“Als de deuren van een container dicht gaan, weet niemand meer wat er inzit, wanneer die vertrekt, wanneer hij aankomt en hoelang die daar zal staan”, stelt Pauline Van Ostaeyen. Dat is bizar, in een sector die zo groot, zo internationaal en zo belangrijk is. Dus sprong ze in dat gat en ontwikkelde ze, samen met co-founder Michiel Valee, Dockflow. “Een platform waarop logistieke teams kunnen zien waar hun containers zijn.”

Pauline Van Ostaeyen rolde als student de maritieme sector in. “Het is een leuke, internationale sector, maar heel oldschool op het vlak van digitalisering,” zegt ze. “Tijdens mijn studentenjob hoorde ik een forwarder klagen over de efficiëntie van de job: vroeger moesten ze één formulier invullen en per post versturen of in de brievenbus steken, nu moesten forwarders alle informatie die ze konden vinden, overtypen in minstens zes verschillende portalen. De sector is oubollig: er gebeurt weinig digitaal en wat wel digitaal gebeurt, maakt de zaak niet efficiënter.”

Van Ostaeyen en Valee zagen hun kans schoon en begonnen nog tijdens hun studententijd met consultancy-opdrachten rond digitalisering in de zeevaartsector. Het was tijdens die projecten dat de nood aan een oplossing als Dockflow pas echt duidelijk werd. “Zeker in de niche van verse voeding en gekoelde producten was er nood aan een platform dat voor meer visibiliteit kon zorgen.”

Bye bye sheets

De werking van de software vergelijkt Van Ostaeyen met maaltijdbezorging: “Sommige bedrijven gebruiken een live sensor en kunnen zo op de kaart tot ver in het binnenland zien waar hun containers zich bevinden. Zijn er geen sensoren, zoals bij de meeste gebruikers, dan krijg je updates: je container is nu op het schip geladen, dat is vertrokken op dat moment, de levering is vervroegd of vertraagd … Je kan het schip ook live volgen via satelliet-data.”

Hoe dat dan vroeger gebeurde? Niet, klinkt het. “Een forwarder zou naar de klant bellen, mailen of een brief sturen dat de containers verscheept zijn en op welk schip, en dan moet de ontvanger maar zien of die dat schip al ziet aankomen en of de container er nog op zit. Meestal zoeken ze zelf op verschillende portalen van scheepvaartmaatschappijen, havens en terminals wat er gebeurt en houden ze dat bij in een grote Excel-sheet. Al is dat vaak al een bestcasescenario.”

Die sheet en de uren werk die erin kruipen, kan nu vervangen worden door Dockflow, maar in de toekomst willen ze nog veel verder gaan: “Op termijn willen we een logistics enablement platform bouwen, met een volledige toolset compleet met andere transportmiddelen, het boeken van vrachten en factureren van klanten. Daar kijk ik echt naar uit. Maar eerst willen we vooral heel sterk worden in het maritieme containerverhaal.”

Dockflow-team

Eerst verkopen, dan afwerken

Het duo haalde begin 2020 wat geld op om een team te starten en het product te bouwen en rolde dan recht de pandemie in. “De coronacrisis is een accelerator geweest,” klinkt het. ”Alle warehouses waren dicht, supply chains lagen overhoop … Opeens kregen we zelfs aanvragen van gigantische multinationals. Dat was voor ons - toen nog studenten - best overweldigend, want eigenlijk was het product nog niet goed genoeg om al hun problemen op te lossen.”

“Hadden we toen beter nee gezegd op die aanvragen?” blikt Van Ostaeyen terug. “Misschien. Maar uiteindelijk is dat hoe het werkt: je zegt ja op alles, bouwt dingen uit en dan kijk je wat werkt. Als start-up founder ben je altijd aan het verkopen, ook al is een product nog niet af - hoewel ik toen vast zou gezegd hebben van wel. Als ik nu terugkijk, denk ik dat we pas eind 2022 echt onze product-market fit gevonden hebben.”

Het einde van de gratis proefperiode

Niet alleen het product, maar ook de salesprocessen van Dockflow zijn door die toevloed aan interesse geëvolueerd, zegt Van Ostaeyen. “We dromen van een freemium-systeem, waarbij je een tool hebt die gratis beschikbaar is voor iedereen en waarbij je abonnementen verkoopt voor meer geavanceerde functies. Maar dat kan je, zeker in B2B, pas doen als je matuurder bent, dus begonnen we met een gratis proefperiode van 2 weken aan te bieden.”

Maar dat systeem bleek geen goede match, vertelt ze. “De testperiode was te kort en de commitment te laag, waardoor mensen niet de tijd namen om het systeem echt te configureren en dus ook niet de juiste notificaties kregen, terwijl wij er wel veel tijd en energie aan kwijt waren. Dus zijn we overgestapt op een betalende testperiode, die je maandelijks kan opzeggen of verlengen en dat werkt veel beter. De conversie is hoger en er we starten zelfs gewoon meer proefperiodes op. Dat zal wel te maken hebben met het psychologische aspect: als iets gratis aangeboden wordt, geloven mensen vaak dat het waarschijnlijk toch niet goed werkt.”

Dockflow founders

Logistieke ervaring boven geld

Betalend of niet, zo’n proefperiode helpt om vertrouwen te scheppen, want in de logistieke sector is het voor jonge studenten en ondernemers knokken om geloofwaardigheid op te bouwen. Dat de start-up zichzelf toch stilaan een gevestigde waarde mag noemen, is grotendeels te danken aan het feit dat ze dicht bij zichzelf en de sector gebleven zijn. “In de Verenigde Staten zijn er verschillende start-ups die miljarden ophalen en beweren dat ze de logistieke sector gaan disrupten, maar daar rolt een doorgewinterde logistieker zijn ogen naar. Voor hen zijn dat gewoon gasten met veel geld die nog nooit zelf in de logistiek hebben gestaan. En dat wantrouwen hebben wij, zeker in Antwerpen en Rotterdam, wel overwonnen.”

Miljarden hebben ze ook nog niet opgehaald, al rondde het bedrijf recent wel een kapitaalronde af waarbij ze op 5 miljoen geschat werden. Het resultaat van een zuinige start, vertelt Van Ostaeyen. “In het begin hebben we eigenlijk vooral non-dilutive financiering opgehaald. Achteraf gezien had ik toen wel meer kapitaal gewild, want leuk is het niet om andere start-ups miljoenen te zien ophalen en uitgeven terwijl je zelf zuinig moet zijn. Maar het is wel omdat we altijd heel verantwoordelijk omgegaan zijn met middelen, dat we nu deze financieringsronde aan een valuation van 5 miljoen kunnen doen. Uiteindelijk heeft het dus wel opgebracht.”

Motivatie creëer je zelf

De drive om de sector efficiënter te maken is onstilbaar, en daarvoor heb je de juiste mensen nodig. “Natuurlijk wil je mensen in je team die gemotiveerd zijn, maar voor mij is die motivatie een gevolg. Je neemt mensen aan, maar de dedication moet je zelf creëren. We proberen bijvoorbeeld de vreugde van klanten tastbaar te maken, door ervoor te zorgen dat het team dicht bij hen staat. En we geven hen een duidelijke missie mee en een framework van prioriteiten, zodat ze vrijheid hebben, maar ook weten wat er bereikt moet worden.”

Zelf evolueerde ze van student-ondernemer naar bedrijfsleider. Dat je daarbij vooral jezelf moet blijven, was een les die ze als 22-jarige al snel leerde. “Ik kwam als scruffy student terecht in een wereld vol mannen van boven de vijftig in pak. In het begin probeerde ik mij aan te passen aan hun manier van doen en spreken, maar dat is zo awkward. Niets wat ik zei had impact, ik kwam gewoon ongemakkelijk over.” Dus besloot ze dat masker te droppen, en dat is vandaag nog steeds hoe ze het bedrijf leidt. “Je gaat op je gezicht en je doet veel verkeerd, maar als je een open sfeer creëert en duidelijk kan maken dat je het soms zelf ook niet goed weet, kan je daarna gewoon samen uitzoeken wat het beste werkt,” besluit ze.