Communicatieverantwoordelijken moeten vaak verschillende ballen tegelijk in de lucht houden. Last minute socialemediaberichten voor de volgers plaatsen, maar ondertussen de langetermijnplannen niet uit het oog verliezen bijvoorbeeld. Of bij verschillende diensten informatie proberen te verkrijgen, copywriters opvolgen en alles naar de drukker brengen zodat een infoblad op tijd de deur uit kan. Om het de jongleurs van deze communicatiediensten wat makkelijker te maken, lanceerde Paddle een contentplanner. Eentje die niet alleen content plant op je website, maar vooral ook de samenwerking tussen collega’s en andere partijen vergemakkelijkt.
Met het Paddle CMS Platform kunnen lokale besturen, non-profit -en overheidsgerelateerde organisaties heel gemakkelijk een gebruiksvriendelijke website bouwen en beheren. Vanuit de Paddle community kunnen alle klanten dezelfde modules — meer dan 90 zijn dat er ondertussen — selecteren en met enkele klikken gebruiken op hun website. Hierdoor krijg je een website met veel mogelijkheden in een handomdraai/voor een lage prijs.
Datzelfde gemak heeft het Paddle-team nu ook in de contentplanner gestoken. “Het is een gebruiksvriendelijke tool die in één klap heel wat druk die vaak heerst binnen communicatiediensten wegneemt”, zegt marketing manager Mauro Vanderstraeten.
Achter iemands veren zitten
Neem nu de planning van communicatieberichten: “We merken bij onze klanten dat heel wat van hun communicatieplannen lang van te voren vastliggen”, zegt Vanderstraeten. Denk aan het maandelijkse infoblad van de gemeente of de jaarlijkste ledendag van een non-profit. “Ondanks het feit dat die plannen al op voorhand gekend zijn, wordt toch vaak last minute het bericht uitgewerkt. Daar komt dan een heleboel over-en-weer mailen tussen collega’s en diensten bij kijken, omdat alles ineens snel-snel moet gebeuren. Dat brengt vooral onnodige stress mee voor communicatieverantwoordelijken.”
Mensen achter de veren zitten, mag niet de voornaamste bezigheid van communicatiemedewerkers zijn
Niet alleen onnodige stress, maar ook gewoon overbodige taken, vult CEO Wouter Rummens aan: “De communicatiedienst is op de duur vooral bezig met het achterna hollen van deze persoon of die dienst. Van de ene hebben ze dringend tekst nodig voor in het infoboekje, de andere moet nog een foto aanleveren om bij het Facebook-bericht te plaatsen. Achter iemands veren zitten hoort misschien een beetje bij veel jobs”, lacht Rummens. “Maar het is niet de bedoeling dat dat de grootste bezigheid is van communicatiemedewerkers hé.”
Daarom kan de communicatiedienst vanuit de contentplanner van Paddle verantwoordelijkheden toewijzen en deadlines toevoegen. Vanderstraeten: “Je kan aangeven wie tegen wanneer een taak moet afwerken; een tekst moet aanleveren voor een persbericht of het grafisch ontwerp van een folder hoort in te dienen, bijvoorbeeld. Die personen krijgen dan een melding van de to-do en de deadline. Duidelijk. Iedereen weet wat hem te doen staat en deelt een stukje in de verantwoordelijkheid van het project. Ze voegen hun tekst of ontwerp toe in de contentplanner en de communicatiemedewerker kan het netjes overnemen en publiceren op de website of een ander kanaal.”
Beter inspelen op mogelijkheden
Alle informatie die wordt toegevoegd aan de contentplanner staat bovendien centraal. Een collega ziek gevallen? Dan kan iemand anders de contentplanning en -uitvoering perfect overnemen zonder gesukkel. Samenwerken wordt dus niet alleen makkelijker, de continuïteit van de communicatie blijft behouden. Maar met een contentplanner moet je natuurlijk in de eerste plaats ook goed… content kunnen plannen. “Uiteraard, dat is de basis”, lacht Vanderstraeten. “Veel communicatiediensten werken met Excel om het overzicht te bewaren. Daar is op zich niets mis mee, je kan daar evengoed in noteren wat je tegen wanneer moet publiceren. Maar je planningsmogelijkheden zijn heel gelimiteerd.”
Veel communicatiediensten werken met Excel. Je planningsmogelijkheden zijn dan heel gelimiteerd
Het is moeilijker om het overzicht te bewaren, bijvoorbeeld. “En dan krijg je een situatie waarbij je in de ene week vier socialemediaberichten deelt met je doelgroep en in de volgende week niets hebt om over te communiceren. In onze contentplanner is dat heel snel zichtbaar. Als communicatieverantwoordelijke kan je daar dan makkelijk op inspelen en beslissen om ofwel de berichten te spreiden, ofwel op zoek te gaan naar extra interessante info om in die lege week te delen.”
Met de mogelijkheid om de to-do’s van een weerkerend event — denk aan de jaarlijkse kermis in de gemeente — met één klik te kopiëren naar volgend jaar, het jaar erna, enzovoort, krijgen communicatiemedewerkers ook nog eens gemoedsrust. “Geen stress voor 2022: je kopieert je jaarlijkse taken, vult aan met nieuwigheden die al op de planning staan en je weet nu al dat je een jaar van tevoren goed voorbereid bent. Een zalig gevoel, toch?”, knipoogt Mauro Vanderstraeten.
Rapporteren, maar dan duidelijker
Omdat Paddle zo nauw samenwerkt met z’n klanten en voor elke module heel goed luistert naar hun noden, wisten de ontwikkelaars ook voor deze contentplanner goed te beantwoorden aan wat communicatiediensten willen. “Los van beter plannen en samenwerken, willen ze ook goed kunnen rapporteren”, weet Wouter Rummens. “Over wat hebben ze het afgelopen jaar nu eigenlijk allemaal gecommuniceerd? Zijn de verschillende beleidsdoelen aan bod gekomen? Welke socialemediaberichten hebben ze geplaatst? Hoeveel verschillende folders of affiches hebben ze laten drukken?”
Informatie die nuttig kan zijn om te delen met een directeur of om te gebruiken als basis om de communicatie nog beter aan te pakken. “Je kan selecteren op het onderwerp, maar ook op de verschillende kanalen. Je weet dus meteen hoeveel berichten je over het ledenevent op Facebook hebt gedeeld, bijvoorbeeld”, legt Rummens uit. “Je kan hier interessante inzichten uithalen. Moet je misschien meer inzetten op de socialemediakanalen? Of heb je daar voldoende gecommuniceerd, maar je website een beetje verwaarloosd? Dan kan je bijsturen en zorgen dat er in de planning voor volgende maanden wat meer nieuwsberichten op je site komen.”
De stem van de gebruiker
De contentplanner is net gelanceerd op het centrale systeem van het Paddle CMS. Klanten kunnen de module dus meteen linken aan hun website en ermee aan de slag gaan. Handig, want zo kunnen ze vanuit de contentplanner andere troeven van Paddle gebruiken, zoals de mediatheek. Maar ook zij die nog niet met het Paddle CMS werken, kunnen de planner perfect gebruiken. “Het is dan niet gelinkt met ons CMS, maar het werkt heel goed als losstaande tool ook”, bevestigen Rummens en Vanderstraeten.
Paddle verwacht dat hun contentplanner een populaire tool zal worden bij communicatiediensten van lokale besturen, non-profit -en overheidsgerelateerde organisaties. “Ik geef regelmatig demo’s over ons Paddle CMS Platform en krijg vaak vragen over een tool om content goed te organiseren. Het is dus zeker een issue waar veel diensten mee worstelen. Eentje die we nu kunnen oplossen. De eerste klanten zijn er al mee weg, maar we zijn ervan overtuigd dat er de komende weken nog veel meer zullen volgen”, zegt Vanderstraeten. Rummens bevestigt die voorspelling: “Vooral omdat de tool ook helpt bij diensten die na de coronacrisis het thuiswerk grotendeels zullen blijven hanteren. Op afstand samenwerken is niet gemakkelijk als je niet de juiste middelen hebt, maar onze contentplanner is wél het juiste middel.”
We willen de mening van onze gebruikers écht horen om het gebruiksgemak van onze klanten te blijven verhogen
Wie Paddle kent, weet dat het team achter het CMS nooit blijft stilstaan. Gebruikers van de contentplanner kunnen er dus op rekenen dat de tool zal blijven evolueren. “Bij elke module die we ontwikkelen, vragen we regelmatig de mening van de gebruikers. We willen écht hun stem horen, we willen van hen weten waar ze nog mogelijkheden zien om de module uit te breiden of aan te passen”, zegt Vanderstraeten. “En we luisteren niet alleen, we doen er ook iets mee. Onze modules evolueren dus, net om het gebruiksgemak van onze klanten te blijven verhogen.”
