Hoe VGD het financiële ecosysteem van bedrijven optimaliseert: “We werken oplossingsgericht samen met de klant om stapsgewijs tot een efficiënt financieel systeem te komen”

Stijn Van Dam (copyright Jeroen Willems)

Sinds dit jaar 2021 is Stijn Van Dam businessmanager van de business line CFO Services bij VGD. Deze financial services-tak binnen de organisatie ondersteunt bedrijven bij alles wat met financiële processen te maken heeft en de optimalisatie daarvan. Het belangrijkste daarbij is duurzame samenwerking. “De oplossing om processen te optimaliseren is vaak verrassend simpel.”

“Eigenlijk werken we binnen de business line CFO Services van VGD rond drie pijlers”, licht Stijn Van Dam toe. “Managementrapportering, procesoptimalisatie en CFO-as-a-Service. Die laatste komt vooral neer op een specifieke approach: we willen vanuit onze financiële expertise naast de ondernemer en CFO gaan staan, zonder dat er sprake is van detachering. Veel meer gaat het om een partnership van a tot z, waarbij wij in de eerste plaats als klankbord dienen voor de ondernemer. Met als bedoeling op het einde van de rit tot een beter ecosysteem te komen binnen het financiële departement, bijvoorbeeld door bepaalde processen te digitaliseren of centraliseren. Bottomline: we willen organisaties helpen om meer future proof te werken.

VGD als sparringpartner

“De klant kan op ons rekenen als betrouwbare en objectieve business- en sparringpartner. We analyseren de huidige situatie en bepalen de meest optimale inrichting (to-be). Van daaruit komen we tot een haalbare roadmap die de klant samen met ons kan realiseren. We reiken hem daarbij de juiste tools aan om tot een succesvolle implementatie te komen.

“We mikken dus zeker niet op one-off-oplossingen: het uiteindelijke doel is tot een duurzame bedrijfsstructuur te komen, waarin alle financiële en operationele processen optimaal georganiseerd zijn. Pas dan kunnen we het loslaten. Maar ook daarna blijven we graag met de ondernemer aan tafel zitten, om samen de resultaten te bekijken en daar eventuele gewenste acties in de bedrijfsvoering uit af te leiden. Uiteraard hangt dat allemaal af van de insteek en verwachtingen van de klant zelf, en moet het op hun tempo gebeuren.”

Voeling met financiën

“Vanuit de complementaire dienstverlening tussen onder meer de business lines Accountancy en CFO Services van VGD kunnen we klanten optimaal helpen om hun groeiproces te realiseren. Doorgaans gaat het om vraagstellingen waarbij klanten een beter inzicht willen in hun cijfers wanneer ze vaststellen dat hun standaard statutaire rapportering niet meer voldoet. Zij hebben op dat moment iemand nodig die een financiële rol opneemt binnen de organisatie.

Vaak doet de ondernemer dat zelf, maar heeft die de nodige ondersteuning, controle en coaching nodig, vooral wat inzichten betreft. Dat is de rol die wij kunnen vervullen en die we heel ernstig nemen. In coronatijden ligt dat iets moeilijker, maar wij willen eerst ter plaatse bij een bedrijf de operationele kant en de processen grondig leren kennen, zodat we een as is-analyse kunnen maken. Op basis daarvan stellen we de ondernemer de vraag waar hij van wakker ligt en hoe wij daarbij kunnen helpen. Een groeibedrijf dat geconfronteerd wordt met een toenemend aantal transacties kan de voeling met financiën snel verliezen. Denk bijvoorbeeld aan een toevloed van facturen en aanzwellende goedkeuringsflows, opvolging van debiteuren en dergelijke meer. Wij kunnen dan gaan sparren rond mogelijke digitale oplossingen, of we nemen de datakwaliteit onder de loep, of we kijken naar wat mogelijk is rond machtigingen …

“We willen bij dat alles in de eerste plaats oplossingsgericht werken en gaan de tooling bepalen op basis van de verwachtingen van de klant. We kijken dus eerst naar wat de klant nodig heeft, los van wat we mogelijk kunnen implementeren. Ook al omdat de uiteindelijke oplossing vaak simpel kan zijn: dat kan gaan van kleine bijsturingen van bijvoorbeeld een macro of aanpassing in Excel of de installatie van een eenvoudig dashboard in Power BI tot een geavanceerde management reporting tool. Geen rocket science, maar wel een oplossing die de processen teruggeeft op maat van de ondernemer.”

Functionele en technische requirements vertalen

Stijn Van Dam wil naar eigen zeggen een bruggenbouwer zijn tussen IT en finance. We willen graag weten wat hij daar concreet mee bedoelt. “Vooral groeiende bedrijven hebben een financiële partner nodig die de IT-afdeling kan challengen. Die is doorgaans gefocust op de operationele systemen binnen de organisatie, en de ontwikkeling en optimalisatie ervan. Op zich niets mis mee, maar binnen finance zijn ook heel wat processen die verbeterd of geautomatiseerd kunnen worden, bijvoorbeeld binnen closing.

“Ten tweede kunnen veel software-implementatoren vaak moeilijk zelf de brug maken omdat ze moeite hebben om btw-stromen te integreren in de software. De financiële knowhow om dat mogelijk te maken hebben wij in huis.
Nog een manier waarop we bruggen bouwen: vaak heeft de financiële dienst binnen een organisatie het moeilijk om zijn functionele en technische requirements conreet naar IT te vertalen. Die vertaalslag kunnen wij als projectpartner helpen maken.”

Maar uiteraard is CFO Services meer dan een bruggen bouwen. “Corona heeft het belang van cashflow nog maar eens onderstreept, waardoor wij vandaag meer dan anders cashflow-oefeningen doen met bedrijven. We werken daarbij met intern ontwikkelde cash forecast-modellen en visualisaties, zodat ze beter voorbereid zijn op momenten dat het wat moeilijker wordt. Zeker bij scale-ups is het erg belangrijk om te zien en voorspellen wanneer ze cash moeten gaan tanken. Bij dergelijke groeibedrijven is het dan vooral belangrijk te kijken hoever ze vooruit moeten kijken met hun tools: zes maanden? Twee jaar? Daar denken wij graag mee over na.

“Een ander punt dat vandaag door corona brandend actueel is geworden, is digitalisering: we krijgen veel vragen van bedrijven die nog met papier werken en fysieke documenten van de ene vestiging naar de andere versturen. Die willen daar een digitaal alternatief voor.”

Van vele markten thuis

Stijn Van Dam was eerder al financieel directeur bij een bouwmaterialenbedrijf, waar hij onder andere verantwoordelijk was voor de migratie van alle bedrijfsprocessen naar Business Central en voor de digitalisering van inkoop- en verkoopflows. Daarnaast was hij financial controller bij een groothandelsorganisatie in groenten en fruit, waar hij systemen, procedures en processen centraliseerde en een uniforme boekhouding en dito statutaire en geconsolideerde rapportering opzette. Wij willen graag weten welke expertise en inzichten hij uit die functies en sectoren heeft meegenomen naar VGD.

“Ik heb vooral geleerd om te connecteren met de ondernemer -lees: klant - en hands-on te reageren op zijn vragen. Waar ligt hij van wakker en hoe kan finance daar concreet oplossingsgericht toe bijdragen? Verder heb ik in-house ERP software laten ontwikkelen, databanken voor efficiëntere rapportering, systemen om goederenstromen te traceren … Samen met ons team adviseurs willen we die ervaring bundelen om samen met de ondernemer een mooi verhaal te schrijven.

Het voordeel van actief te zijn in sectoren als bouwmaterialen en groenten en fruit is bovendien dat ik vertrouwd ben met operationele systemen te werken en hoe deze kunnen bijdragen tot een betere cut-off door ze perfect te laten aansluiten op de finance-operations, wat resulteert in een beter bedrijf tout court. Dat is ook net wat we met VGD willen realiseren, namelijk een betere beheersing van de volledige bedrijfsprocessen, mee gestuurd vanuit de financiële afdeling.