Veel bedrijven sukkelen met het plannen van personeel. Al zeker als het gaat om tijdelijke of ‘flexibele’ werknemers voor bijvoorbeeld events of de horeca. Als het van de Antwerpse scale-up Beeple afhangt, verloopt het hele gebeuren van een leien dakje. Het bedrijf van Karel Rabaut en Nathan Samson begon twee jaar geleden met de ontwikkeling van een oplossing die de planning structureert, vereenvoudigt en automatiseert. Hoe ze daarmee hun stempel drukken op de HR-markt? En wat hun groeiplannen precies zijn? Bloovi voerde een openhartig gesprek met Rabaut.

Van gat in de markt naar razendsnelle groei

Beeple is het resultaat van een nood die Rabaut blootlegde toen hij Radarwerk, zijn eerste bedrijf, runde. “We waren een full-service crew partner voor bedrijven die festivals en publieksevenementen organiseerden”, vertelt hij. “Hoewel we mooie mijlpalen hebben behaald, zoals het mee op touw zetten van de Special Olympics in 2014, viel ons telkens één ding op: het plannen en organiseren van tijdelijke medewerkers in Excel was een hels gedoe. Ik botste telkens op de beperkingen van zo’n spreadsheet. Het bood weinig flexibiliteit, dat stond buiten kijf. Op een gegeven moment begon het idee te sluimeren om daar verandering in te scheppen. Ik wist dat ik sowieso hulp nodig zou hebben van IT-talent. Dus contacteerde ik een van mijn beste vrienden van op de middelbare school. ‘Nathan, ik heb een geweldig idee’”, vertelde ik aan de telefoon. En niet veel later gingen we van start met de uitwerking ervan.”

"Het was onmiddellijk duidelijk dat we een gat in de markt dichten "

Al vrij snel ging de bal aan het rollen voor het toen nog kersverse Beeple. Rabaut pitchte het concept aan de bestaande Radarwerk-klanten, die onmiddellijk laaiend enthousiast waren. “Ik mag spreken van een ‘never seen before hit ratio’”, knikt de CEO. “Het was meteen duidelijk dat we een gat in de markt dichten. Ja, op zich waren er tientallen tools en ERP-pakketten die zich richtten op bedrijven met een honderdtal vaste medewerkers. Maar er bestond nog geen digitale oplossing voor pakketten om flexibel personeel te beheren. Dat zou ons stokpaardje worden. Want in feite is dat het grootste paradox in people management: een medewerker waar je als bedrijf zeer weinig aan verdient, is het moeilijkst om te beheren. Dat geldt niet alleen voor evenementenbureau’s, maar net zo goed in retail, cleaning en security. Stuk voor stuk sectoren die met korte opdrachten werken.”

Duidelijke visie met internationale perspectieven

Naar eigen zeggen had en heeft het founding team nog steeds een enorme focus: trouw blijven aan de visie staat centraal. “Je krijgt feedback langs alle kanten, en je wil natuurlijk iedereen verder helpen”, verduidelijkt Rabaut. “Maar je mag niet zomaar ingaan op de vraag naar een nieuwe functionaliteit. Het was een echte leercurve om het evenwicht te vinden tussen onze eigen visie en luisteren naar de markt. Dankzij een fysieke checklist met onze visie is dat gelukkig ietwat gemakkelijker. Elke vraag en alle soorten feedback spiegelen we eraan. Een potentiële nieuwe functionaliteit moet een zekere toegevoegde waarde bieden aan ons doelpubliek, of die komt er niet. Simpel.”

Bij Beeples visie hoort niet alleen het idee van focus: het menselijke aspect is minstens zo belangrijk. “Ik hecht extreem veel waarde aan humane relaties”, geeft Rabaut toe. “Mijn sales achtergrond heeft me geleerd dat een authentieke relatie voor een betere band kan zorgen dan eender welke professionele relatie. In ons bedrijf is de lijn tussen het professionele en vriendschap zeer dun. Maar om ons te profileren als menselijke organisatie, willen we natuurlijk voldoende investeren in bijbehorende marketing. Sommige mensen denken dat het voor een groeiend bedrijf als het onze een enorme kost is, maar ik ben van mening dat dat niet per se het geval is. Je moet creatief omspringen met zulke dingen. Ik loop bijvoorbeeld vaak rond in mijn Beeple T-shirt, en ik word aangesproken door mensen die mij (her)kennen. Dat is geweldig.”

"Ons internationaal perspectief was er al vanaf dag één"

Die mentaliteit heeft het groeibedrijf kennelijk geen windeieren gelegd. Beeple stak amper een jaar na haar oprichting de grens over naar onder andere Nederland, Frankrijk, Duitsland en zelfs de Verenigde Staten. “Dat internationaal perspectief was er al vanaf dag één”, licht Rabaut toe. “Als Belg is de meertaligheid een enorm voordeel, we voerden onze bedrijfscommunicatie haast meteen in het Engels. Bovendien werken er heel veel collega’s een groot deel van de tijd vanop afstand. Voor ons is dat een evidentie.”

Uitdagingen en successen bij de vleet

Vandaag mag het HR-tech bedrijf namen zoals ZEB, G4S en zelfs Tour De France tot haar klantenportfolio rekenen. Naar eigen zeggen is Rabaut enorm dankbaar om zulke spelers te servicen, al verliep - net zoals het een start-up betaamt - dat niet altijd van een leien dakje. “In België hebben we de concurrentie al kunnen counteren, maar in andere landen zijn er veel lokale tools”, bevestigt Rabaut. “Dat maakt dat we steeds grondige concurrentiestrategieën opzetten aan de hand van sterke SWOT-analyses.”

“Ook mag je gerust weten dat we, meestal zoals elk beginnend bedrijf, wat vertraging hebben opgelopen door de typische fouten. Aanwervingen zijn bijvoorbeeld een klassieke pitfall. Ik ben nog jong, en ik was in het allerbegin misschien iets te naïef door te snel te veel vertrouwen te vestigen in jong potentieel. Dat kwam doordat ik vroeger vaak te horen kreeg dat ik meer ervaring nodig had om iets te kunnen of te mogen doen. Dus wilde ik mensen met weinig ervaren regelmatig veel verantwoordelijkheden geven. En pas op, ervaring en leeftijd gaan niet per definitie hand in hand. Maar je doet er als founder niet altijd goed aan om iemand te veel het voordeel van de twijfel te geven.”

"Als ik een nieuwe SaaS-onderneming moest starten, dan zou ik waarschijnlijk met een blauwdruk aan de slag kunnen gaan"

De ondernemer geeft ook schroomloos toe dat het managen van een SaaS start-up een compleet nieuw gegeven voor hem was. “Gelukkig ben ik niet de IT-man - dat laat ik aan Nathan over”, grapt hij. “Maar ik heb veel moeten leren. Zo dacht ik vroeger te weinig in functie van MRR (Monthly Recurring Revenue, nvdr) en verkocht ik te veel one-offs. Als ik erop terugkijk en een nieuwe onderneming moest starten, dan zou ik waarschijnlijk een blauwdruk kunnen schrijven en sneller groeien. Gelukkig heeft die minieme vertraging niets veranderd aan onze torenhoge ambities. Aan onze muur hangt de missie ‘we willen de wereldleider worden in flex staff management’. Of je als bedrijf nu in Noorwegen, Spanje of gewoonweg Brussel woont: ik wil dat je aan 1 oplossing denkt als je flexibel personeel nodig hebt: Beeple, Beeple, Beeple.”

Werk jij ook met studenten, vrijwilligers of interim-medewerkers of stel jij regelmatig een werkrooster op? Lees hier hoe je, dankzij Beelple, aanzienlijk veel tijd kan besparen!