Waarom je administratief personeel best laat bijstaan door een kantoorrobot: “Als technologie vervelende taken overneemt, komt er meer fun in het werk”

TeRoCo-founders Pascal Kemps & Johan Van den Bulck

Voka trok begin 2022 aan de alarmbel: naast fysieke arbeid dreigt ook administratief werk een knelpuntberoep te worden. Er is een nijpend tekort aan administratieve profielen in verschillende sectoren, van bank en verzekeringen tot HR, logistiek en gezondheidszorg. Databotspecialist TeRoCo heeft dé oplossing voor dit probleem: “Door een deel van de administratieve taken laten uitvoeren door databots, is er meer tijd en ruimte voor betekenisvol werk. En dat komt de tevredenheid van personeel en van klanten ten goede”, zegt medeoprichter Johan Van den Bulck.

In de war for talent hebben veel bedrijven het moeilijk om geschikt administratief personeel te vinden. Bovendien hebben de gezochte profielen - zeker de jongere generatie - vaak geen zin in een job vol repetitieve, betekenisloze taken. Andere organisaties lijken dan weer te wachten op het ultieme informaticasysteem dat al hun problemen in één keer oplost – spoiler alert: never gonna happen. Wat ze dan wél kunnen doen? Die administratieve taken aantrekkelijker maken door slim in te zetten op Robotic Process Automation, kortweg RPA.

“Dit is een verademing voor bedrijven die kreunen onder een hoge werkdruk. Het stelt medewerkers in staat om mee te werken aan verandering en vernieuwing - zaken waar ze anders niet toe zouden komen. Op lange termijn is dit veel succesvoller en duurzamer als structurele oplossing voor het immense personeelstekort”, klinkt het bij Johan Van den Bulck, de bezieler van TeRoCo. Zijn bedrijf, met hoofdzetel in Herentals, is gespecialiseerd in het implementeren van databots om de digitale transformatie van bedrijven te versnellen.

Maatschappelijke impact maken

Van den Bulck richtte TeRoCo - wat staat voor ‘The Robot Company’ - op in 2017, na een jarenlange loopbaan in de banksector. “Na mijn economische studies startte ik mijn carrière bij Dexia, dat vanaf 2012 Belfius werd. Ik heb daar altijd heel graag gewerkt, en het stond toen zeker niet in de sterren geschreven dat ik ooit mijn eigen bedrijf zou oprichten”, vertelt hij daarover. “Tot het op een bepaald moment begon te kriebelen om dingen te veranderen.”

“Ik ben altijd al iemand geweest die constant vooruitdenkt en plannen maakt, ik ben ook geëngageerd in het verenigingsleven. In mijn job bij de bank heb ik lang niet de nood gevoeld om daar iets mee te doen: ik had voldoende uitdaging”, aldus Van den Bulck. “Hoe meer ik echter opklom in de hiërarchie, hoe vaker ik met complexe vraagstukken te maken kreeg. Ik ondervond dat het in een grote organisatie lang duurde om beslissingen te nemen en dat het vaak gebeurde op een risico-averse manier. Dat leidde ertoe dat ik op den duur ongeduldig werd: ik wou graag maatschappelijke impact maken.”

Van den Bulck voelde dat hij meer verandering zou kunnen teweegbrengen door zelf een onderneming op te richten. “Een eigen bedrijf hebben stond niet echt in mijn carrièreplanning. Ik zie het eerder als het resultaat van mijn persoonlijke nood aan resultaten zien en dingen verwezenlijken”, lacht hij.

Tech optimist

Technologie heeft hem altijd al gefascineerd, merkt Van den Bulck op. “Ik was die jongen die op z’n twaalfde al met een Commodore 64 aan het programmeren was”, herinnert hij zich levendig. “Ik ben een ongelofelijke tech optimist die oprecht gelooft dat technologie en algoritmes het leven beter maken. Het voordeel van werken bij een grote bank was dat ik vanop de eerste rij kennismaakte met al die nieuwe technologie. Heel boeiend, maar tegelijkertijd zag ik dat de efficiëntie ervan niet altijd volledig kon doordringen in de complexe structuur. Hierin zag ik een opportuniteit om technologie te democratiseren zodat ze meer vruchten zou afwerpen.”

Concreet gebeurt die democratisering van technologie bij TeRoCo aan de hand van RPA, voluit Robotic Process Automation. Je geeft hierbij repetitieve administratieve taken, uitgevoerd door je werknemers, door aan databot. Die wordt ‘opgeleid’ zodat hij in staat is om verschillende handelingen van de werknemers autonoom te repliceren, waardoor de efficiëntie verhoogt.

“Het gaat voor alle duidelijkheid niet om fysieke robots, zoals in films of zo”, benadrukt Van den Bulck. “Ik herinner me nog dat mijn kinderen, toen we net begonnen waren, stonden te popelen om eens in het bedrijf te komen kijken want de term ‘robot’ had natuurlijk hun nieuwsgierigheid gewekt. De teleurstelling op hun gezicht toen ze enkel maar wat tafels met computers erop zagen: ik zal het nooit vergeten (lacht).”

Met de botten in het slijk

Na de oprichting begonnen Van den Bulck en zijn co-founder naar eigen zeggen “met de botten in het slijk” klanten te zoeken en hun boodschap te evangeliseren op LinkedIn en andere sociale netwerken. “Ik had mijn netwerk van bij Belfius maar dat was niet het juiste netwerk voor ons startende bedrijf. Want veel grote bedrijven en multinationals hadden en hebben al veel van hun processen geautomatiseerd, waardoor ze ons in feite niet meer nodig hebben.”

“Ideaal voor ons zijn ondernemingen van 50 tot 10.000 werknemers. Vandaag zoeken veel van die bedrijven tevergeefs naar mensen, dus we hebben meer dan ooit een maatschappelijke verantwoordelijkheid om het werk zo efficiënt mogelijk te organiseren. Het komt erop aan om personeel zo goed mogelijk in te zetten en waar mogelijk te laten bijstaan door databots.”

“Zo helpen we bedrijven in hun digitale transformatie maar waar het echt om draait, is wel het menselijke aspect. Want dankzij de technologie komt er tijd vrij om bezig te zijn met inhoudelijke zaken en de boeiende kanten van de job. Door repetitieve taken uit handen te nemen, brengen we meer fun in het werk”, klinkt het veelbelovend. “Denk aan het invullen van timesheets, automatisch triëren van binnenkomende mails, aanpassen van standaarddossiers… Allemaal zaken waar medewerkers doorgaans niet voor staan te springen.”

Altijd in de wij-vorm

Het valt op dat Van den Buclk altijd over ‘we’ spreekt. Een bewuste woordkeuze, zo blijkt. “Want ik doe dit uiteraard niet alleen. We hebben met twee het bedrijf opgericht. Volledig met eigen middelen, er kwamen met andere woorden geen externe investeerders aan te pas. Ik wou het écht zo: de sprong wagen en risico’s durven nemen hoort voor mij bij ondernemen.”

“Onze grootste investering was het aanwerven van medewerkers en hen gedurende een aantal maanden intensief opleiden. Want in die tijd waren er nog niet zoveel technische opleidingen als nu”, vertelt Van den Buclk. “We zijn vandaag met dertien mensen. Iedereen wordt gestimuleerd om op de eigen sterktes te werken, wat maakt dat we een fantastisch team vormen. Daarom spreek ik altijd over ‘we’. Alleen zou ik dit niet kunnen, en dat is misschien ook wel een les die ik wil meegeven aan andere, startende ondernemers: laat je goed omringen, want samen ben je altijd sterker.”

IG, EQ en… CQ

Met welke uitdagingen kreeg of krijgt het jonge techbedrijf uit Herentals zoal te maken? “De coronacrisis heeft ons in maart 2020 één maand ontreddering gebracht”, antwoordt Van den Bulck. “We hadden nog niet veel buffer en toen heb ik het wel even koud gekregen. Maar na een maand kreeg onze business al een enorme boost. De pandemie bracht een versnelde automatisatie teweeg, die anders misschien jaren zou geduurd hebben. Ik verwacht dat de automatisatie eind 2022 nog met zo’n 20% zal toegenomen zijn tegenover het jaar ervoor, en dat de versnelling nog een tijd zal verdergaan.”

Een andere uitdaging is hoe mensen omgaan met technologie, gaat Van den Bulck verder. “Zoals ik al aangaf, komt het menselijke aspect voor ons op de eerste plaats. Hoe zorgen we dat we alle mensen van een bedrijf mee aan boord krijgen om het onderste uit de tech-kan te halen? Daar zijn we heel sterk mee bezig.”

De belangrijkste maar tegelijk moeilijkste stap naar een digitaal kantoor is volgens van den Bulck een mentaliteitswijziging. “Databots werken totaal anders dan klassieke IT-ontwikkeling. Ze worden letterlijk opgeleid samen met de mensen die de taken dagelijks uitvoeren, waardoor ze zeer inzichtelijk zijn voor wie er binnen het bedrijf gebruik van maakt. Die inzichtelijkheid in de werkwijze van de bots leidt ertoe dat werknemers er niet langer bang voor zijn en stap voor stap zelf automatisatiemogelijkheden kunnen ontdekken in hun dagelijkse taken.”

“Mensen moeten beseffen dat ze perfect kunnen samenwerken met de bots, dat angst om de controle uit handen te geven of zelfs hun job te verliezen nergens voor nodig is. Wij hebben daar een nieuwe term voor bedacht: CQ of collaborative intelligence. Door de mensen en de bots allebei te laten doen waar ze goed in zijn, vullen ze elkaar aan en nemen de productiviteit en efficiëntie toe. 1 dossier, 15 schermen, 100 muisklikken: dat is hierdoor verleden tijd want de bot doet het voor je. Willen we dat niet allemaal?”

Elke dag beetje beter doen

Optimistisch als hij is, ziet van den Bulck de toekomst van TeRoCo rooskleurig. “Ik heb altijd geloofd in het potentieel van ons bedrijf en blijf altijd en overal veel kansen zien. De technologische evolutie gaat hard en het is bijlange nog niet gedaan. Het is nu vooral zaak om relevant te blijven en mee te zijn met nieuwe ontwikkelingen.”

Zelf probeert hij zoveel mogelijk bij te blijven door veel te lezen, aldus Van den Bulck. “Op mijn bureau liggen constant een vijftal boeken en uiteraard lees ik ook veel digitaal. Echte goeroes heb ik niet en ondernemen is mij ook niet met de paplepel ingegeven. Ik ben ervan overtuigd dat je van iedereen iéts kan leren door te luisteren, door in dialoog te gaan en zoveel mogelijk de juiste vragen te stellen. Ik streef niet naar de ideale beslissingen - die bestaan niet - maar wel om elke dag een beetje beter doen”, zegt Van den Bulck. “Dit doe ik door kritisch te kijken naar wat ik gedaan heb en wat er de uitkomst ervan is, en dan het geluk te scheiden van de kunde.”

Oproep aan bedrijven

Jaarlijks verdubbelen qua medewerkers, ook buiten de Benelux: dat is de uitgesproken ambitie voor de komende jaren, geeft Van den Bulck aan. “We willen wel organisch groeien, op eigen kracht, zoals we altijd al hebben gedaan. En alle middelen zullen telkens opnieuw geïnvesteerd worden in de verdere groei van TeRoCo.”

Afsluiten doet hij met een oproep.“ Stapsgewijze automatisatie is duurzaam, schaalbaar en zorgt ervoor dat mensen aan het werk kunnen blijven en zinvoller werk kunnen doen, wat de tevredenheid van zowel personeel als klanten ten goede komt. Ik doe daarom een oproep aan de bedrijven om te stoppen met zoeken naar profielen die niet meer te vinden zijn. Het is beter om in te zetten op automatisatie en bestaande administratieve functies aantrekkelijker te maken. Werknemers en robots kunnen elkaar aan het werk houden en hierdoor raakt het structurele tekort aan administratieve werkkrachten misschien eindelijk opgelost.”