Meeting requests worden tegenwoordig meer dan eens met rollende ogen onthaald. Ooit was een vergadering bijwonen nochtans een privilege waar om geknokt werd. Kunnen we het tij keren en meetings weer relevant maken? Liesbet Meesschaert, Segment Marketing Communication Manager bij Barco, is overtuigd van wel. Op voorwaarde dat we onze bedrijfscultuur aanpassen en nieuwe technologie omarmen.

Barco scoorde zeven jaar geleden een hit met ClickShare, het toestel dat draadloos presenteren makkelijker maakt. Dat toestel kwam er op basis van uitgebreide research, vertelt Liesbet Meesschaert, Segment Marketing Communication Manager voor Barco’s Meeting Experience: “We hebben toen echt onderzocht wat de behoeftes en frustraties waren van mensen die aan meetings deelnemen. Op dat moment kwam de grootste behoefte vooral neer op efficiënter content kunnen delen. Geen kwartier gesukkel met kabels en de IT’er erbij roepen, maar eenvoudigweg Clickshare in de usb-poort pluggen. Daar was toen grote nood aan. Omdat dat onderzoek ons toen zoveel inzichten heeft opgeleverd, zijn we daarin blijven investeren. Want we zijn ervan overtuigd dat bedrijven die erin slagen hun mensen beter te laten samenwerken, veel succesvoller zijn.”

250 miljard dollar verkwist

Ondanks de innovatie die Barco met Clickshare heeft doorgevoerd, blijkt uit eigen onderzoek dat vandaag wereldwijd nog altijd amper 30% van de vergadertijd besteed wordt aan de werkelijke vergaderobjectieven. “Daar zitten uiteraard ook zaken tussen die relevant zijn, zoals de next steps en een afspraak vastleggen voor de volgende vergadering”, relativeert Meesschaert de cijfers meteen. “Maar daarnaast gaat 12% nog altijd verloren aan technologie aan de praat krijgen, of 11% aan mensen die te laat komen opdagen. Volgens Dr. Steven Rogelberg, auteur van ‘The Surprising Science of Meetings’, gaat er jaarlijks in de VS alleen al 250 miljard dollar verloren aan slecht benutte vergadertijd.”

Strengere meetingcultuur

De cijfers tonen volgens Meesschaert aan hoe belangrijk het is om binnen je bedrijf aan je meetingcultuur te werken: “Grote spelers als Facebook, Amazon of Tesla kiezen steeds vaker voor een veel strengere vergadercultuur. Bij Amazon kan een meeting bijvoorbeeld enkel starten als vooraf duidelijk is vastgelegd wat de doelstellingen zijn van de meeting en wat de verantwoordelijkheden zijn van de deelnemers. Staat dat vooraf niet vast, dan gaat de vergadering eenvoudigweg niet door.”

Daarnaast benadrukt Meesschaert ook dat het belangrijk is om meetings zo kort mogelijk te houden. “De gemiddelde vergadering duurt vandaag 48 minuten. Maar uit ons onderzoek blijkt dat 58% van de respondenten alleen maar meetings van een uur inplannen omdat een volledig uur makkelijker in te voeren is in de software om vergaderzalen te boeken. Als je die meetings dan onder de loep neemt, merk je dat die zich eigenlijk perfect tot twintig of dertig minuten hadden kunnen beperken.”

Een vergadering hoeft echt niet telkens te beginnen met het overlopen van de agendapunten. Sla dat gewoon over en begin meteen met de essentie

Meesschaert voegt er meteen ook tips aan toe om de vergadertijd tot een minimum te kunnen beperken: “Naast meer agile planningsoftware waarin je de werkelijk benodigde tijd kan invoeren, raden we aan om het aantal deelnemers te beperken tot degenen die essentieel zijn. Vóór de vergadering moeten alle rollen van de deelnemers en agendapunten al volledig vastliggen en voor iedereen duidelijk zijn. Een vergadering hoeft echt niet telkens te beginnen met het overlopen van de agendapunten of een bespreking van wat vooraf is gegaan. Sla dat gewoon over en begin meteen met de essentie.”

Tot slot geeft ze nog enkele extra tips mee om de aandacht erbij te houden: “Wanneer er lunch geleverd wordt of iemand binnenvalt, valt de aandacht weg. Probeer de onderbrekingen dus tot een minimum te beperken. Ook slides met louter tekst blijken nefast voor de aandacht. Visuals en multimedia zorgen ervoor dat het engagement van deelnemers veel hoger ligt.”

Nood aan nieuwe technologie

Naast werken aan een betere meetingcultuur, moeten bedrijven volgens Meesschaert ook investeren in technologie die makkelijk is om te gebruiken. “Navraag bij IT managers heeft ons geleerd dat een groot deel van de support die zij leveren, nog altijd rond interventies in vergaderruimtes draait. Mensen raken niet in een call binnen, of krijgen hun content niet op het scherm.”

“Gelukkig investeren bedrijven stilaan ook echt in tech die deze frustraties kan oplossen. Daarnaast voelen mensen zich intussen comfortabeler met technologie dan vijf jaar geleden, en dat is lang niet alleen te danken aan de instroom van millennials”, vervolgt Meesschaert. “In ons onderzoek geeft bijna vier op vijf babyboomers aan comfortabel te zijn met nieuwe technologie. Het stereotype van de technofobe oudere generaties klopt dus niet meer.”

In ons onderzoek geeft bijna vier op vijf babyboomers aan comfortabel te zijn met nieuwe technologie. Het stereotype van de technofobe oudere generaties klopt niet meer

“Over de generaties heen constateren we trouwens een grote eagerness naar nieuwe technologie. 40% van onze respondenten is vandaag bijvoorbeeld al vragende partij naar voice recognition technologie voor meetingrooms, of handbewegingen bijvoorbeeld om naar de volgende slide te gaan. Ook efficiëntere videoconferencing en content sharing wordt steeds belangrijker nu telewerken een hoge vlucht neemt en er steeds meer met freelancers gewerkt wordt. In Amerika is 30% van de medewerkers vandaag al freelancer. Ook zij moeten snel en gemakkelijk kunnen deelnemen aan meetings. Werknemers de vrijheid geven om hun conferencing platform naar keuze te kunnen gebruiken, en meetings te voeren met hun persoonlijke tech (laptop, tablet, smartphone) zal bedrijven in staat stellen om een steeds diverser team, van jobstudent tot consultant, even vlot te laten samenwerken en bijdragen als de gewone werknemers.”

De technologie van de toekomst

Volgens Meesschaert zal technologie in de nabije toekomst dan ook een steeds grotere rol spelen om meetings efficiënter maar ook aangenamer te maken. “Op het vlak van efficiëntie wordt er vooral uitgekeken naar de toepassing van bots met AI. Die kunnen tijdens een vergadering bijvoorbeeld in real time feiten checken of info opzoeken zodat een vergadering meteen verder kan. Of ze kunnen meteen een datum vinden waarop iedereen vrij is voor de volgende vergadering, zodat daar geen tijd meer verloren gaat. AI zal in de toekomst dan weer automatisch een rapport kunnen genereren over alles wat er in de vergadering besproken en beslist is.”

Meesschaert verwacht tot slot ook veel van automatisatie en metingen: “Iedereen weet dat als het te warm is in een vergaderzaal, de aandacht zal verslappen. Technologie kan hierin bijstaan door de temperatuur bij te sturen tijdens een vergadering. Maar je kan bijvoorbeeld nog verder gaan en het engagement of de emoties van de deelnemers zelf analyseren en op basis daarvan waarschuwingen weergeven.

Treedt er vermoeidheid op? Dan geeft de tech een alert dat het tijd is voor een break. Meet men frustraties? Dan kan een alert ervoor zorgen dat er daar meteen op ingespeeld wordt. Dit soort technologie staat uiteraard nog in zijn kinderschoenen, maar ons onderzoek heeft aangetoond dat er nu al met grote interesse naar wordt uitgekeken. Ik raad bedrijven dan ook aan om erover te waken dat hun meeting equipment ook in de toekomst blijft voldoen aan de veranderende noden en verwachtingen van hun medewerkers, zodat de productiviteit en de tevredenheid verzekerd blijft.”

Lees Barco’s meest recente onderzoek over de toekomst van meetings hier, of contacteer hen hier rechtstreeks om hun verschillende mogelijkheden vrijblijvend te leren kennen.