“Het komt vandaag niet meer neer op wat je weet of wie je kent, het komt neer op weten wie wat kent”

Hoe kan je inzetten op de skills van je medewerkers als je niet weet wat die skills precies zijn? En hoe kom je te weten wat hen boeit wanneer alle content doorheen de organisatie verspreid zit? Dat was het vraagstuk waar digital agency OMcollective mee worstelde, en waar de Gentse start-up uman.ai met zijn AI-gedreven kennisplatform een passend antwoord op bood.

AI-platform uman.ai mapt niet alleen alle aanwezige skills van je bestaande medewerkers, het brengt ook kennis (best practises, whitepapers, manuals, tools, nieuwsbrieven,…) samen die anders doorheen de organisatie vertakt raakt in kanalen als Slack, Dropbox of Evernote. Voor het snelgroeiende OMcollective, waarin content snel versnipperde en vereiste skills steeds specifieker werden, was dit een welkome oplossing.

“We zijn op vrij korte tijd gegroeid van vijf naar vijftig werknemers”, begint Tijs Balcaen, Knowledge & Innovation Manager bij OMcollective. “Met als gevolg dat we niet goed meer wisten wie welke knowhow had of wie waarmee bezig was. Frappant voorbeeld: op een bepaald moment zat ik met iemand samen rond een innovatieproject, maar die bleek daar geen tijd voor te hebben. Reden? Hij moest voor een andere klant dynamic marketing doen, iets waar hij nochtans geen enkele ervaring mee had. Of we hadden marketeers die voor klanten binnen een totaalservice bezig waren met Google Ads of social advertising, terwijl ze daar totaal geen voeling mee hadden, of het gewoon niet graag deden.

Zoiets is uiteraard allerminst efficiënt, en we beseften dat de skills in onze organisatie gemapt moesten worden, zodat we er beter gebruik van zouden kunnen maken. Zeker omdat we alleen maar zullen blijven groeien. Want hoe meer een bedrijf schaalt, des te groter de uitdaging wordt van ‘wie weet wat’?”

De uomo universal van Leonardo Da Vinci

OMcollective begon aan die mapping-oefening, maar zonder echt te weten hoe: de expertise binnen het bedrijf bleek namelijk heel gespecialiseerd en versnipperd. Er kwamen onder meer complexe competentiesheets aan te pas, waarin skills aan functieprofielen werden gekoppeld. “Maar in het kader van the future of work werkt zoiets niet meer”, beseft Jasper Verplanken, Head of Product bij uman.ai. “Functieprofielen zijn niet langer statisch, maar net heel dynamisch. Vandaag vind je in een bedrijf geen vijf digital marketeers meer die hetzelfde doen en kunnen. De uomo universal van Leonardo Da Vinci die kon schilderen, beeldhouwen en ook nog eens alles wist van architectuur en chemie, die bestaat niet meer. Skills zijn daar veel te gespecialiseerd voor geworden.”

“Nochtans is dat collectief van heel uiteenlopende skills en specialisaties net de sterkte van een organisatie als OMcollective”, stelt Balcaen. “Alleen moet je die skills op de juiste manier inzetten én kunnen verbinden. Zodat niet iedereen op zijn eilandje gaat werken en daar ook zijn eigen content gaat verzamelen.”

Opslaan, capteren en verdelen

Weten wat je in huis hebt: daar komt het dus in de eerste plaats op neer. Maar het capteren van die specifieke kennisgebieden en niches kan en mag niet meer op een top-down-manier gebeuren: dat schrikt mensen af. Het moet van de medewerkers zélf komen. Meer bepaald door te ontdekken wat hen boeit, waar ze meer over willen leren, wat ze delen met collega’s.

“Daarom hanteren wij bij uman.ai een bottom-up approach, waarbij we vertrekken van de medewerkers zelfs, die in onze huidige economie steeds meer kenniswerkers worden – repetitieve processen worden geautomatiseerd, zodat jobs steeds meer richting kennisfunctie evolueren”, aldus Jasper Verplanken. “Aan die medewerker dus om zijn knowhow en interesses te capteren. En dat op een zo laagdrempelig mogelijke manier: in uman.ai geeft de eindgebruiker in the flow of work met één klik op de knop aan dat de content relevant is, waarna die automatisch met behulp van AI wordt opgeslagen, geanalyseerd en gedeeld met andere geïnteresseerden.”

“Wie wil mee blijven in digital marketing, moét gewoon weten wie met wat bezig is”, benadrukt Verplanken. “En al helemaal wanneer heel wat van die marketeers inhouse bij klanten werken, zoals bij OMcollective het geval is. Doordat ze aangeven wat hen boeit, kunnen we dat in kaart brengen.”

“Dat is een heel andere manier van werken. Doorgaans verzamelden en deelden teams van specialisten hun content binnen een eigen Dropbox- of Slack-omgeving, of via bookmarks en Evernote. Maar dat zorgt voor versplintering, terwijl die content net moet samenbrengen. Maar, nogmaals: je kan dat niet van bovenaf opleggen of verplichten, het moet uit de medewerkers zelf komen. Daarom zoeken we nu manieren om van uman.ai, dat hier enkele weken geleden werd uitgerold, een gezamenlijk project te maken. Bijvoorbeeld door na een kennismoment de artikels meteen op uman.ai te plaatsen.”

De kwaliteit van kennistijd

Nog een reden waarom OMcollective met uman.ai in zee is gegaan, was de vaststelling dat de toegestane kennistijd niet optimaal werd benut. En die werd bij het digital agency nochtans ruimschoots aangeboden. “OMcollective geeft zijn medewerkers twintig procent kennistijd per week”, legt Jasper Verplanken uit. “Dat betekent dat ze één dag per week nieuwe dingen kunnen leren, zodat ze scherp blijven, wat in de snel veranderende wereld van digital marketing een must is. Maar hoe vaak kregen we van medewerkers niet te horen dat ze daar geen tijd voor hadden? Het kwam er dus op neer het dedicated slot dat ze er wél voor hadden, optimaal te benutten. En dat kan via uman.ai, waarbij medewerkers elkaar kunnen signaleren wanneer ze iets interessants hebben gelezen.”

“Want kwalitatief hoogstaande content en kennisbronnen komen altijd van collega’s, die uiteindelijk aan hetzelfde project werken, dezelfde visie delen of in dezelfde omgeving opereren. Dat is weeral dat bottom-up-verhaal, dat bovendien hét doel van kennisdeling aantoont: niet alleen scherper blijven dan de concurrentie, maar ook het werknemersengagement verhogen door blijvend te leren van collega-experts.”

En ook zo kan de binnen de organisatie in kaart worden gebracht wie waarmee bezig is en welke skills daar aan gekoppeld kunnen worden. “Maar, benadrukt Jasper Verplanken, “met het grootste respect voor de privacy van de medewerkers. Bij uman.ai staat dat absoluut centraal. Zo tonen we aan collega’s alleen wat ze willen delen en wat ze zelf hebben aangegeven als publiek. We werken daarnaast met een ‘whitelist’, waardoor we alleen de relevante kennisbronnen bekijken.”

“Het komt er tegenwoordig niet meer op neer wat je weet of wie je kent, het komt neer op weten wie wat kent”, besluit Tijs Balcaen.

“Vaardigheden en skills zijn vandaag veel belangrijker geworden dan individuen of profielen, en projecten hebben doorgaans meer nood aan een skillset dan aan een specifieke persoon. Alleen moet je die skillset kunnen samenstellen. En dat doe je door efficiënt te mappen en kennis te delen.”

Wil jij ook weten wie wat kent binnen jouw onderneming? Neem dan snel een kijkje op de website van uman.ai en ontdek hoe zij jou kunnen helpen.