“Ik geloof niet dat een ondernemer plezier kan hebben in papierwerk”

Als het gaat over automatisering en artificiële intelligentie is accountancy steevast één van de beroepen die volgens de krantenkoppen zullen sneuvelen. Maar heb je als ondernemer binnenkort echt geen accountant meer nodig omdat deze wordt vervangen door slimme algoritmes? “Zeker niet”, volgens Sander Gansbeke, Sales Director bij WinBooks, een belangrijke Belgische speler in boekhoud- en beheersoftware. “Trouwens, accountancy is momenteel een knelpuntberoep.”

Hoe ga je als ondernemer om met de situatie waarin steeds meer, maar lang nog niet alles digitaal kan? Welke rol speelt de accountant nog? “Hoe verder we staan met technologieën als artificiële intelligentie, hoe meer de rol van de accountant evolueert naar die van adviseur”, merkt Sander Gansbeke op. “Maar de technologie heeft zelf ook nog een hele weg af te leggen. Nu werken de verschillende partijen - accountants, banken, softwareleveranciers en ondernemers – allemaal met hun eigen, gesloten softwaresystemen. De komende jaren moeten we werken aan de integratie en interconnectiviteit tussen die systemen, zodat ze op een veilige manier informatie kunnen uitwisselen.”

Klantgericht werken dankzij artificiële intelligentie

Hoe versnipperd het hele landschap nu ook is, uiteindelijk zullen alle ondernemingen hun boekhouding zoveel mogelijk digitaliseren en automatiseren, daar is Sander Gansbeke van overtuigd. “Ik geloof niet dat een ondernemer er plezier in kan hebben om papierwerk te doen. Je wil als ondernemer gewoon dat alles efficiënt, transparant en veilig verloopt, en dat je er voor de rest zo weinig mogelijk tijd in moet investeren. Daarvoor heb je dus een systeem nodig dat ook de back-up van je gegevens en bestanden voorziet en waarin je een overzicht kan bijhouden, communiceren, betalingen uitvoeren,… Hoe sneller de informatie in de boekhouding komt, hoe sneller je als onderneming kan schakelen op mogelijke trends.

Normaal gezien weet je pas na je btw-aangifte hoe je hebt gepresteerd in het voorbije kwartaal. Dat is veel te laat! Customer centricity is echt een must, maar ondernemers kunnen alleen klantgericht werken als ze voor hun boekhouding van reactief naar proactief gaan. Daarin kan AI wel degelijk een grote rol spelen. We zien uit verschillende analyses namelijk dat een heel groot deel van de boekhouding bestaat uit repetitieve taken en met AI kan je op basis van historische data tot 90 procent van deze repetitieve taken automatiseren.”

“De voorwaarde is wel dat je de data (bestaande uit facturen en documenten, maar ook bankrekeninguitreksels) elektronisch aanlevert, en de accountant moet wel nog checken of alles klopt. Waar willen we in de toekomst naar toe werken om proactief aan accounting te doen? Een mogelijkheid -door gebruik te maken van het AI principe- is dat je je eigen onderneming kan vergelijken, benchmarken met andere ondernemingen op basis van externe factoren zoals de beurs, de werkloosheidsgraad en de rentevoet.”

Cijfers zeggen niet alles

Hoewel de perceptie leeft dat ondernemers binnenkort geen accountant meer zullen nodig hebben door de digitalisering, klopt dat volgens Sander Gansbeke absoluut niet. “Om te beginnen is de software nog niet klaar voor ‘100% robotic accounting’ of AI accounting waarbij alles volledig automatisch loopt”, legt Sander Gansbeke uit. “Je kan natuurlijk al bepaalde documentstromen digitaliseren en automatiseren, wat de communicatie met je accountant sneller en efficiënter maakt, maar daarnaast is er nog altijd iemand nodig met kennis van accounting, boekhoudsystemen, en -regels. En dit wordt vaak vergeten. We leggen graag de aandacht op de adviesrol van de accountant maar zij hebben ook een controlerende functie. Door gebruik te maken van digitalisatie kunnen we dit proces enorm versnellen maar wij geloven nog altijd dat dit één van de belangrijkste taken is van de accountant. Accounting software kan op dit moment nog niet alle nuances gaan interpreteren in de wetgeving. Een wetgeving die ook continu verandert!”

“Boekhouding draait nu eenmaal ook rond de interpretatie van de cijfers en daar is expertise voor nodig. Een computersysteem kan u indicatoren geven over een vaste situatie, maar blijft beperkt in de interpretatie van uw solvabiliteit, productiviteit. Hij heeft immers niet de mogelijkheid om niet-boekhoudkundige indicatoren/elementen te gaan interpreteren die de ondernemer alleen maar kent. Cijfers zeggen namelijk ook niet alles. Vergelijk het met je BMI: we weten intussen dat een eenvoudig rekensommetje je niet kan vertellen of je werkelijk een gezond lichaamsgewicht hebt, omdat je ook rekening moet houden met andere dingen zoals je levensstijl en je vetpercentage. En net daar komt de toegevoegde waarde van een accountant.”

Het beste van twee werelden

Is er dan helemaal niets veranderd? Toch wel, zegt Sander Gansbeke: “Ondernemers die een accountant zoeken, kiezen vandaag best voor iemand die mee is op technologisch vlak en dat combineert met persoonlijk advies. Zo krijg je het beste van twee werelden: de efficiëntie van de technologische mogelijkheden die er nu al zijn, en de professionele begeleiding door iemand die de expertise in huis heeft waarover je zelf niet beschikt.”

“De rol van de accountant verandert, zoals eerder aangegeven. We zien dat de kantoren niet enkel fiscaal of boekhoudkundig advies geven. De accountant, de dag van vandaag, wordt ook bevraagd over welk CRM of ERP systeem de ondernemer het best zou gebruiken. Daarom is het zo cruciaal dat er een goede vertrouwensband is tussen de accountant en ondernemer.”

Overgangsfase: een onhandige combinatie van papier en digitaal

“Zo’n 30 tot 40 procent van de accountants werkt nog helemaal niet digitaal, hoewel de meeste ondernemingen vragende partij zijn. Zeg nu zelf, wie wil nog elke maand of elk kwartaal met een schoendoos facturen langsgaan bij de accountant – dat is toch niet meer van deze tijd?”

Het lijkt erop dat we momenteel in een overgangsfase zitten. Veel boekhoudkantoren werken nog op papier. De gemiddelde leeftijd van de Belgische accountant is dan ook 55 à 60 jaar, een generatie die vaak liever op de klassieke manier blijft werken. Maar omgekeerd heb je ook ondernemers die niet openstaan voor de automatisering van hun boekhouding, terwijl sommige accountancykantoren geen klanten meer aanvaarden die niet digitaal willen werken.

“Sinds een tweetal jaar zien we een enorme shift bij de ondernemers die meer digitalisering vragen van hun boekhouder”, aldus Sander Gansbeke. “Papier en digitaal blijven daardoor ook nu nog te veel naast elkaar lopen, dit zorgt voor inefficiënt werken. Daarin heeft ook de overheid een duidelijke rol te spelen: zij kan digitale facturatie stimuleren. Maar je merkt bij contacten met overheidsdiensten heel vaak dat daar nog volop gewerkt wordt met papier – kopietjes nemen, formulieren afdrukken, … geen ideale voorbeeldfunctie.”

De meeste ondernemers hebben het nu wel gehad met dat inefficiënte. Zo zijn er ook heel wat ‘innovatieve kantoren’ die de keuze laten aan de klanten om een online meeting in te plannen. “Toch blijft ook de menselijke factor belangrijk”, stelt Sander Gansbeke. “Met een accountant bouw je toch een vertrouwensrelatie op, en daarom blijven ondernemers hun accountant graag nog af en toe fysiek ontmoeten. Zelfs startende ondernemers kiezen ook nog altijd hun accountant deels op relationele basis – een persoonlijke ‘klik’. Daarnaast willen ze vooral een accountant die hen het best kan helpen met fiscale optimalisatie, en die efficiënt omspringt met digitale tools.”

De accountant als Uber-app

Sander Gansbeke verwacht dat pas over een aantal jaar AI de meest repetitieve taken van een accountant zal overnemen. Het zou dan mogelijk moeten zijn om je bedrijf te matchen aan parameters in een centraal systeem waar alle bedrijven (geanonimiseerd) in zitten. Wanneer je op die manier over heel veel gegevens beschikt, kan je er AI op loslaten zodat de boekhouding volledig automatisch verloopt. In dat toekomstbeeld kunnen ondernemingen een accountant inschakelen via een soort Uber-app, waarmee je ad hoc iemand inzet om een kwaliteitscontrole uit te voeren wanneer je dat wil.

Of het ooit echt zo ver komt, blijft voorlopig koffiedik kijken. “Naarmate de digitalisering verder doorgedreven wordt, voelen mensen een zekere vervreemding van het ‘echte’ leven”, zegt Sander Gansbeke. “Je ziet ook nu al een tegenbeweging waarbij we terug willen naar de basis, naar authentieke ervaringen en contacten. De relatie met je accountant is dus zeker niet ten dode opgeschreven.”

Heb je ook genoeg van al dat papierwerk en wil je dringend je onderneming gaan digitaliseren? Neem deel aan het GRATIS WEBINAR van Winbooks en optimaliseer vandaag nog!