In België zijn ze vooralsnog geen grote naam, maar in de VS scheert het Gentse CHEQROOM hoge toppen. De start-up werkt sinds 2012 aan een applicatie voor het beheer van audiovisueel- en IT-materiaal, en mag namen zoals Google, Airbnb en Uber tot haar klantenbestand rekenen. Hoe CEO en oprichter Vincent Theeten dat nu klaarspeelde? Bloovi-schrijfster Magali De Reu vroeg het hem allemaal.

Niet het wiel heruitvinden, wél bestaande dingen combineren

Het idee voor CHEQROOM werd in 2012 gevormd toen Theeten als IT-directeur werkte voor innovatieadviesbureau CREAX. “We waren altijd ons materiaal kwijt”, blikt hij terug. “Maar het bedrijf werkte vaak met grote multinationals, en ik zag hoe die spelers hun materiaalbeheer heel netjes regelden. Dat heeft me geïnspireerd om zelf een tool daarvoor te bouwen. Ik keek wat ik kon aanvangen met een simpele camera en een mobiele printer. Want dat was het credo van CREAX: vind het wiel niet opnieuw uit, maar combineer bestaande dingen tot een handig stukje innovatie. Uiteindelijk is dat hetgene wat ik met CHEQROOM heb gedaan.”

Tijdens de zomervakantie ontwikkelde Theeten, nog steeds onder de paraplu van CREAX, een eerste versie van wat later CHEQROOM werd. “Al snel viel de beslissing om zelfstandig te worden”, bevestigt hij. “Ik zit niet graag en stil en bouw graag nieuwe dingen, dus CHEQROOM was een logische stap. Maar ik had een voldoende realistische kijk op het ondernemerschap om te beseffen dat ik een sparringpartner nodig had.”

Op inspiratiereis in San Francisco ontmoette Theeten Henk Schepens, die mee aan boord kwam van het bedrijf als CEO. Niet veel later verscheen een nieuwe versie van de applicatie. Die moest huidige software-oplossingen voor materiaalbeheer en klassieke spreadsheets vervangen via één gecentraliseerd onlineplatform in de cloud. Daarmee konden gebruikers duur materiaal vlotter beheren en het gebruik ervan inplannen.

Keuzes maken en zelfverbetering

Maar vandaag richt CHEQROOM zich op bedrijven die vooral IT- en audiovisueel materiaal beheren. Die enge focus kwam er volgens Theeten door ‘extreem goed te luisteren naar klanten’. “Als beginnende onderneming heb je snel de neiging om een tool te maken die iedereen verder helpt”, getuigt hij. “Sowieso is het als B2B start-up ontzettend moeilijk om vanaf het begin een generiek platform te maken. Het houdt veel meer steek om eerst een markt in de diepte te bedienen, en zo een softwareoplossing te bouwen die een specifiek aantal workflows optimaliseren. Gelukkig zagen we relatief snel in dat potentiële klanten niet op zoek waren naar één tool die alles kon."

In een start-up moet je bijna altijd afgaan op data. Dat creëert een voorspelbaarheid waardoor je als start-up snel kunt schakelen

"Moest ik het vandaag opnieuw doen, dan zou ik nog sneller keuzes maken en me meteen op een nichemarkt richten. Ik heb gemerkt dat je als ondernemer mentaal gewapend moet zijn tegen zulke beslissingen. Je voelt een constante FOMO (fear of missing out, nvdr) omdat je bepaalde delen van de markt niet bedient. Bovendien wordt er precies van je verwacht dat je een supergrote markt hebt.”

Om de juiste beslissingen te nemen in functie van zijn bedrijf, verslindt Theeten naar eigen zeggen heel wat boeken - iets wat hij iedere ondernemer zou aanraden. “Ik ben opgegroeid in een boekhandel, dus lezen zit in mijn bloed”, vertelt hij daarover. “Boeken zoals The Lean Startup van Eric Ries waren voor mij een leuke manier om snel nieuwe inzichten te verwerven. Ook helpt het om mezelf als ondernemer te verbeteren. Want hoewel ik het leuk vind om nieuwe dingen te verwezenlijken, zou ik mezelf geen geboren entrepreneur noemen. Ik heb eerder gaandeweg wel geleerd hoe het runnen van een start-up precies in zijn werk gaat. En dat heb ik onderschat: het ziet er veel logischer en gemakkelijker uit aan de buitenkant dan het in de werkelijkheid is. Soms duurt het vier tot zes jaar voordat je iets hebt bereikt. De buitenwereld verklaart je dan ook gek, maar dat is vooral geen reden om er niet aan te beginnen.”

De SaaS-industrie is in ons land nog relatief nieuw, dus we hebben dringend rolmodellen nodig.

Theeten stelt dat, moesten we in ons land - waar de SaaS-industrie nog relatief nieuw is - meer rolmodellen hebben, starters het al iets gemakkelijker zouden hebben. “Maar daarvoor moeten we dringend komaf maken met het status quo dat rond het ondernemerschap hangt”, voegt hij daar aan toe. “Volgens mij doen we dat niet door voortdurend events te organiseren, eerder door het systeem ondernemersvriendelijker te maken. Maar daarmee trap ik natuurlijk een open deur in.”

Een harde beslissing waar Theeten niet op was voorzien, was de scheiding met medeoprichter Henk Schepens. “We deelden onze visie, maar operationeel zaten we niet meer op eenzelfde lijn - dus heeft Henk in januari vorig jaar het bedrijf verlaten”, bevestigt hij. “Die beslissing hebben we samen genomen, omdat er gewoonweg betere opportuniteiten voor hem in het verschiet lagen. Plots werd ik CEO, wat me gedwongen heeft om nog bewuster bezig te zijn met wat we doen. Zo ben ik het bedrijf veel analytischer gaan benaderen - een beetje zoals een geoliede machine.

In een start-up moet je bijna altijd afgaan op data. Zo deden we vroeger campagnes die soms duizenden eur’s kostten. Op het eerste gezicht genereerden die veel trials en traffic, maar bijna niemand converteerde naar een betalende gebruiker. Daarom probeer ik toch de vinger aan de pols te houden op vlak van metrics. Dat creëert een voorspelbaarheid waardoor je als start-up snel kunt schakelen. Behalve als het om mensen gaat, dan volg ik mijn buikgevoel.”

Wanneer toegankelijkheid key is

Theeten voelde dat het na Schepens’ vertrek nodig was om grondig te investeren in nieuw talent. “Het cliché klopt dat de kracht van een bedrijf in het team zit”, vindt hij. “Als klein bedrijf heb ik altijd geprobeerd om voor een stuk generalisten aan te werven. Ik moet soms mijn West-Vlaamse bescheidenheid achterwege laten en tegen mezelf zeggen dat we als klein team toch mooie klanten mogen bedienen.”

Vandaag bedient CHEQROOM inderdaad namen zoals AirBnb, Wall Street Journal, Uber, Google en Facebook. Hoewel op de website te lezen staat dat het een stek heeft in de BelCham te New York, is het bedrijf er niet fysiek aanwezig. Daarmee lijkt CHEQROOM het credo te doorbreken dat je fysiek aanwezig moet zijn om internationale klanten te bedienen.

Soms zijn founders te hard ‘getrouwd’ met hun product, en dat zorgt voor een soort van bijziendheid.

“In feite komt het erop neer dat we gewoon weten wie onze klanten zijn”, nuanceert Theeten. “Zoals ik eerder aangaf, heb ik als ondernemer echt geleerd om veel meer te luisteren naar onze klanten, terwijl we hen vroeger benaderden vanuit een ‘kijk eens wat ons product allemaal kan!’-perspectief. Soms zijn founders te hard ‘getrouwd’ met hun product, en dat zorgt voor een soort van bijziendheid. Zo heb ik geleerd dat klanten vooral houden van de toegankelijkheid van CHEQROOM. In de audiovisuele sector vind je niet zozeer techneuten maar creatievelingen terug, en die houden van visuele netheid. Onze onboarding en pricing zijn helder geformuleerd, en onze liefde voor user experience is best wel een van onze differentiators.”

Toch plant Theeten om in de toekomst meer tijd door te brengen in de Verenigde Staten. Niet alleen omdat hij zo minder nachtelijke demo’s moet geven door het uurverschil, maar vooral om dichter bij klanten te staan. “We doen ons best om er ‘Amerikaans’ uit te zien - opnieuw voor die toegankelijkheid”, vertelt hij. “Maar je moet je hele dag afstemmen op de beschikbaarheid van je klanten, wat geen evidentie is. Maar zorgen maak ik mij allerminst: CHEQROOM heeft tot hiertoe al zeer fel bijgedragen tot mijn persoonlijke ontwikkeling. Daarnaast laat ik me bijstaan door fantastische medewerkers."

"In tegenstelling tot wat je vaak hoort van andere ondernemers, is CHEQROOM niet mijn baby. Ik ben er dagelijks mee begaan, maar ik kan het voldoende uit handen geven om het bedrijf te laten groeien.”