“Ondernemers moeten dringend de financiële gezondheid van hun bedrijf beter opvolgen”

Weet jij precies hoeveel geld er in je onderneming binnenkomt en buitengaat, en hoeveel er overblijft om te investeren? Of wacht je gewoon het verdict van je accountant af tegen het einde van het jaar? Dat kan nochtans helemaal anders: met een financieel dashboard weet je op elk moment precies hoe het met de financiële gezondheid en de vooruitzichten van je onderneming staat. “Waar wachten ondernemers nog op?”, vraagt Sander Gansbeke, Sales Director bij WinBooks, zich af.

Freelance copywriter Elise Van Hoecke sloeg onlangs een noodkreet op LinkedIn:“…toen ik berekende hoeveel belastingen ik moet uitzwaaien, vloeiden de tranen. Verdien ik genoeg? Hoe werken belastingen? Hoeveel houd ik over op het eind van de maand? Ga ik ooit een huis kunnen kopen? Het zijn dingen waar je tegenaan loopt als zelfstandige, maar die ons nooit werden geleerd (hallo basis boekhouden in elke studierichting?). Meten is weten, hoe cliché ook. Omdat ik niet bezig was met mijn inkomen, had ik het gevoel dat het nooit genoeg was. Als iemand me vroeg hoeveel ik netto verdien, kon ik oprecht niet antwoorden.”

De LinkedIn-post kreeg heel wat reacties van zelfstandigen die de situatie herkenden. Gansbeke is niet verrast: “Zowel kleine zelfstandigen als grote bedrijven hebben problemen om systematisch het overzicht op hun financiën te houden en hun budget te plannen op langere termijn. Meestal maken ze één keer per jaar – tegen het einde van het jaar - samen met hun accountant de balans op van hun financiële resultaten. Dat is natuurlijk veel te laat. Zelfs wanneer je, zoals de grotere ondernemingen, elke maand rapporteert aan je accountant speel je niet kort genoeg op de bal. Je hebt dan wel meer mogelijkheden tot feedback maar ook dan werk je reactief, terwijl het net belangrijk om je budget proactief te beheren.”

Tijd voor een wake-up call

Maar hoe doe je dat als ondernemer? Volgens Gansbeke moeten ondernemers goed beseffen dat digitalisering echt een troef is voor hun bedrijf. Als ze die kaart willen trekken, moeten ze niet afwachten maar erover spreken met hun accountant. “Ondernemers en accountants spreken te vaak een verschillende taal”, zegt hij. “Zoek een accountant met wie je een vertrouwensband kan opbouwen maar die ook openstaat voor digitalisering. De tools bestaan namelijk wel, daarom is het onbegrijpelijk dat nog zo veel mensen op papier en in Excel werken. Je mag als ondernemer echt wel kritisch zijn voor je relatie met je accountant. In mijn ogen is een digitaal platform het minimum dat accountants kunnen aanbieden voor hun klanten. Er is bij ondernemers te veel onwetendheid over de mogelijkheden op dat vlak. Zelfs revolutionaire start-ups werken voor hun boekhouding vaak nog op een heel ouderwetse manier. Het is tijd voor een wake-up call.”

Wanneer investeren en aanwerven?

Voor een ondernemer is het nu eenmaal cruciaal om te weten wat je grootste kosten en opbrengsten zijn, waar je fiscaal kan optimaliseren en wat de impact is van bepaalde aankopen of investeringen. “Stel dat je een nieuwe auto wil kopen, dan moet je weten of dat financieel mogelijk en gunstig is”, legt Gansbeke uit. “Of als je altijd langetermijnprojecten hebt of veel voorraden moet stockeren, dan moet je goed in de gaten houden wat dat uiteindelijk oplevert en welke invloed dat heeft op je cashflowpositie.”

“We zien vaak bedrijven die financieel gezond zijn maar die op korte termijn in financiële problemen kunnen komen als een aantal klanten niet op tijd hun factuur zou betalen. Daarom moet je dus proactief werken. Het is te vergelijken met een glucosemonitor voor diabeten. Dat is een soort smart watch die de bloedsuikerspiegel constant opvolgt. Veel gebruiksvriendelijker dan die priksetjes, die je bijvoorbeeld op restaurant ook niet zomaar bovenhaalt. Die geven bovendien telkens een momentopname, terwijl zo’n monitor een evolutie weergeeft en ook meteen de impact toont van hetgeen je eet. Net zoals een financieel dashboard ten opzichte van besprekingen met je accountant. ”

“We zien nog te vaak gewoonweg balansbesprekingen op het eind van het kwartaal. Na de feiten dus, terwijl je wekelijks zelf kan evalueren of aanpassen waar nodig wanneer je als ondernemer maar toegang hebt tot de data. En net zoals de dokter die nog altijd de belangrijke taak heeft om je gezondheid op te volgen en je advies te geven, is er zeker nog een grote rol weggelegd voor de accountant als adviseur over de financiële gezondheid van je onderneming.”

“Ik zie banken hier een nieuwe rol spelen. Onlangs had ik nog contact met KBC via hun KBC live chat applicatie. De reactiviteit hiervan is echt ongelooflijk. Op vijf minuten tijd had ik antwoord op al mijn vragen en was ik een tevreden klant. Ik zeg nu niet dat we direct de relatie tussen accountant en ondernemer moeten onderbrengen in een chatapplicatie, maar ik zie echt toffe dingen gebeuren bij accountants die een voortrekkersrol willen spelen en die inzetten op digitalisatie. Een klant van ons, Vadecas, gebruikt nu software van Vectera, een Gentse startup, om online te vergaderen met hun klanten. Dat werkt perfect en is tijd efficiënter dan fysieke meetings.”

Duidelijkheid over je cashflow

In veel ondernemingen is er te weinig duidelijkheid over de cashflow. Je moet nochtans heel zeker zijn dat je je personeel en je facturen kan betalen. Pas wanneer je over alle gegevens beschikt, zie je hoeveel ruimte er nog is voor investeringen of een nieuwe aanwerving, bijvoorbeeld. In een online dashboard zie je in real-time alle informatie en grafieken over je financiële toestand: hoeveel staat er nu op de bank, wat zijn de openstaande facturen, welke inkomsten mag je binnenkort verwachten, enzovoort. Zo kan je een inschatting maken van de gemiddelde betalingstermijn en kan je uit de historiek van je data conclusies trekken waarvan de belangrijkste is of je onderneming er financieel goed voor staat.

Artificiële intelligentie

“Alle gegevens moeten in één platform zitten, waarbij het hele traject van je boekhoudprocessen digitaal, snel en betrouwbaar verloopt”, legt Gansbeke uit. “Daarom is het belangrijk dat je met één systeem of partij samenwerkt voor het beheer van al je data. Je weet dan ook precies waar je gegevens zich bevinden en op welke manier ze worden bewaard en beheerd, wat een vereiste is voor de GDPR. De tweede stap is dat je ook artificiële intelligentie loslaat op al die data. Daarbij combineer je je eigen financiële gegevens met andere bronnen zoals markttrends of externe factoren die een invloed kunnen hebben op jouw sector. Op die manier kan je nog veel meer en betere inzichten creëren en echt gaan plannen op langere termijn. Die meerjarenplanning blijft ook flexibel aan te passen aan de evoluerende situatie van de markt en van je bedrijf.”

Volgens Gansbeke is het een absolute must dat ondernemers met hun boekhouding het digitale tijdperk instappen.

Weet jij precies hoeveel geld er in je onderneming binnenkomt en buitengaat, en hoeveel er overblijft om te investeren? Neem deel aan het gratis webinar van Winbooks en leer hoe proactief met jouw cijfers omgaat.