijn natuurlijk nog veel meer manieren die ons leven digitaler, makkelijker en vooral beter georganiseerd maken. Maar dan is een artikel zoals dit niet voldoende: eerder een boek komt in de buurt. Ik hoop dat ik je alvast meer concrete inzichten en inspiratie heb gegeven. En vooral: dat ik jou motiveer om elke dag nieuwe stappen te ondernemen richten een digitale levenswijze. Ik raad het iedereen aan, het zal je leven vergemakkelijken.