Dankzij deze tool voor personeelsplanning concentreren HR managers zich op mensen in plaats van Excel sheets

Wie vaak personeel moet inplannen weet dat daar een berg administratie en enorm veel opvolging bij komt kijken. Uitzendbureau Agilitas weet er alles van: zij moeten voor grote klanten vaak heel snel shifts gevuld krijgen. Gelukkig zitten er heel wat goede kandidaten in de database, maar om snel de juiste match te maken tussen de opdracht en een beschikbare kandidaat, gebruiken ze een online tool. “Met Beeple is de tijd die we besteden aan bellen en mailen gehalveerd en kunnen we klanten en uitzendkrachten een betere service bieden”, verklaart Jo Saenen, sales improvement manager bij Agilitas.

De digitalisering van de shiftplanning bij Agilitas was niets minder dan noodzakelijk. “Onze eindgebruikers - zowel onze klanten als de kandidaten – willen liefst alles zo veel mogelijk digitaal”, zegt Jo Saenen. “Dat is natuurlijk de algemene trend in de maatschappij. Snelheid en efficiëntie zijn daarbij belangrijke troeven.”

Digitaal én dichtbij

Dat digitaal niet hetzelfde is als onpersoonlijk, is voor Agilitas een evidentie. “Onze aanpak draait rond een combinatie van ‘dichtbij’ en ‘digitaal’”, aldus Jo Saenen. “Dichtbij bedoelen we in ruime zin: we willen nauw samenwerken met klanten en uitzendkrachten. Digitaal wil dus zeker niet zeggen dat we niet meer bereikbaar zijn om te helpen en te luisteren naar hun vragen. Integendeel, een digitale tool als Beeple kan net ingezet worden om meer tijd te maken voor een persoonlijke service.”

Persoonlijke service als troef

Precies met die persoonlijke service willen ze bij Agilitas het verschil maken in de sterk competitieve uitzendmarkt. Jo Saenen: “Wanneer je dagtaak als consulent voor een groot stuk wordt ingenomen door telefoneren, mailen en voicemails inspreken, verdwijnt je meerwaarde. Onze metier is om telkens de ideale match te vinden tussen de wensen van de klant en die van de kandidaat. Zonder automatisering stop je te veel tijd in opvolging en communicatie heen en weer. Daarom hebben we een aantal jaar geleden beslist om te digitaliseren. Met Beeple verloopt de planning veel efficiënter. Alle geschikte kandidaten zitten geregistreerd in ons platform. Wij zorgen wel zelf voor hun intake en een eerste screening in functie van onze klanten, alle volgende stappen worden in Beeple gedaan.”

Consulent met grotere meerwaarde

De tijdswinst en grotere efficiëntie zijn twee voor de hand liggende voordelen van automatisering. Jo Saenen van Agilitas ziet ook nog een ander groot pluspunt: “Beeple maakt de job van onze consultants interessanter. Als bijvoorbeeld een grote retailer plots extra mensen nodig heeft door een corona lockdown, zou ons dat zonder onze automatisering enorm veel tijd kosten. Dankzij Beeple stoppen we gewoon al onze beschikbare kandidaten in de tool en matchen we hen met de planning. Zo komen we veel sneller tot resultaten. De consulenten hebben op die manier een veel grotere meerwaarde omdat ze zich niet moeten bezighouden met een stroom aan telefoons en mails.”

Strategische ondersteuning

Karel Rabaut, CEO van Beeple, ziet in Agilitas een perfect voorbeeld van hetgeen Beeple kan betekenen. “We willen graag een echt partnership met onze klanten”, zegt hij. “Zo kunnen we elkaar ondersteunen op strategisch niveau. De bedoeling is uiteindelijk om niet alleen operationele verbeteringen door te voeren voor hun personeelsplanning en -beheer, maar ook te werken in functie van de bedrijfsdoelstellingen.”

De juiste persoon op het juiste moment

In het geval van Agilitas gaat de strategische meerwaarde over het ontzorgen van de klanten door de juiste mensen te leveren op de juiste plaats en het juiste moment. “Beeple is een heel functionele tool waarmee ze daarin slagen”, stelt Karel Rabaut. “Zo zijn we een strategische partner in het groeiverhaal van Agilitas. Ze laten hiermee zien dat het in de interimsector anno 2021 niet louter draait om een prijzenslag maar dat je met service en kennis het verschil maakt.”

Beeple neemt vooral het routinewerk uit handen van de gebruikers. Erg handig is bijvoorbeeld de ‘callsheet’, geïnspireerd door de planning van draaidagen in de filmindustrie. De Beeple-callsheet is een overzicht waar de ingeplande uitzendkrachten alle praktische informatie vinden zoals de werklocatie en hun werkuren. Zo vermijd je heel wat communicatiefouten en vergissingen.

Communicatie via de app

De uitzendkracht geeft elke week zelf zijn of haar beschikbaarheid aan in de app. “Wanneer onze klant de planning doorgeeft, maakt Beeple automatisch een lijstje van mogelijke kandidaten op basis van hun beschikbaarheid, kennis, ervaring en eventuele attesten”, legt Jo Saenen uit. “Onze consulent selecteert dan de kandidaat of kandidaten aan wie de opdracht wordt toegewezen. We kunnen de opdracht ook naar meerdere kandidaten sturen en toewijzen aan de eerste die bevestigt. Na bevestiging krijgt de uitzendkracht de callsheet met alle info, en ook – via een ander systeem – het arbeidscontract.”

Enorme productiviteitswinst

De interim medewerkers zelf blijken alvast enthousiast over de aanpak. “Mensen bellen nog amper”, merkt Karel Rabaut op. “Ze gebruiken veel liever een app. Zo kunnen ze heel gemakkelijk en snel reageren wanneer ze een opdracht aangeboden krijgen. Ze appreciëren ook de bevestigingen die Beeple stuurt. De afspraken zijn op die manier heel duidelijk.”

Bij Agilitas werken ze intussen al drie jaar met Beeple. “Het levert ons een enorme productiviteitswinst op: de tijd die we besteden aan bellen, mailen en opvolgen is gehalveerd!”, zegt Jo Saenen. “De vrijgekomen tijd gaat onder meer naar extra nazorg voor de uitzendkrachten. Zo krijgen ze na hun eerste werkdag een telefoontje van de consulent om te vragen hoe het was.”

People business

Karel Rabaut: “De uitzendsector is ‘people business’. Alles draait rond mensen, maar praten tegen een voicemail hoort daar niet bij. Met Beeple krijgen gebruikers de kans om vooral hun ‘soft skills’ in te zetten. Daar zijn bijvoorbeeld uitzendconsulenten goed in en het is dan ook wat ze graag doen. Van Excel sheets worden ze zeker niet gelukkig. Door hun repetitieve taken te digitaliseren en automatiseren, krijgen ze weer de job waarvoor ze zich willen engageren. Bovendien kunnen ze op die manier efficiënter inspelen op de wensen van klanten die meer en meer ‘just in time’ werken.”

Prikklok via QR-code

“Met Beeple kunnen we de minst mogelijke tijd besteden aan de best mogelijke selectie van kandidaten”, bevestigt Jo Saenen. “We kunnen bedrijven bovendien heel snel laten weten of we voldoende mensen beschikbaar hebben voor hun vraag. Voor de uitzendkrachten zelf is de ‘check in/check out module’ ook handig. We hangen dan een QR-code op in de plaats van tewerkstelling. De uitzendkrachten kunnen die via de app scannen wanneer ze starten en eindigen – een beetje zoals een prikklok. Zo hebben we direct hun gewerkte uren en kunnen we op basis daarvan het werk uitbetalen.”

Groeiplannen

Beeple blijft intussen nieuwe mogelijkheden aan het platform toevoegen. Uitzendkrachten zullen bijvoorbeeld in de app de bedrijven na een opdracht een score kunnen geven. De consulenten kunnen op die manier nog beter inschatten aan welke kandidaat ze een opdracht best toewijzen. Zo krijgen de bedrijven dan weer gemotiveerde medewerkers over de vloer. “We helpen op die manier de retentie en de continuïteit nog meer te verzekeren”, zegt Karel Rabaut.

Hij ziet nog heel wat groeimogelijkheden voor Beeple. “Overal waar intensieve ad hoc shiftplanningen gebeuren, komt Beeple van pas. Dat bleek ook bij het inplannen van medische medewerkers in vaccinatiecentra”, vertelt Karel Rabaut. “We blijven constant innoveren om state of the art te blijven. Na een sterke groei in België veroveren we nu ook het buitenland, zowel binnen als buiten Europa. Ons systeem is perfect over te hevelen naar andere landen aangezien we alleen in de front office operationeel zijn en het systeem dus niet moeten aanpassen aan de lokale regelgeving.”