Mijn persoonlijke en zakelijke financiën gescheiden houden: hoe doe ik dat?

Het aantal ondernemingen in ons land groeit. Uit cijfers van Statbel blijkt namelijk dat er in maart 2019 een stijging was van 5,4 procent ten opzichte van dezelfde maand het jaar voordien. Al die nieuwe ondernemers zien behoorlijk wat zaken op zich afkomen. Wanneer je niet in loondienst werkzaam bent, moet je alles wat je werkgever voor je regelt, namelijk zelf doen. Je krijgt te maken met de btw-aangifte indienen, een boekhouding voeren en je moet je aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Ook het scheiden van je zakelijke en persoonlijke financiën is van groot belang. Dit artikel geeft je een aantal tips waar je als starter op moet letten.

Ons land telde in maart van dit jaar 985.371 btw-plichtige ondernemingen. Die maand kwamen er volgens statistiekbureau Statbel 6.289 ondernemers bij. Deze starters moeten niet alleen zorgen dat hun bedrijf goed gaat draaien, ze moeten ook zelf de administratieve kant van de onderneming op poten zetten. De eerste stap in de goede richting is het voeren van een boekhouding. Dat is niet alleen handig; het is zelfs bij wet verplicht. Je moet je zakelijke administratie kunnen tonen, wanneer daar bijvoorbeeld naar gevraagd wordt door de fiscus.

In het eerste jaar als zelfstandige kun je gratis advies inwinnen over je activiteiten bij een erkende boekhouder of fiscalist aangesloten bij het Beroepsinstituut van Erkende Boekhouders (BIBF). Op pro deo-basis biedt hij of zij kosteloos een eerste adviesgesprek. Het idee hierachter is dat de drempel om in de toekomst naar een dergelijke specialist te stappen, wordt verlaagd. De voorwaarden zijn wel dat je nooit eerder actief bent geweest als ondernemer en dat het niet gaat om advies over de overstap naar een vennootschap, als je al enige tijd als zelfstandige werkt.

Vereenvoudigde of dubbele boekhouding

Een boekhouding die up-to-date is, biedt een duidelijk overzicht van de financiële situatie van het bedrijf, omdat je hierin onder meer alle inkomsten, uitgaven en facturen op een rijtje zet. Ook wanneer je in de toekomst van plan bent om hulp in te schakelen van een boekhouder of belastingconsulent, is het vanzelfsprekend praktisch als je alle gegevens op één plek bewaart.

Let wel op het verschil tussen de twee typen. Afhankelijk van de grootte van de onderneming, voer je namelijk een vereenvoudigde of een dubbele boekhouding. De vereenvoudigde vorm geldt voor de kleinere ondernemingen zoals een eenmanszaak of bedrijven met een jaaromzet minder dan 500.000 euro en die niet tot de financiële sector (zoals verzekeringen en beleggingen) behoren. In deze administratie moeten onder meer aankoop- en verkoopbewijzen terug te vinden zijn, net als een kas- en bankboek waarin alle in- en uitgaven vermeld staan.

Voor grotere ondernemingen geldt een dubbele, en daarmee meer gedetailleerde, boekhouding. Het grote verschil met de vereenvoudigde versie is dat hierbij tegenover elke transactie (zowel geld dat binnenkomt als rekeningen die worden betaald) een ontvangst of een betaling moet staan. Debet en credit moeten in het overzicht dus altijd met elkaar overeenkomen.

Keer jezelf een salaris uit

Een overzichtelijke administratie is dus van groot belang. Zeker wanneer je klein begint, heb je misschien niet meteen door hoe belangrijk het is om je zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden te houden. Dat lijkt op het eerste gezicht zeer eenvoudig, maar wie niet oplet, stelt zich bloot aan heel wat risico’s.

Zo kan het gebeuren dat je het zicht op je bedrijfsinkomsten en -uitgaven volledig kwijt raakt, zeker als je slechts één bankrekening hebt. Het gevolg kan zijn dat de facturen die voor de onderneming aan het eind van de maand binnenkomen, niet meer betaald kunnen worden omdat je al te veel uitgaven op persoonlijk vlak hebt gedaan. Een handige tip om dit te voorkomen is om jezelf een vast salaris per maand te geven. Dit zou je immers ook ontvangen wanneer je in loondienst zou werken.

Zakelijke en persoonlijke rekening

Daarnaast is, zoals hierboven al even genoemd, het sterk aan te raden om een zakelijke rekening te openen. Wanneer je je bedrijf als vennootschap registreert, ben je daartoe zelfs verplicht. Je staat dan namelijk geregistreerd als rechtspersoon, iets wat niet het geval is wanneer je je als zelfstandig ondernemer inschrijft.

Veel banken bieden de optie om, naast je zichtrekening, een zakelijke rekening te openen. Aan deze rekening voor professionelen is vaak een aantal extra’s verbonden. Zo kan je met een zakelijke bankkaart bijvoorbeeld huurwagens laten verzekeren. Ook kan je beschikken over meerdere bankkaarten gekoppeld aan dezelfde rekening, wat van pas kan komen als je bedrijf groeit en je een collega ook aankopen wilt laten doen.

Een zakelijke rekening geeft toegang tot het aanvragen van een kredietkaart. In feite verschillen de mogelijkheden daarvan niet heel veel van de kredietkaart die je voor privégebruik hebt. Wel kan deze van pas komen wanneer je zaken doet in het buitenland; ook buiten België kan je dan je zakelijke en persoonlijke financiën eenvoudig gescheiden houden. Let op dat het openen van een zakelijke rekening niet kosteloos is.

Sparen via je zakelijke rekening behoort ook tot de mogelijkheden. Zeker als beginnend ondernemer is het verstandig om geld achter de hand te hebben voor wanneer de zaken niet lopen zoals gepland. Hierbij moet je wel op het verschil tussen een gereglementeerde en een niet-gereglementeerde spaarrekening letten. Bij een gereglementeerd spaarboekje gelden fiscale voordelen; op de eerste 960 euro aan interesten moet je geen roerende voorheffing betalen. Dat is niet het geval bij de niet-gereglementeerde spaarboekjes. Als je voor zo’n spaarboekje kiest, betaal je dertig procent roerende voorheffing vanaf de eerste cent die je ontvangt.

Voordelen voor beginnende ondernemers

Tot slot is het handig om te weten dat je als startende ondernemer niet alleen gratis advies kan inwinnen van een boekhouder, maar ook ondersteuning in de vorm van een lening, subsidie of microkrediet kunt ontvangen. Op zowel provinciaal, Vlaams, federaal als Europees niveau bestaan er diverse startersvoordelen die je kunnen helpen om je onderneming tot een succes te maken. Hiertoe behoren ook subsidies voor de ontwikkeling van een innovatief onderzoeksproject of voor het volgen van een opleiding. Alle opties zijn verzameld in de subsidiedatabank van het Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) van de Vlaamse overheid.