Deze digitale conciërge ging in een recordtijd live, dankzij ontwikkelaars uit Wit-Rusland: “Grenzen verdwijnen in de digitale wereld”

David Stegmann en Gibran José Silva Espinoza

Net verhuisd en een naamplaatje nodig voor de deurbel? Een taxi nodig naar de luchthaven? Nog snel op zoek naar bloemen voor een jarige collega? Via de applicatie van Ask Nestor kunnen werknemers van bedrijven en bewoners van appartementsgebouwen beroep doen op een digitale conciërge. Ask Nestor bundelde de krachten met CactusSoft, een Belgisch bedrijf met een ontwikkelingshub in Minsk (Wit-Rusland) en sinds kort ook een hub in Sevilla, Spanje. In een recordtijd van 9 maanden was de app live, vertelt Ask Nestor-oprichter David Stegmann. “De samenwerking verliep supervlot. Het maakt niet uit of je developers nu in Brussel, in Antwerpen of in Minsk werken. Maar we waren niet met CactusSoft in zee gegaan als het geen Belgisch bedrijf was geweest. Die lokale verankering was cruciaal om ons voor zo’n groot en complex project voldoende beschermd te voelen.”

“Ask Nestor is begonnen als een onderneming die traditionele conciërgediensten of facility management aanbiedt”, legt David Stegmann uit. “Bij grote bedrijven of in grote appartementsgebouwen hebben we een desk of een kantoor – een beetje zoals in een hotellobby – waar de medewerkers of de bewoners met al hun vragen en wensen kunnen aankloppen. Onze mensen regelen een klusjesman als er iets kapot is, nemen postpakketten aan van de postbode of van de koerier, bestellen taxi’s of bloemen, laten eten leveren, fixen een last minute cadeau als er collega’s jarig zijn,… Alles kan, de klant is koning.”

“Bedrijven moeten vandaag vechten om talent aan te trekken, ze moeten opboksen tegen de concurrentie van co-workingkantoren. Conciërgediensten als de onze zijn dan een manier om hun medewerkers iets extra aan te bieden. Bij residentiële gebouwen zien we dezelfde trend. Ook daar zijn eigenaars op zoek naar extra services om kopers en huurders te overtuigen.”

“De vraag naar conciërgediensten trekt aan, maar we beseften dat we in dit digitale tijdperk op een andere manier moeten werken. Medewerkers of bewoners willen al die diensten snel en eenvoudig kunnen aanvragen via hun smartphone, net zoals ze eten bestellen bij Deliveroo of een chauffeur bestellen bij Uber. Toen zijn we beginnen bouwen aan een digital building application. Niet zomaar een digitale kopie van wat we in de fysieke leefwereld van onze klanten doen, maar een app die op zich staat en waar we een nieuw merk op konden bouwen.”

‘Lokale verankering zorgt voor vertrouwen en bescherming’

Ask Nestor kwam voor de ontwikkeling van de applicatie uit bij CactusSoft, vertelt Stegmann. “CactusSoft was een van de vier of vijf bedrijven die we een offerteaanvraag hebben gestuurd. We hadden eerlijk gezegd nog nooit van hen gehoord, maar ze waren van alle kandidaten om onze digitale applicatie te ontwikkelen duidelijk het meest flexibel. We kregen geen standaard offerte, ze hadden heel goed geluisterd naar onze noden. Ze hadden zich verdiept in onze business, ze begrepen wat we zochten.”

“Dat de ontwikkelaars vanuit Minsk werken, was voor ons geen probleem. We zaten in volle coronacrisis en we waren het ondertussen gewoon om volledig remote te werken. Als iedereen telewerkt, maakt het op zich geen verschil of je developers nu in Brussel, in Antwerpen of in Minsk werken. Maar we waren niet met CactusSoft in zee gegaan als het geen Belgisch bedrijf was geweest. Die lokale verankering was cruciaal voor ons om ons op financieel gebied en op juridisch gebied voldoende beschermd te voelen. Denk maar aan intellectueel eigendom, dat moet echt waterdicht geregeld zijn. Ook voor het projectmanagement was de Belgische link belangrijk: als er ergens een kink in de kabel zou komen, dan hadden we nog altijd een aanspreekpunt dichtbij huis.”

Maar er kwam geen kink in de kabel, benadrukt Stegmann. “De samenwerking met het team in Wit-Rusland is vanaf dag één heel vlot en gestructureerd verlopen. We hadden op regelmatige basis statusmeetings en review meetings, we konden het ontwikkelingsproces op de voet volgen. Ik was echt verrast hoe goed de developers begrepen hadden wat we nodig hadden en wat de applicatie allemaal moest kunnen. Het was een bijkomende troef dat CactusSoft ook oog had voor ons budget en innovatieve manieren zocht om méér te doen met hetzelfde budget.”

Roadmap voor 2022

De contracten werden getekend in januari 2021, negen maanden later was de Ask Nestor-app klaar voor de lancering. “Dat is eigenlijk onwaarschijnlijk snel, zeker als je weet dat het gaat om een behoorlijk complexe applicatie. Je hebt om te beginnen het hele pakket van conciërgeservices, nieuwe bewoners kunnen via de app bijvoorbeeld binnen de 48 uur een naamplaatje regelen voor op de deurbel of de brievenbus. Daarnaast neemt de app de volledige communicatie tussen medewerkers of bewoners aan de ene kant en de conciërge aan de andere kant voor zijn rekening. Ook de communicatie van de syndicus verloopt via de app: als er gewerkt wordt aan de lift, moet de syndicus niet meer overal in het gebouw papieren ophangen.”

“De applicatie is live sinds september, maar we blijven met CactusSoft samenwerken om ze verder te verbeteren. De eerste gebruikers geven ons heel wat feedback op de app en ze bestoken ons met ideeën voor extra features. Bedrijven vragen ons bijvoorbeeld om het mogelijk te maken om ook een vergaderzaal, een parkeerplek of een yogales te boeken via Ask Nestor. Zo kan de applicatie het pure facility management overstijgen en echt het digitale hart van een gebouw worden. We hebben samen met CactusSoft al een roadmap voor 2022 uitgewerkt.”

‘Grenzen vervagen in de digitale wereld’

Stegmann is ervan overtuigd dat meer en meer bedrijven het voorbeeld van Ask Nestor zullen volgen en aan nearshoring zullen doen. “We werken ondertussen bijna een jaar intensief samen en we hebben het Wit-Russische team van CactusSoft nog nooit ‘in het echt’ ontmoet. En toch werken we heel vlot en efficiënt samen en is er een groot wederzijds vertrouwen gegroeid. Grenzen vervagen in de digitale wereld. Ik kan me niet voorstellen dat we met Belgische developers vlotter zouden samengewerkt hebben dan met het team in Minsk. De coronacrisis heeft die evolutie alleen maar versneld. Wij maken al volop gebruik van platformen als Upwork, waar je bijvoorbeeld grafisch werk kan outsourcen naar freelancers eender waar ter wereld.”

“Al moet ik wel herhalen dat de Belgische verankering van CactusSoft voor een project van deze omvang cruciaal was. Het gaat nog altijd om grote bedragen, zeker voor een kleine speler als Ask Nestor. Dan neem je geen risico en wil je eerst 200 procent zeker zijn met wie je precies in zee gaat. Eenmaal dat duidelijk was, waren we vertrokken en deed het er niet meer toe waar onze developers nu precies werkten.”